Sachbezüge flexibel und einfach per App nutzen

Der steuerfreie Sachbezug bietet Ihren Mitarbeiter ein monatliches Gehaltsextra in Form eines Warengutscheins und ist bis zu einer Grenze von 50 Euro abgabenfrei. So können Arbeitnehmer von bis zu 600 Euro netto pro Jahr in Form von Waren- und Dienstleistungen profitieren und Ihr Unternehmen gleichzeitig Lohnnebenkosten sparen. Beliebte Benefits, wie ein steuerfreier Tankgutschein für Mitarbeiter, können darüber monatlich mit hohen finanziellen Einsparungen gewährt werden.

Arbeitgeber können seit dem 01.01.2022 ihren Mitarbeiter eine monatliche Sachleistung von bis zu 50 Euro monatlich bzw. bis zu 600 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren, wodurch sich die Freigrenze des Sachbezugs von 44 Euro auf 50 Euro erhöht hat.

Folgende Regelungen gelten für den 50 Euro Sachbezug:

• Es darf keine Auszahlung des 50 Euro Sachbezugs über die Gehaltsüberweisung oder in bar erfolgen.
• Die Sachleistung muss zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden, wodurch eine Gehaltsumwandlung nicht möglich ist.
• Der 50 Euro Sachbezug muss in Form von Waren und Dienstleistungen erfolgen
• Der Betrag von 50 Euro monatlich (inkl. Umsatzsteuer) darf nicht überschritten werden - ist dies der Fall, wird der gesamte Betrag des Sachbezugs steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Die Sachleistungen sollten in der Lohnabrechnung mit der Höhe des Sachbezugs und dem Tag des Erhalts berücksichtigt werden.
• Die Mitarbeiter sind nicht dazu verpflichtet, den Sachbezug im Monat des Erhalts anzuwenden, sondern kann das Geld ansammeln.

Folgende Gutscheine und Geldkarten können zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber oder einem Dritten gewährt werden:

• Gutscheine oder Geldkarten […], die berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins aus seiner eigenen Produktpalette zu beziehen […]; der Sitz des Ausstellers sowie dessen Produktpalette sind insoweit nicht auf das Inland beschränkt.
• Gutscheine oder Geldkarten […], die berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen.
• Gutscheine oder Geldkarten […], die nur berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen; auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es deshalb hier nicht an. Nicht ausreichend ist hierfür die alleinige Bezugnahme auf eine Händlerkategorie […].
• Gutscheine oder Geldkarten […], die nur berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanzstellen Waren oder Dienstleistungen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen (Zweckkarte); auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es nicht an.

Weitere Informationen zum Sachbezug finden Sie hier

• Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben
• Lohnsteuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG
• Regelung der Freigrenze pro Monat: 8.1 Abs. 3 LStR/ § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Generell kann der Sachbezug für jeden Mitarbeiter eingesetzt werden, sprich Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Werkstudent, Auszubildende und Mini-Jobber. Geschäftspartner sind hierbei nicht mitinbegriffen.

Steuerfreie Aufmerksamkeiten, auch als Anlassgeschenke oder Sachgeschenke bezeichnet, sind eine häufig genutzte Form von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer für persönliche Anlässe von Mitarbeiter. Hier gilt eine Freigrenze von 60 Euro pro besonderen Anlass

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter pro persönlichem Anlass eine Aufmerksamkeit bis zu einem Betrag von 60€ steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben.

Folgende Regelungen gelten für den 60 Euro Sachbezug:

Folgende Regelungen gelten für den 60 Euro Sachbezug:

• Es darf keine Auszahlung der 60 Euro mit der Gehaltsüberweisung oder in bar erfolgen.
• Das Anlassgeschenk muss in Form von Gutscheinen, Produkten oder Dienstleistungen erfolgen.
• Der Betrag von 60 Euro pro Anlass (inkl. Umsatzsteuer) darf nicht überschritten werden - ist dies der Fall, wird der gesamte Betrag der Aufmerksamkeit steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Die Anlassgeschenke sollten für die Mitarbeiter auf dem Lohnkonto dokumentiert werden.

Zudem empfehlen wir, jährlich nicht mehr als drei Aufmerksamkeiten pro Mitarbeiter zu verschenken.

Weitere Informationen zu den Aufmerksamkeiten finden Sie hier: R 19.6 LStR.

Generell können die Aufmerksamkeiten für jeden Mitarbeiter eingesetzt werden, sprich Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Werkstudent, Auszubildende und Mini-Jobber. Geschäftspartner sind hierbei nicht miteinbegriffen.

Die Aufmerksamkeiten können für folgende persönliche Anlässe verschenkt werden:

Anlässe in der Arbeit

• Rundes Firmenjubiläum
• Erster Arbeitstag im Unternehmen oder in einer neuen Position
• Beförderung
• Rückkehr nach längerer Zeit aufgrund von Krankheit oder Elternzeit
• Pensionierung
• Mahlzeiten bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, wie bspw. bei Kundenterminen

Anlässe der Partnerschaft

• Verlobung
• Hochzeit
• Silberne Hochzeit
• Goldene Hochzeit

Anlässe der Familie

• Geburt des Kindes
• Taufe des Kindes
• Kommunion des Kindes
• Konfirmation des Kindes
• Firmung des Kindes

Eigene Anlässe

• Geburtstag
• Bestandene Prüfung
• Namenstag
• Mitarbeiterjubiläum

Hierbei gilt es unbedingt zu beachten, dass Festtage wie Weihnachten, Ostern oder Pfingsten nicht als persönliche Anlässe gelten.

Benefits, die ebenfalls unter den Sachbezug fallen, lassen sich nur bis zur Summe von 50 Euro monatlich mit der Gutscheinlösung von Probonio kombinieren. Unter den Sachbezug können z.B. der Fitnesszuschuss und das Gesundheitsbudget (bKV) fallen. So sind beispielsweise 25 Euro Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft und 25 Euro Gutscheinbudget möglich.

Bei Probonio lassen sich viele weitere Benefits kostenfrei und einfach integrieren.

Der Vorteil:

• Unsere Software warnt beim Überschreiten der Sachbezugsgrenzen
• Einfache Ansicht und Verwaltung aller Benefits
• Mitarbeiter haben Zugriff auf alle Benefits in einer App
• Der finanzielle Vorteil aller Benefits wird den Mitarbeiter visualisiert

Kontaktieren Sie uns bei Fragen gerne jederzeit oder sprechen Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner einfach auf die gewünschte Integration an.

Andere Benefits, wie z.B. der Essenszuschuss, Mobilitätszuschuss oder Internetzuschuss fallen unter andere steuerliche Regelungen und lassen sich zusätzlich zum 50 Euro Sachbezug anbieten.

In den letzten Jahren wurden die Prepaid-Kreditkarten durch den Gesetzgeber noch stärker eingeschränkt. Aufgrund dessen wechseln immer mehr Unternehmen zu flexibleren Gutscheinlösungen.

Vorteile der steuerfreien Gutscheine als Sachbezug:

• Das Gutscheinbudget ist deutschlandweit und nicht nur regional einlösbar
• Das Gutscheinbudget ist auch online einlösbar
• Einfachere und schnellere Einrichtung
• Keine Kosten und Lieferzeiten für Karten
• Bei Verlust keine Neubestellung der Karte nötig, sondern einfaches Zurücksetzen des Passworts
• Jederzeit Zugang zu den Gutscheinen, da die Einlösung über das Smartphone erfolgt

Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter (z.B. ältere Kollegen ohne Smartphone) eine Sachbezugskarte gegenüber den Gutscheinen bevorzugen, sprechen Sie uns gerne an. Bei Probonio können Mitarbeiter zwischen Gutscheinen und Sachbezugskarte wählen.

Seit dem 01.01.2020 wurde der Sachbezug stark eingeschränkt, wovon insbesondere Sachbezugskarten stark betroffen worden sind (hier sind z.B. keine Online-Zahlungen mehr erlaubt).

Die digitale Gutscheinlösung von Probonio ist jedoch auch 2022 weiterhin rechtskonform.

So stellen wir kontinuierlich die Rechtskonformität unserer Lösung sicher:

Entwicklung zusammen mit Steuerexperten

Probonio wurde zusammen mit Steuerexperten, sowie Fachanwälten für Arbeits-und Sozialversicherungsrecht entwickelt und erfüllt somit alle rechtlichen Voraussetzungen, wie z.B. die Zusätzlichkeitserfordernis und die Einhaltung der Sachbezugsgrenzen.

Bestätigung durch das Bundesministerium für Finanzen

Das Bundesministerium für Finanzen bestätigt im neuesten Schreiben vom 15. März 2022 erneut das Vorgehen von Probonio. Das komplette Schreiben finden Sie im PDF des Bundesfinanzministeriums.

Bestätigung durch Finanzämter

Die Sachbezugslösung von Probonio wurde deutschlandweit von zahlreichen Finanzämtern geprüft und bestätigt. Wenn Sie dennoch eine eigene Bestätigung wünschen, helfen wir Ihnen gerne eine Anrufungsauskunft bei Ihrem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt zu stellen.

Regelmäßige Prüfung aller Gutscheine durch Steuerexperten und Finanzämter

Die über Probonio verfügbaren Händlergutscheine werden regelmäßig durch unsere Steuerexperten überprüft und durch Finanzämter bestätigt. Dabei werden die Gutscheine z.B. auf die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) überprüft (z.B. Einschränkung der Marketplace-Regelung, Ausschluss der Auszahlung des Guthabens, etc.).

Das Onboarding auf die Probonio Lösung ist kostenfrei und wird individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Neben der Zusendung von Infomaterial in Ihrem Corporate Design, bieten wir Ihnen eine persönliche Vorstellung unseres Produkt inklusive einer Q&A Session vor Ihren Mitarbeitern an. Sowohl während dem Onboarding als auch danach steht Ihnen jederzeit Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Neben der manuellen Anlage von Mitarbeitern, bietet unsere Software die Möglichkeit, Mitarbeiter und Benefits per Excel-Import zu konfigurieren.

Interessant für größere Unternehmen sind auch unsere Schnittstellen zu HR-Softwarelösungen, wie beispielsweise Personio, zum einfachen Import und dem Synchronisieren von Personaldaten.

Probonio wurde entwickelt, um das Thema Mitarbeiter-Benefits für Unternehmen deutlich zu vereinfachen und dabei gleichzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten.

Ihr persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie kontinuierlich während der Einrichtung. Das Onboarding lässt sich je nach Unternehmensgröße in einigen Minuten bis wenigen Tagen abschließen.

Ist alles eingerichtet, fallen keine regelmäßigen Aufgaben für die Personalabteilung an. Probonio
erledigt z.B. folgendeAufgaben für Sie:

• Guthabenaufladung über den Lastschrifteinzug (SEPA-Mandat)
• Kauf und Verteilung der Gutscheine
• Regelmäßige Prüfung der Gutscheine auf rechtliche Anforderungen
• Erstellung der rechtskonformen Reports für Ihre Lohnabrechnung
• Persönlicher Support für Ihre Mitarbeiter

Im Fall von On-und Offboardings können neue Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks hinzugefügt bzw. pausiert werden. Zudem lässt sich bei Probonio die Anlage neuer Mitarbeiter automatisieren dank unserer Schnittstellen zu diversen HR-Systemen.

Ihre Lohnbuchaltung bzw. das externe Steuerbüro erhält einmal monatlich eine Import-Datei für das gewünschte Lohnprogramm (z.B. DATEV). Darüber hinaus fallen keine zusätzlichen Aufwände auf Seiten der Lohnabrechnung an. Die monatliche Abrechnung der Sachbezüge lässt sich vermeiden, indem Sie eine Aufzeichnungserleichterung bei Ihrem Finanzamt beantragen. Wir stellen Ihnen hierfür gerne eine kostenfreie Vorlage zur Verfügung.

Probonio bietet eine Integration bzw. Import-Dateien beispielsweise für folgende Lohnprogramme an:

• Datev LODAS
• Datev Lohn und Gehalt
• SAP
• Lexware
• ADDISON
• Stotax
• Sage Business Cloud
• WISO
• lexoffice
• AGENDA
• und noch viele mehr

Ist ihr gewünschtes Lohnprogramm nicht dabei? Dann sprechen Sie uns einfach an. Dank unserer flexiblen Schnittstelle, können wir schnell neue Lohnprogramme integrieren.

Weitere Informationen dazu, wie Sie die Sachbezugs-Gutscheine steuerrechtlich dokumentieren und abrechnen können, finden Sie hier.