Sachzuwendungen an Arbeitnehmer 2024:
Regelungen, Umsetzung und Beispiele 

Sachzuwendungen sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, bei denen es sich um Waren und Dienstleistungen handelt und somit nicht im Bargeld. Die Zuwendungen erfolgen zusätzlich zum Gehalt und stellen so einen Mitarbeiter-Benefit als zusätzlichen Anreiz dar. Je nach Sachzuwendungen sind die Leistungen steuerfrei oder können pauschal versteuert werden, wodurch sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung einige Kosten einsparen können. 

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer sind vor allem aber auch ein beliebtes Mittel, um die Arbeitgeberattraktivität zu steigern und so neue qualifizierte Fachkräfte anzuziehen. Zudem können Unternehmen so bestehende Mitarbeiter langfristig an sich binden und insgesamt die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Die Mitarbeiterfluktuation und der Mangel an Fachkräften sind für Unternehmen voraussichtlich auch 2024 ein präsentes Problem: Sind Arbeitnehmer nicht mehr zufrieden in ihrem Job, stehen ihnen viele weitere Optionen auf dem Arbeitsmarkt zur Verfügung. Dies vereinfacht den Wechsel zu einem anderen Unternehmen stark. Auch die Anforderungen von Arbeitnehmern haben sich in der modernen Arbeitswelt verändert: Benefits wie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse sind wichtiger als je zuvor. Auch die steigende Inflationsrate sorgt für das Bedürfnis nach einem höheren Gehalt. 

Um sich also als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt präsentieren zu können, müssen Unternehmen ihr Angebot erweitern und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Qualifizierte und talentierte Mitarbeiter zu beschäftigen, ist ein ausschlaggebender Faktor für den Unternehmenserfolg. Benefits wie Sachzuwendungen bieten Arbeitgebern hierbei die optimale Möglichkeit, um attraktive Zusatzleistungen anzubieten und dabei noch Kosten durch die steuerliche Begünstigung einzusparen.

Im Allgemeinen können alle dauerhaft beschäftigten Mitarbeiter von Sachzuwendungen und Dienstleistungen profitieren, die sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei gewährt werden. Voraussetzung ist hierbei, dass die entsprechenden Vorschriften beachtet werden. Dasselbe gilt für Personen in geringfügiger Beschäftigung, Aushilfen, Praktikanten und Auszubildende - jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, von steuerfreien Sachleistungen zu profitieren.

Grundsätzlich haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, Sachzuwendungen für Mitarbeiter 2024 steuerbegünstigt zu gewähren. Hierbei müssen die unterschiedlichen Bedingungen beachtet werden. Welche Möglichkeiten Unternehmen für Zuwendungen an ihre Arbeitnehmer haben, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer als 50 Euro Sachbezug können jeden Monat bis zu einem steuerfreien Höchstbetrag von 50 Euro gewährt werden. Hierbei ist kein besonderer Anlass notwendig, um die Zuwendung zu verschenken. 

Wird die monatliche Freigrenze von 50 Euro überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Deshalb sollten Arbeitgeber dringend darauf achten, nichts über den Betrag dieser Freigrenze zu verschenken. 

Folgende Bereiche können mit dem 50 Euro Sachbezug abgedeckt werden:

• Lebensmittelgeschäfte

• Drogerien

• Fitnessstudios, zum Beispiel Urban Sports Club

• Zuschüsse zur Mobilität, wie beispielsweise Jobtickets

• Prepaid-Kreditkarten für verschiedene Akzeptanzstellen

• Musik

• Lernmaterialien und Weiterbildungskurse

• Spiele

• Gesundheitsleistungen

und noch viele weitere.

Geschenke zu besonderen Anlässen, auch als 60 Euro Sachbezug oder Anlassgeschenke bekannt, erlaubt es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern bei persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers eine Freude zu bereiten. Dabei können Arbeitgeber eine steuerfreie Sachzuwendung von bis zu 60 Euro pro Anlass gewähren. Solche Anlässe könnten beispielsweise eine Hochzeit oder das Jubiläum eines Arbeitnehmers sein. Ähnlich wie beim 50 Euro Sachbezug können Arbeitnehmer dem Mitarbeiter auch eine Auswahl an Gutscheinen zur Verfügung stellen, aus der er frei wählen kann.

Anlässe für Zuwendungen als Aufmerksamkeit sind bspw.: 

• Beförderung

• Geburt eines Kindes

• Geburtstage 

• Geschenke für neue Arbeitnehmer 

• Hochzeitstag 

• Firmenjubiläum

• Verlobung oder Hochzeit

• Abschied eines Mitarbeiters

und noch viele mehr. 

Sachzuwendungen, die während einer Betriebsfeier an Arbeitnehmer verteilt werden, werden beim 110 Euro Freibetrag für die Veranstaltung berücksichtigt. Geschenke, die pro Mitarbeiter bei der Feier einen Wert von 60 Euro nicht überschreiten, sind steuer- und sozialversicherungsfrei (LStT R 19.5). Diese Option wird oft gewählt, um Arbeitnehmern, deren monatlicher 50 Euro Sachbezug bereits ausgeschöpft ist, steuerfreie und sozialversicherungsfreie Zuwendungen zukommen zu lassen.

Sollten die Kosten für die Weihnachtsfeier den Freibetrag von 110 Euro übersteigen, sind nur die zusätzlichen Kosten steuerpflichtig. In diesem Fall bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung von 25 Prozent und erlässt die Sozialabgaben.

Neben dem 50 Euro Sachbezug und Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen erlaubt § 37b EStG auch Sachzuwendungen an Mitarbeiter im Wert von über 60 Euro. In einem solchen Fall werden die Zuwendungen nicht komplett steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt, sondern stattdessen pauschal besteuert. Diese Regelung schließt alle 50 Euro Sachbezüge, Aufmerksamkeiten und andere geldwerte Vorteile aus.

Im Unterschied zu den Freibeträgen des 50 Euro Sachbezugs und der 60 Euro Aufmerksamkeiten, kann die pauschale Lohnsteuer gemäß § 37b EStG für einen deutlich höheren Betrag von 10.000 Euro brutto jährlich mit 30% angesetzt werden. Diese Regelung erweist sich besonders für hochpreisige Geschenke als vorteilhaft, da das konkret ausgewählte Geschenk in diesem Fall keine Rolle spielt. Aber auch bei dieser Sachzuwendung darf es sich nicht um Barlohn handeln.

Weitere Infos zur pauschalen Lohnsteuer nach § 37b EstG

Generell bieten sowohl der 50 Euro Sachbezug als auch Aufmerksamkeiten und Geschenke auf Betriebsfeiern Möglichkeiten, Sachzuwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei zu gewähren. Werden die steuerlichen Regelungen für die verschiedenen Umsetzungsformen eingehalten, ist die Steuerfreiheit der Zuwendungen an Arbeitnehmer sichergestellt. 

Um die Steuerfreiheit des Sachzuwendungen zu gewährleisten, müssen hierbei folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Sachzuwendungen dürfen nicht zum regulären Arbeitslohn gehören und werden zusätzlich zum monatlichen Gehalt vom Arbeitgeber gewährt.

• Die Auszahlung der Sachleistungen darf nicht in bar erfolgen.

• Die Sachzuwendung darf die festgelegte Freigrenze nicht überschreiten.

• In der Lohnabrechnung müssen die Höhe der Zuwendung und der Tag der Ausgabe an den Mitarbeiter dokumentiert werden.

• Gutscheine und Sachbezugskarten müssen § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) des ZAG entsprechen (Vorschriften des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG))

Für Sachzuwendungen nach §37b EstG, die nur pauschal versteuert werden können, gelten hingegen folgende Voraussetzungen: 

• Die Sachzuwendung kann nicht als Bargeld ausgezahlt werden.

• Sachzuwendungen dürfen nicht zum regulären Arbeitslohn gehören und werden zusätzlich zum monatlichen Gehalt vom Arbeitgeber gewährt.

• Die Zuwendung darf die festgelegte Freigrenze nicht überschreiten. 

• Die Sachleistung kann nicht nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal besteuert werden, und es gelten auch keine anderen Pauschalierungsregeln dafür.

• Die Sachleistung fällt nicht unter die Bestimmungen für steuerfreie Sachbezüge (50 Euro Sachbezug und Aufmerksamkeiten).

• Die gewährte Sachleistung dient nicht hauptsächlich dem Eigeninteresse des Arbeitgebers.

Die maximale Grenze für steuerfreie Sachzuwendungen an Arbeitnehmer beträgt beim monatlichen Sachbezug 50 Euro pro Monat. Nicht genutzte Beträge können im Normalfall nicht auf folgende Monate übertragen werden. Um sicherzustellen, dass die 50 Euro Grenze nicht überschritten wird, können Arbeitnehmer hierbei auch Eigenleistungen erbringen.

Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen oder Hochzeiten sind bis zu einem Betrag von 60 Euro, einschließlich der Mehrwertsteuer, steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch Zuwendungen, die pro Arbeitnehmer bei einer Betriebsfeier einen Wert von 60 Euro nicht überschreiten, sind steuer- und sozialversicherungsfrei. 

Für größere Sachzuwendungen an Mitarbeiter haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Pauschalversteuerung selbst vorzunehmen, solange die Obergrenze von 10.000 Euro (brutto) pro Jahr nicht überschritten wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass bereits die geringste Überschreitung der Freibeträge dazu führt, dass Steuern und Sozialversicherungsabgaben für den gesamten bzw. den überschreitenden Betrag fällig werden. Alle Freibeträge können jedoch unabhängig voneinander und gleichzeitig genutzt werden.

In der Regel sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei, sofern die genannten Voraussetzungen vom Arbeitgeber eingehalten werden. Jedoch gelten bei Sachzuwendungen nach § 37b EstG andere Bedingungen: Zusätzlich zur Pauschalversteuerung gemäß § 37b EStG von 30% müssen Arbeitgeber auch die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer berücksichtigen. Diese Verpflichtung ergibt sich daraus, dass Sachbezüge gemäß § 37b EStG gemäß § 14 Abs. 1 SGB IV als Arbeitsentgelt gelten. Die Sozialversicherungspflicht entfällt jedoch, wenn die Zuwendung an Dritte, also an Nichtarbeitnehmer, weitergereicht wird.

Arbeitgeber haben für die Gewährung von Zuwendungen an Arbeitnehmer diverse Möglichkeiten. Was die beliebtesten Sachzuwendungen sind, zeigen wir Ihnen im Folgenden. 

Für Mitarbeiter, die regelmäßig öffentliche Verkehrsmittel nutzen, um zur Arbeit zu gelangen, ist das 49-Euro-Ticket für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs eine geeignete Option. Arbeitgeber können die Nutzung des ÖPNV steuerfrei bezuschussen. Dies kann entweder als 50 Euro Sachbezug oder zusätzlich zum 50 Euro Sachbezug im Rahmen des Mobilitätsbudgets erfolgen. Die Option als Mobilitätsbudget bietet den Vorteil, dass Arbeitgeber neben dem Mobilitätsbudget auch vom 50 Euro Sachbezug profitieren können, was zu einer höheren Steuerersparnis führt.

Weitere Infos zum Deutschlandticket als Jobticket

Tankgutscheine zählen zu den bevorzugten Beispielen für steuerfreie Sachbezüge bei Arbeitnehmern. Arbeitgeber können herkömmliche 50-Euro-Tankgutscheine anbieten, die direkt an der Tankstelle oder bei Tankstellenketten erworben werden können. Eine fortschrittliche Option für Tankgutscheine sind digitale Gutscheinkarten, die den Mitarbeitern die flexible Auswahl verschiedener Gutscheinanbieter ermöglichen. Arbeitnehmer können diese in der Regel direkt über die App des Benefit-Anbieters einlösen und haben die Freiheit zu entscheiden, bei welchem Tankstellenbetreiber sie ihre Leistungen in Anspruch nehmen möchten.

Weitere Infos zu Tankgutscheinen für Mitarbeiter

Durch ein Gesundheitsbudget als steuerfreien Sachbezug können Unternehmen eine betriebliche Krankenversicherung für ihre Mitarbeiter abschließen und ihnen verschiedene Gesundheitsleistungen zur Verfügung stellen. Der finanzielle Vorteil besteht darin, dass den Mitarbeitern nicht nur der gezahlte Versicherungsbeitrag als Budget zur Verfügung steht, sondern ein höheres Jahresbudget. Zum Beispiel können Mitarbeiter durch einen jährlichen Arbeitgeberbeitrag von 180 Euro (15 Euro pro Monat) ein frei verfügbares Gesundheitsbudget von 400 Euro jährlich erhalten. Dieses Budget können sie flexibel für Leistungen wie professionelle Zahnreinigungen oder Naturheilverfahren einsetzen.

Weitere Infos zur betrieblichen Krankenversicherung als Sachbezug

Einige Unternehmen unterstützen bereits ihre Mitarbeiter durch Zuschüsse zum Fitnessstudio über den 50 Euro Sachbezug und zeigen so Anerkennung für ihre körperliche und geistige Gesundheit. Regelmäßiges Training wirkt sich nicht nur positiv auf die körperliche Fitness aus, sondern bietet auch die Möglichkeit, Stress abzubauen und die Produktivität zu steigern. Die flexibelste Option bietet Mitgliedschaften bei Firmenfitness-Anbietern wie Urban Sports Club. Durch solche Partnerschaften können Mitarbeiter bundesweit eine Vielzahl von Fitness- und Wellnessangeboten nutzen. Dank der Kooperationen mit verschiedenen Anbietern können die Mitarbeiter Angebote in ihrer Nähe flexibel nutzen und verschiedene Sportarten ausüben oder auch in Wellness-Einrichtungen zur Ruhe kommen.

Weitere Infos zum Zuschuss zum Fitnessstudio als Sachbezug

Ein Vorteil von Gutscheinen besteht darin, dass Mitarbeiter durch Anbieter von digitalen Gutscheinkarten eine breite Auswahl an Partnern haben, darunter Supermärkte und Drogeriemärkte. Dadurch können die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden, und der Sachbezug kann flexibel bei verschiedenen Anbietern mit Einkaufsgutscheinen genutzt werden. Die steuerfreien Gutscheine werden von einigen Anbietern digital über eine App oder in Form einer wiederaufladbaren Prepaid-Karte zur Verfügung gestellt. Allerdings bieten flexible Gutscheinbudgets per App eine noch flexiblere Lösung, da sie deutschlandweit sowohl online als auch in physischen Geschäften eingelöst werden können.

Weitere Infos zu steuerfreien Gutscheine als Sachbezug

Neben den Sachzuwendungen, die unter die Regelungen des 50 Euro Sachbezugs, von Aufmerksamkeiten, von Geschenken auf Betriebsfeiern und von § 37b EstG fallen, gibt es noch weitere steuerfreie Mitarbeiter-Benefits, deren finanziellen Vorteile Arbeitgeber nutzen können: 

• Essenszuschüsse zum täglichen Mittagessen 

• Betriebliche Gesundheitsförderung

• Betriebliche Altersvorsorge

• Kindergartenzuschüsse

• Internetpauschale 

• Dienstfahrräder 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten des Umgangs mit der steuerrechtlichen Dokumentation und Lohnabrechnung von Sachzuwendungen für Mitarbeiter. Dabei kommt es ganz auf die individuelle Schwerpunktsetzung als Unternehmen an, welche der Optionen gewählt werden sollte.

Folgende drei Möglichkeiten gibt es für die steuerrechtliche Dokumentation und Abrechnung von Sachbezügen:

• Die Dokumentation der Sachbezüge auf der Lohnabrechnung

• Die Dokumentation im Lohnkonto

• Beantragung einer Aufzeichnungserleichterung

Wenn der Aufwand möglichst geringgehalten werden soll, kann die Dokumentation im Lohnkonto verwendet oder die Aufzeichnungserleichterung beantragt werden. Für Arbeitgeber, die eine transparente Dokumentation für ihre Mitarbeiter priorisieren, bietet sich die Dokumentation in der Gehaltsabrechnung an, die mit Dienstleistern wie Probonio vollständig automatisiert werden kann. Wenn sichergestellt werden kann, dass jeder Mitarbeiter monatlich einen Gutschein erhält, kann der Sachbezug einfach durchgebucht werden. Probonio bietet die Möglichkeit, einen Gutscheinzufluss für alle aktiven Nutzer zu konfigurieren. Dies ist ein geeigneter Ansatz für diejenigen, die sowohl einen geringen Aufwand als auch eine transparente Dokumentation wünschen. 

Weitere Infos zur Abrechnung von Sachbezügen

Vorteile von Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer: 

• Finanzielle Einsparungen aufgrund der steuerlichen Begünstigung

• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität führt zu einem Wettbewerbsvorteil am Arbeitsmarkt 

• Zeigen von Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern führt zu gesteigerter Motivation und Bindung 

• Vielfältige Auswahl ermöglicht die Befriedigung der individuellen Vorlieben und Bedürfnisse

• Steigerung des Wohlbefindens der Mitarbeiter  

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der Umsetzung  

Nachteile von Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer:

• Verwaltungsaufwand erfordert zeitliche und personelle Ressourcen 

• Begrenzte Einsatzmöglichkeiten bei bspw. Gutscheinen 

• Verringerte Wertwahrnehmung im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung

Insgesamt lässt sich festhalten, dass Sachzuwendungen an Mitarbeiter eine geeignete Alternative zur herkömmlichen Gehaltserhöhung darstellen. Sie bieten eine Möglichkeit, Mitarbeiter auf verschiedene Weise zu belohnen und zu motivieren, ohne dass dabei zusätzliche Steuern und Sozialabgaben anfallen.

Durch die Vielfalt an möglichen Sachleistungen können Arbeitgeber zudem individuell auf die Bedürfnisse und Interessen ihrer Belegschaft eingehen, was zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung führen kann. Allerdings ist es wichtig, die potenziellen Vor- und Nachteile von Sachzuwendungen an Mitarbeiter zu berücksichtigen und diese sorgfältig in den Gesamtkontext des Unternehmens einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die gewählten Sachleistungen den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeiter gerecht werden.