Essenszuschuss 2025/2026
Den Sachbezugswert für Verpflegung richtig nutzen

Mit dem Essenszuschuss – auch Verpflegungszuschuss – haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden beim arbeitstäglichen Mittagessen finanziell zu unterstützen. Der Zuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und kann sowohl in Form von kostenlosen und vergünstigten Mittagessen in der Kantine oder für Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens gewährt werden.   

Unabhängig davon, wo er eingesetzt wird, kann dieser Zuschuss zum Mittagessen steuerbegünstigt über den Sachbezugswert Verpflegung abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter nicht in Form einer Geldleistung erhalten und zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhalten.

Mit dem Essenszuschuss – auch Verpflegungszuschuss – haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden beim arbeitstäglichen Mittagessen finanziell zu unterstützen. Der Zuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und kann sowohl in Form von kostenlosen und vergünstigten Mittagessen in der Kantine oder für Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens gewährt werden.   

Unabhängig davon, wo er eingesetzt wird, kann dieser Zuschuss zum Mittagessen steuerbegünstigt über den Sachbezugswert Verpflegung abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter nicht in Form einer Geldleistung erhalten und zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhalten.  

Wie hoch der steuerbegünstigte Essenszuschuss sein darf, hängt unter anderem von der Höhe der amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung ab. Diese sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Sie werden regelmäßig angepasst und steigen in der Regel jedes Jahr. 

Für arbeitstägliches Mittagessen, das vom Arbeitgeber bezuschusst werden kann, liegt der Sachbezugswert für Verpflegung im Jahr 2025 bei 4,40 Euro je Mahlzeit. 2024 lag der Wert bei 4,13 Euro, 2023 waren es 3,80 Euro.  

Diesen Sachbezugswert für Verpflegung können Arbeitgeber mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken, so dass sich der Essenszuschuss für Mitarbeitende im Jahr 2025 aus den folgenden beiden Anteilen zusammensetzt: 

Sachbezugswert: 4,40 Euro (ggf. pauschal zu versteuern) 

Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro 

2025 können Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden dementsprechend mit einem Essenszuschuss von maximal 7,50 Euro je Arbeitstag unterstützen. 

Prinzipiell sind digitale Essensmarken, egal ob in Papierform oder digital, anteilig durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern. Die Zuschüsse, die der Mitarbeiter dabei über die Lohnabrechnung erhält, sind hingegen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die steuerfreie Aufstockung von 3,10 Euro kann nur gewährt werden, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts von 4,40 Euro geleistet hat.

Wie in den vergangenen Jahren werden die Sachbezugswerte für Verpflegung und damit auch die mögliche Höhe des Essenszuschusses 2026 voraussichtlich steigen. Das geht aus dem vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorgelegten Entwurf zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) hervor: 16. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung - BMAS 

Zwar steht die finale Verabschiedung der Verordnung noch aus, doch sofern die Regelung wie vorgeschlagen in Kraft tritt, wird der amtliche Sachbezugswert für Mittagessen 2026 voraussichtlich auf 4,57 Euro steigen.  

Da die steuerfreie Aufstockung unverändert bei 3,10 Euro bleibt, ergibt sich daraus für 2026 ein maximaler Essenszuschuss in Höhe von 7,67 Euro. 

Generell haben Arbeitgeber 2025 die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden einen maximalen Zuschuss von 7,50 Euro je Mahlzeit und Arbeitstag zu gewähren. Bei einem Eigenanteil der Mitarbeitenden von unter 4,40 Euro, muss der Restbetrag des amtlichen Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. 

Beispiele zur Berechnung der Steuer:

Annahme: Der Arbeitgeber leistet den maximalen Zuschuss von 7,50 Euro

• Ein Mitarbeiter bezahlt 11,90 Euro für seine Mahlzeit und leistet damit eine Eigenbeteiligung von 4,40 Euro (11,90 Euro - 7,50). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er den Sachbezugswert von 4,40 Euro. Darum bleibt der maximale Zuschuss von 7,50 Euro (4,40 Euro + 3,10 Euro Zuschuss) steuerfrei . 

• Ein Mitarbeiter bezahlt 8,00 Euro für seine Mahlzeit. Das heißt, er leistet eine Eigenbeteiligung von 0,50 Euro (8,00 Euro - 7,50 Euro). Darum muss die Differenz in Höhe von 3,90 Euro (4,40 Euro - 0,50 Euro) vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Der Betrag von 3,60 Euro (0,50 Euro + 3,10 Euro steuerfreie Aufstockung) verbleibt steuerfrei. Der Mitarbeiter bekommt die vollen 7,50 Euro im Folgemonat erstattet.  

• Ein Mitarbeiter bezahlt 5,10 Euro für seine Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Daher müssen die kompletten 4,40 Euro vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Der Betrag von 0,70 Euro Aufstockung (5,10 Euro - 4,40 Euro) verbleibt steuerfrei. Der Mitarbeiter bekommt im Folgemonat 5,10 Euro erstattet 

Die oben aufgeführten Beispiele verdeutlichen, dass der Zuschuss zum arbeitstäglichen Mittagessen für Arbeitgeber 2025 nur dann komplett steuerfrei ist, wenn die Mitarbeitenden einen Eigenanteil leisten, der mindestens so hoch ist wie der amtliche Sachbezugswert von 4,40 Euro. Praktisch bedeutet das, dass der Essenszuschuss immer dann komplett steuerfrei ist, wenn die Kosten für das Mittagessen mindestens 11,90 Euro (4,40 Euro + 7,50 Euro) betragen.  

Möchten Arbeitgeber erreichen, dass der Essenszuschuss auch dann steuerfrei ist, wenn die Mahlzeit weniger als 11,90 Euro kostet, kann dies über eine regelmäßige Eigenbeteiligung der Mitarbeitenden erreicht werden: Mitarbeitende leisten in jedem Fall eine Eigenbeteiligung in Höhe des Sachbezugswerts von 4,40 Euro, während der Arbeitgeber den restlichen Betrag des Mittagessens erstattet (maximal 7,50 Euro). Dieses Vorgehen kann zwar dazu führen, dass der Mitarbeiter gegebenenfalls einen geringeren Betrag erstattet bekommt, dafür ist aber sichergestellt, dass der Essenszuschuss sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende komplett steuerfrei bleibt. 

Beispiele für den steuerfreien Essenszuschuss durch regelmäßigen Eigenanteil: 

• Ein Mitarbeiter bezahlt 8,50 Euro für eine Mahlzeit. Der Arbeitgeber übernimmt den Betrag, der über die Eigenbeteiligung von 4,40 Euro hinausgeht, also 4,10 Euro (8,50 Euro — 4,40 Euro). Dieser Zuschuss von 4,10 Euro ist für den Arbeitgeber komplett steuerfrei. Der Mitarbeiter bekommt die 4,10 Euro im Folgemonat erstattet. 

• Ein Mitarbeiter bezahlt 5 Euro für eine Mahlzeit. Der Arbeitgeber übernimmt den Betrag, der über die Eigenbeteiligung von 4,40 Euro hinausgeht, also 0,60 Euro (5 Euro — 4,40 Euro). Der Zuschuss von 0,60 Euro ist für den Arbeitgeber komplett steuerfrei. Der Mitarbeiter bekommt 0,60 Euro im Folgemonat erstattet. 

Neben dem Essenszuschuss, mit dem Arbeitgeber die Kosten für das arbeitstägliche Mittagessen bezuschussen können, gibt es auch die Möglichkeit, Mehrkosten, die Mitarbeitenden durch die Verpflegung auf Dienstreisen entstehen, zu übernehmen. 

Im Gegensatz zum festen Betrag von 7,50 Euro pro Tag für den Essenszuschuss, können Mitarbeitende beim Verpflegungsmehraufwand die Kosten für das Essen mit einer sogenannten Verpflegungspauschale über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber abrechnen. Voraussetzung ist hierfür, dass die Mitarbeitenden mehr als 8 Stunden einer beruflichen Auswärtstätigkeit nachgehen und die Kosten für die Verpflegung von den Mitarbeitenden selbst getragen werden. 

Die Beträge der Verpflegungspauschale unterscheiden sich je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit. Folgende Pauschalbeträge sind für den Verpflegungsmehraufwand für geschäftliche Reisen im Inland 2025 angesetzt: 

• 8 bis 24 Stunden: 15 Euro

• An- und Abreisetage: 15 Euro

• Mehr als 24 Stunden: 30 Euro

Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben aufgelistet sind.

Diese Regeln gelten für den Essenszuschuss im Jahr 2025 (vgl. R.8.1 Absatz 7 LStR): 

• Mitarbeitende dürfen den steuerfreien Essenszuschuss nur für Mittag- und Abendessen verwenden, die sie selbst bezahlt haben. 

• Die gekauften Lebensmittel können nur dann als Mahlzeit gewertet werden, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr oder zur Einnahme in der Essenspause geeignet sind. 

• Für jeden Mitarbeiter kann der Sachbezugswert nur je Arbeitstag bzw. je Mahlzeit gewährt werden. 

• Der Essenszuschuss darf nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt werden, was Arbeitgeber grundsätzlich auch nachweisen müssen. Diese Nachweispflicht entfällt allerdings, wenn der Arbeitgeber nicht mehr als 15 Mahlzeiten pro Monat und Mitarbeiter erstattet. 

• Belege sind generell nur einmalig einreichbar und können nicht auf verschiedene Tage aufgeteilt werden. 

• Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind nicht erstattungsfähig. Nicht alkoholische Getränke hingegen sind erstattungsfähig, sofern sie in Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. 

• Die Frist für den Belegnachweis liegt beim dritten Tag des Folgemonats der Ausstellung. Reicht der Mitarbeiter die Belege erst nach der Frist ein, werden diese bei der Berechnung des Verpflegungszuschusses nicht berücksichtigt. 

Weitere rechtliche Informationen zum Essenszuschuss und Sachbezugswerten finden Sie in den Gesetzestexten von § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. mit § 17 Abs. 3 SGB IV mit § 2 Abs. 1 2 und im BMF Schreiben. 

Ja, und das mehr denn je. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, Inflation und hybriden Arbeitsmodellen braucht es Benefits, die im Alltag wirken. Der digitale Essenszuschuss ist genau das: spürbar, flexibel und steuerfrei. 

Ob Lieferservice im Homeoffice, Mittagessen im Restaurant oder Einkauf im Supermarkt – der Essenszuschuss lässt sich vielseitig als Benefit einsetzen und sorgt für tägliche Wertschätzung. Mitarbeitende erleben den Vorteil jeden Tag und bleiben dem Unternehmen stärker verbunden. 

Unser Tipp: Planen Sie mit Ihrem Team feste Tage für ein gemeinsames Mittagessen, und stärken Sie damit den Teamzusammenhalt auch ohne Kantine. So starten Sie mit dem Essenszuschuss richtig durch!