Login
Essenszuschuss mit digitalen Essensmarken
Der digitale Essenszuschuss von Probonio ist überall und für alle Mitarbeiter einsetzbar - und das schnell & einfach mit dem Smartphone. Jetzt Mitarbeiter begeistern, im Recruiting hervorstechen & durch Steuerfreibeträge Kosten sparen!
Essenszuschuss - in Kürze
- Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung vom Arbeitgeber.
- Mitarbeiter erhalten durch den Essenszuschuss monatlich bis zu 103,50 Euro mehr Gehalt (netto).
- Arbeitgeber sparen mit dem Essenszuschuss Lohnnebenkosten im Vergleich zu einer klassischen Gehaltsauszahlung.
- Der Essenszuschuss kann in Form von vergünstigten oder kostenlosen Mahlzeiten, Essensgutscheinen oder digitalen Essensmarken erfolgen.
- Seit 2016 können Arbeitgeber den Essenszuschuss digital als digitale Essensmarken gewähren: Mithilfe einer Essenszuschuss App werden die Essensbelege so digital verarbeitet, geprüft und die steuerfreien Zuschüsse automatisch an die Mitarbeiter ausbezahlt.
Essenszuschuss Sachbezugswert 2023
In Deutschland können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Jahr 2023 einen Essenszuschuss von bis zu 6,90 Euro pro Tag gewähren, ohne dass dieser als steuerpflichtiger Lohnbestandteil angesehen wird. Diese Summe setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert von 3,80 Euro und einer möglichen steuerfreien Aufstockung durch den Arbeitgeber von maximal 3,10 Euro zusammen.
So funktionieren digitale Essensmarken vom Arbeitgeber
Sie registrieren sich als Arbeitgeber bei Probonio, aktivieren den Essenszuschuss und konfigurieren die individuellen Budgets bzw. die Höhe und Anzahl der Essensmarken für Ihre Mitarbeiter.
1Ihre Mitarbeiter laden die Essenszuschuss App von Probonio herunter und beginnen direkt mit der Nutzung:
Essen oder einkaufen gehen > Beleg fotografieren > Beleg digital einreichen.
Probonio überprüft alle Essensbelege auf die steuerrechtlichen Anforderungen und übermittelt Erstattungsbeträge automatisch an Ihr gewünschtes Lohnprogramm.
3Mitarbeiter freuen sich über die automatische Erstattung mit der Gehaltsabrechnung.
4zu Ihrer Lohnsoftware z.B. DATEV
Auszahlung der Essenszuschüsse über die Lohnabrechnung
Essenszuschuss App
Mitarbeiter können Belege in der Essenszuschuss App einreichen. Die Erstattungsbeträge werden automatisch an die LohnbuchHaltung übermittelt.
Steuern sparen
Im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung sparen Mitarbeiter und Arbeitgeber Steuern & Lohnnebenkosten.
Einfache Verwaltung
Der Essenszuschuss von Probonio ist digital und vereinfacht die Verwaltung aller Benefits. Mitarbeiter können z.B. automatisch aus Personio importiert werden.
Essenszuschuss steuerfrei 2023 - So bleibt der Zuschuss steuerfrei:
Der Zuschuss fürs Mittagessen ist unter Einhaltung der Grenzen und steuerrechtlichen Regeln für Mitarbeiter steuerfrei. Der Essenszuschuss bleibt 2023 auch für Arbeitgeber steuerfrei, wenn der Mitarbeiter eine Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts (Sachbezug Mittagessen 3,80 Euro) oder mehr auf die Kosten der Mahlzeit leistet. Zahlt der Arbeitgeber den maximalen Zuschuss von 6,90 Euro aus, bleibt der Essenszuschuss für Mahlzeiten ab 10,70 Euro steuerfrei (unabhängig von der gewählten Variante). Die Grenze von 10,70 Euro für den steuerfreien Essenszuschuss berechnet sich wie folgt: 6,90 Euro + 3,80 Euro.
Auch für günstigere Mahlzeiten lässt sich der Essenszuschuss steuerfrei realisieren, wenn die Erstattung durch den Arbeitgeber so weit reduziert wird, dass der Eigenanteil vom Mitarbeiter mindestens 3,80 Euro beträgt. Probonio bietet hier beide Varianten.
Wahl zwischen zwei Steuervarianten
Entscheiden Sie selbst, ob Sie den Essenszuschuss als digitale Essensmarken mit maximaler Erstattung für Ihre Mitarbeiter oder komplett steuerfrei anbieten möchten.
Jetzt Probonio kostenlos testen
Nutzen Sie die Steuervorteile zur Lohnoptimierung und senken Sie Ihre Lohnkosten - so zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Wertschätzung und sparen zugleich!
Maximaler Benefit mit minimalem Aufwand
Umfassender Überblick
Im Arbeitgeber-Portal einen vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben und monatlichen Zuschüsse behalten.
Belegkontrolle und -Archivierung
Maximale Entlastung Ihrer HR-Abteilung - wir prüfen alle Belege auf ihre Steuerkonformität. Ebenso übernehmen wir die Archivierung für Sie.Details zur Belegprüfung
Einfache Integration
Integration mit DATEV LODAS und Lohn & Gehalt - sowie mit vielen weiteren Lohnabrechnungssystemen.
Essenszuschuss - die Vorteile
für Ihr Unternehmen
Beim digitalen Essenszuschuss von Probonio steht sowohl die einfache Handhabung für Arbeitgeber als auch Zufriedenheit der Mitarbeiter im Vordergrund. Die Anwendung bietet neben einer deutlichen Kostenersparnis und einem starken Employer Branding auch die Möglichkeit, eine intelligente Teambuilding-Maßnahme zu integrieren. Unser Feature für Gruppenbelege macht den Belegnachweis für mehrere Personen gleichzeitig zu einer einfachen Aufgabe und fördert das gemeinsame Essen im Team - denn hinter jedem starken Unternehmen steckt ein starkes Team!
Wettbewerbsvorteile im Recruiting
Dank modernem Benefit aus der Masse hervorstechen und im Recruiting überzeugen.
Motivation und Bindung von Mitarbeiter
Mit den digitalen Essensmarken täglich die Mitarbeiterzufriedenheit und das Zugehörigkeitsgefühl steigern.
Steuervorteile und Lohnoptimierung
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sparen durch den Essenszuschuss Steuern und Lohnnebenkosten - auch im Home-Office. Der Essenszuschuss ist darüber hinaus eine tolle Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung.
4 Vorteile für Ihre Mitarbeiter
Spürbares Gehaltsextra
Bis zu 6,90 Euro an 15 Tagen steuer- und sozialversicherungsfrei - einfach mit dem Gehalt ausgezahlt.
Maximale Freiheit – überall einsetzbar
In jedem Restaurant, Supermarkt, beim Imbiss oder Lieferdienst. So werden die besten Restaurants zur Unternehmenskantine!
Einfach und digital per Smartphone
Nach dem Einkauf einfach den Beleg abfotografieren & Erstattung erhalten. Der Beleg muss nicht weiter aufbewahrt werden!
Intelligente Belegoptimierung
An jedem Arbeitstag einen Beleg einreichen - Probonio erstattet automatisch die Mahlzeiten mit dem höchsten Wert.
Mit Probonio bieten wir Arbeitgebern eine zuverlässige und einfache Lösung, um Mitarbeiter zu motivieren und Ihr Arbeitgeberimage zu stärken - ob mit einem digitalen Essenszuschuss oder Sachbezug.
Weitere Informationen zum Sachbezug8 Gründe warum sich Arbeitgeber für Probonio entscheiden
All-in-One-Lösung für den digitalen Essenszuschuss und andere digitale Benefits inklusive moderner Verwaltungssoftware
Best-Preis-Garantie: Essenszuschuss bereits für 4,80 Euro pro Monat. Sie zahlen nur für aktive Mitarbeiter
100% Konformität mit dem deutschen Steuerrecht für 2023 bestätigt
Hilfe bei der Einrichtung & persönlich betreutes Onboarding inklusive Materialien für Ihre Mitarbeiter
Möglichkeit des Branding der Probonio-App mit firmeneigenem Logo
Übernahme der Einzelbelegprüfung für alle Essensbelege inklusive vertraglich zugesicherter Haftungsübernahme
Kostenfreie Integration zu Ihrer Lohnsoftware z.B. DATEV Lodas und Ihrem HR-Software z.B. Personio
Testzugang anfordern und für 30 Tage kostenlos & unverbindlich nutzen
Jetzt persönlich beraten lassen
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Benefits-Experten und finden Sie heraus, wie Sie von Probonio profitieren können!
Wichtige Regelungen - Was es zu beachten gilt
Nur an Arbeitstagen
Nur an tatsächlichen Arbeitstagen mit mindestens 4 Stunden Arbeitszeit.
Home-Office und Teilzeit
Auch im Home-Office oder für Mitarbeiter in Teilzeit möglich.
Auswärtstätigkeit
Nur für Arbeitnehmer, die im Jahresdurchschnitt weniger als 4 Tage im Monat auswärts tätig sind, d.h. unter keine Spesenregelung fallen.
Unmittelbarer Verzehr
Nur bei Mahlzeiten, die zum direkten Verzehr bestimmt sind.
15-Tage-Regel
Bei der Gewährleistung an max. 15 Tagen entfällt die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebenden, z.B. für Krankheitstage.
Ausgeschlossene Produkte
Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.
Umfassender Rechnungsbeleg
Angaben zu Ort, Datum, Uhrzeit, Belegsumme und Artikelbezeichnung müssen einsehbar sein.
Beleganzahl
Falls mehrere Belege von einem Tag vorliegen, müssen diese gesammelt fotografiert und die Summen addiert werden.
Einreichungstag
Belege sind im Monat der Ausstellung einzureichen. Nachträglich eingereichte Belege können nicht berücksichtigt werden.
FAQ - Häufige Fragen zum Essenszuschuss
Wie unterscheiden sich digitale Essensmarken von klassischen Essensmarken?
Die digitale Essensmarke bezeichnet die papierlose moderne Alternative zu einem gedruckten Essensgutschein. Bei digitalen Essensmarken (auch bekannt als digitaler Essenszuschuss) werden die Essensbelege digital per App eingereicht bzw. eingelöst. Statt der Essensmarke in ausgedruckter Form, wird bei der digitalen Alternative lediglich die App zum Einlösen benötigt: Einfach essen kaufen, Beleg mit der App fotografieren und direkt digital einreichen. Für Arbeitgeber liegt der Vorteil bei digitalen Essensmarken vor allem im deutlich geringeren Verwaltungsaufwand und der Möglichkeit zur Vermeidung der Pauschalsteuer. Denn anders als Papier-Essensmarken müssen diese weder bestellt und gedruckt noch verteilt werden. Zudem lässt sich der Essenszuschuss mit digitalen Essensmarken anders als bei klassischen Essensmarken komplett steuerfrei realisieren.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich der digitale Essenszuschuss?
Die Einführung einer digitalen Lösung für den Essenszuschuss ist einfach und lohnt sich bereits ab ca. 10 Mitarbeitern. Je größer das Unternehmen desto größer ist der finanzielle Vorteil durch die einhergehende Lohnoptimierung.
Wie funktioniert die Belegprüfung bei Probonio?
Wir prüfen alle Essensbelege auf die gesetzlichen Anforderungen und die steuerrechtlichen Kriterien einer Mahlzeit. Aus unserer Sicht ist die Belegprüfung das wichtigste Feature bei digitalen Lösungen für den Essenszuschuss. Durch die Belegprüfung reduziert sich der Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber deutlich. Probonio zeichnet sich durch eine sorgfältige Prüfung aller Belege aus. Damit Sie sich als Unternehmen zu 100% auf unsere Prüfung verlassen können, übernehmen wir die Haftung für alle erfolgreich geprüften Belege. Die Haftungsübernahme sichern wir Ihnen gerne vertraglich zu.
Kann ich individuelle Guthaben für Mitarbeiter festlegen?
Ja, im Arbeitgeber-Portal lässt sich für jeden einzelnen Mitarbeiter ein individuelles Budget einfach konfigurieren. Dies ist besonders für verschiedene Beschäftigungsmodelle wie Berufsausbildungsverhältnisse oder Teilzeitbeschäftigungen von Vorteil, da in diesen Fällen oftmals ein geringeres Guthaben freigeschaltet wird.