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Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber

Kinderbetreuung ist teuer – und für viele Eltern ein Grund, Arbeitszeit zu reduzieren. Mit dem steuerfreien Kita-Zuschuss entlasten Sie gezielt Mitarbeiter mit kleinen Kindern und zeigen Familienfreundlichkeit, die ankommt. Einfach mit Probonio umzusetzen, ohne Zusatzkosten und ohne Lohnnebenkosten. Gefördert werden Betreuung und Verpflegung nicht schulpflichtiger Kinder in Kita, Kindergarten oder ähnlicher Einrichtung – steuer- und abgabenfrei nach § 3 Nr. 33 EStG.

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Definition und rechtliche Grundlagen

Der Kita-Zuschuss – auch Kindergartenzuschuss genannt – ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung zur Unterstützung bei Betreuungskosten. Nach § 3 Nr. 33 EStG bleibt dieser komplett steuer- und abgabenfrei, wenn er zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung), sich auf nicht schulpflichtige Kinder bezieht und eine Betreuung in einer Kita, einem Kindergarten oder einer vergleichbaren Einrichtung nachgewiesen wird. Andernfalls würde der Zuschuss als reguläres zu versteuerndes Einkommen behandelt.

Wer hat Anspruch auf den Zuschuss?

Einen gesetzlichen Anspruch gibt es zwar nicht – es handelt sich um eine freiwillige Arbeitgeberleistung –, aber grundsätzlich können alle Arbeitnehmer mit nicht schulpflichtigen Kindern vom Kita-Zuschuss profitieren, unabhängig von Arbeitszeit oder Anstellungsart. Auch der Elternteil, der die Kosten nicht direkt bezahlt hat, kann den Zuschuss erhalten, sofern Nachweise vorliegen und die Erstattung die tatsächlichen Betreuungskosten nicht übersteigt. Wichtig: Die Steuerbefreiung gilt pro Kind und nur für Kinder, die noch nicht schulpflichtig sind, also bis zur Einschulung (meist bis etwa 5–6 Jahre).
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Kita-Zuschuss für Arbeitnehmer

Weniger Betreuungskosten, mehr Netto

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Steuerliche Vorteile für Eltern

Für Eltern bedeutet ein Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber vor allem mehr Netto vom Brutto. Da der Zuschuss komplett lohnsteuer- und sozialabgabenfrei ist, kommt jeder gezahlte Euro ungekürzt bei den Müttern und Vätern an. Anders als bei einer Gehaltserhöhung landet der Kitazuschuss vollständig als Netto-Plus im Geldbeutel. Auch im Vergleich zur steuerlichen Absetzbarkeit von Betreuungskosten schneidet der Zuschuss besser ab: Er gilt ohne Höchstgrenze und ohne Eigenbeteiligung. Wichtig: Wer den Zuschuss erhält, kann dieselben Kosten nicht zusätzlich steuerlich geltend machen.

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Voraussetzungen & Nachweise

Der Kita-Zuschuss ist nur steuerfrei, wenn er zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung), das Kind nicht schulpflichtig ist und die Betreuung in einer externen Einrichtung erfolgt. Erstattet werden nur nachgewiesene, tatsächliche Kosten – keine Pauschalen. Die Eltern müssen dafür Rechnungen oder Bescheinigungen als Nachweis vorlegen. Der Arbeitgeber darf nur belegte Beträge erstatten und muss die Originalbelege zum Lohnkonto nehmen und aufbewahren. Betreuung im eigenen Haushalt ist nicht begünstigt.

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Beispielrechnung für Familien

Der Kita-Zuschuss im Vergleich zu einer gleichwertigen Gehaltserhöhung

Szenario
Gehalt (Grundlage)

+150€ Gehaltserhöhung

+150€ Kita-Zuschuss

Brutto / Jahr
36.000 €
37.800 €
37.800 €
Netto / Jahr
25.248 €
26.290,32 €
27.048 €
Netto-Plus / Jahr
-

1.042,32 €

1.800 €

Lohnkostenersparnis / Jahr
10.752 €
11.509,68 €
10.752 €
Ersparnis für AG ggü. einer Gehaltserhöhung
-
-
757,68 €

Berechnungsgrundlage: 2025 | 3.000 € brutto | StKl. I | KiSt 0% | gesetzl. versichert | 38 Jahre | ledig | Bayern | 1 Kind unter 25 Jahren


Fazit: Statt 1.042,32 € netto durch eine Gehaltserhöhung, bringt der Kita-Zuschuss dem Mitarbeitenden eine Nettozulage von 1.800 € jährlich. Arbeitgeber sparen durch den Kita-Zuschuss Steuern- und Sozialabgaben in Höhe von 757,68 €, wodurch eine Win-Win-Situation für beide Parteien entsteht.

Kita-Zuschuss für Arbeitgeber

Warum sich der Zuschuss für Unternehmen lohnt

Nicht nur Beschäftigte profitieren, auch für Unternehmen zahlt es sich aus, in ihre familienfreundliche Kultur zu investieren. Ein Kita-Zuschuss entlastet gezielt bei Betreuungskosten und stärkt die Bindung zum Unternehmen. Gerade nach der Elternzeit erleichtert er den Wiedereinstieg. Der Zuschuss ist steuerfrei, kommt 1:1 netto an und ist kosteneffizienter als eine Gehaltserhöhung – ohne Lohnnebenkosten und gleichzeitig ist der gezahlte Zuschuss für die Firma als Personalkosten ganz normal steuerlich absetzbar. Unternehmen sparen, steigern Motivation und positionieren sich als moderne, attraktive Arbeitgeber im Wettbewerb um Fachkräfte.

So funktioniert die Abrechnung in der Praxis

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Eltern reichen monatliche Kita-Rechnungen oder jährliche Gebührenbescheide beim Arbeitgeber ein oder laden sie bequem in der Probonio App hoch.

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Auf dieser Basis wird der Kita-Zuschuss steuerfrei über die Lohnabrechnung ausgezahlt – getrennt vom Gehalt und sorgfältig dokumentiert.

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Die Belege wandern in die Lohnunterlagen. Die Zahlung muss dazu eindeutig als Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten gekennzeichnet sein und darf nicht für andere Zwecke verwendet werden.

Wichtig: Eine doppelte Erstattung (z. B. bei Arbeitgeberwechsel) ist ausgeschlossen. Arbeitgeber können die vollen Kosten oder einen Anteil übernehmen – pro Kind und ohne Obergrenze.

Was gilt es steuerlich zu beachten?

Damit der Kita-Zuschuss tatsächlich steuerfrei bleibt, müssen alle genannten Voraussetzungen konsequent eingehalten werden. Im Wesentlichen ist auf Folgendes zu achten:

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Zusätzlichkeit

Der Zuschuss muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden, eine Gehaltsumwandlung (Umwandlung von Brutto in Zuschuss) ist nicht zulässig.
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Keine Schulpflicht

Er darf nur für Kinder, die noch nicht schulpflichtig sind, gezahlt werden (d. h. bis zur Einschulung)
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Anerkannte Betreuung

Die Betreuung muss in einer geeigneten Einrichtung erfolgen. Begünstigt sind z. B. Kindergärten, Kitas, Tagesmütter oder betriebliche Kinderkrippen – nicht jedoch Betreuung im eigenen Haushalt oder durch Verwandte.
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Kostenhöhe

Der Zuschuss darf die tatsächlichen Betreuungskosten nicht übersteigen. Es wird nur das erstattet, was an echten Gebühren anfällt
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Nachweispflicht

Belege über die Kinderbetreuung (Rechnungen, Bescheinigungen) müssen vorgelegt und vom Arbeitgeber zu den Lohnunterlagen aufbewahrt werden.
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Jetzt Kita-Zuschuss anbieten oder nutzen!

Sie möchten den Kita-Zuschuss einführen? Probonio unterstützt Sie dabei – rechtssicher, digital und einfach. Von der Beratung bis zur Integration in die Lohnabrechnung: Unsere Plattform macht den Prozess effizient und compliance-konform. Jetzt mit Probonio beraten lassen und ein Zeichen für Familienfreundlichkeit setzen. Kontaktieren Sie uns gern für ein unverbindliches Beratungsgespräch und werden Sie zum familienfreundlichen Vorreiter. Aber auch Arbeitnehmer können aktiv werden – sprechen Sie Ihren Arbeitgeber an!

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Vorteile im Überblick

Wirksam für Ihr Unternehmen

Beschäftigte, die bei den Betreuungskosten entlastet werden, fühlen sich wertgeschätzt. Das steigert Loyalität und Bindung ans Unternehmen. Zufriedene Eltern im Team sind in der Regel motivierter und fallen seltener aus.
Ein Arbeitgeberzuschuss zur Kinderbetreuung unterstreicht die Familienfreundlichkeit des Unternehmens. Dies verbessert das Employer Branding und hilft, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.
Der Kitazuschuss ist für Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei. Er verursacht - anders als eine Gehaltserhöhung - keine zusätzlichen Lohnnebenkosten und ist voll als Betriebsausgabe absetzbar.
Indem ein Teil der Kinderbetreuungskosten übernommen werden, können Eltern nach der Elternzeit schneller und häufiger in Vollzeit zurückkehren. Das Unternehmen hält so wertvolles Know-how und reduziert Ausfallzeiten.
Die Einführung eines Kitazuschusses erfordert relativ wenig administrativen Aufwand. Im Vergleich zur aufwändigen Einrichtung einer eigenen Betriebskita ist die Bezuschussung externer Betreuungsplätze eine unkomplizierte Lösung.

Vorteilhaft für Mitarbeiter

Eltern sparen sich jeden Monat erhebliche Summen, weil der Arbeitgeber einen Teil der Kinderbetreuungskosten übernimmt. Hohe Kita-Gebühren werden somit nicht mehr allein vom Familienbudget getragen.
Durch die Steuer- und Abgabenfreiheit erhöht der Zuschuss spürbar das Nettoeinkommen, ohne dass hierfür Lohnsteuer oder Soziabeiträge anfallen. Das bedeutet mehr Geld in der Hauskasse im Vergleich zu einer gleich hohen Gehaltserhöhung.
Wenn die finanzielle Belastung durch Betreuungskosten sinkt, können Eltern beruhigter ihrer Arbeit nachgehen. Das reduziert Stress und erleichtert es beispielsweise, die Arbeitszeit nicht aus Kostengründen reduzieren zu müssen.
Der Kitazuschuss wird direkt über den Arbeitgeber abgewickelt. Für die Eltern entfällt komplizierter Antragsaufwand bei Behörden - kein Formulardschungel, einfach Nachweise einreichen und die Erstattung erhalten.

Haben Sie noch offene Fragen?

Ja. Wird der Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gezahlt und übersteigt er nicht die tatsächlichen Betreuungskosten, ist er nach §3 Nr. 33 EStG vollständig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen Abgaben leisten - vorausgesetzt, alle Bedingungen (z.B. Kindesalter, Betreuungsart, Nachweis) sind erfüllt. Ziel der Regelung ist die Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Nein. Der Zuschuss muss nicht im Arbeitsvertrag geregelt sein - im Gegenteil: Wird er dort als fester Gehaltsbestandteil aufgeführt, könnte er steuerpflichtig werden. Besser ist eine separate Regelung, etwa per Richtlinie, Zusatzvereinbarung oder formloser Mitteilung. So bleibt der Zuschuss steuerfrei und flexibel anpassbar. Der Arbeitgeber kann den Benefit jederzeit einführen, ohne den Arbeitsvertrag ändern zu müssen. Wichtig ist nur, dass die Zahlung schriftlich dokumentiert wird.
Nein. Der Kitazuschuss ist steuerfrei - unabhängig von der Höhe, solange er die tatsächlichen Betreuungskosten nicht übersteigt. Ob 50€ oder 500€ im Monat: Entscheidend ist der Nachweis der Ausgaben. Auch teure private Kitas können voll erstattet werden. Wichtig ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird und intern klare Regeln zur Zuschusshöhe bestehen. Eine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht.

Direkte Nachteile für Arbeitgeber durch den Kitazuschuss gibt es kaum - schließlich ist der Kitazuschuss staatlich gefördert und steuerfrei. Allerdings sollten Unternehmen ein paar Punkte bedenken:

  • Es entstehen zusätzliche Kosten, die aber lohnnebenkostenfrei sind.
  • Ein gewisser Verwaltungsaufwand (z.B. Belege prüfen) ist nötig, z.B. das Prüfen und Aufbewahren der Belege, sowie die korrekte Verbuchung in der Lohnabrechnung. Dieser Aufwand hält sich mit der digitalen Plattform vom Probonio jedoch in Grenze.
  • Nicht alle Mitarbeitenden profitieren direkt vom Kitazuschuss. In der Praxis lässt sich das gut mit anderen Probonio-Benefits für Beschäftigte ohne Kinder ausgleichen