Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse: Alles zu Regelungen, Beispiele und Umsetzung

• Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern bestimmte Zuwendungen zusätzlich zum Gehalt und komplett steuerfrei gewähren.
• Um die Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse sicherzustellen, müssen Arbeitgeber bestimmte steuerliche Regelungen bei der Umsetzung berücksichtigen.
• Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse lassen sich in den meisten Fällen problemlos miteinander kombinieren und ermöglichen so Mitarbeitern eine breite Auswahl an Mitarbeiter-Benefits.

Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse können als Zuwendungen an Arbeitnehmer definiert werden, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren. Für diese Sonderzahlungen gibt es unterschiedliche steuerliche Regelungen und Freigrenzen. 

Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter können von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen profitieren: Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung sind für den Arbeitgeber keine erhöhten Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Mitarbeiter erhalten die Arbeitgeberzuschüsse zudem in den meisten Fällen komplett steuerfrei und erhalten somit auch mehr Netto vom Brutto. Im Zuge dessen profitieren beide Seiten hierbei von einer Win-win-Situation.

Neben den finanziellen Vorteilen sind steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse auch das ideale Mittel, um zum einen die Arbeitgeberattraktivität für potenzielle Mitarbeiter zu steigern und zum anderen die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit bestehender Mitarbeiter zu stärken. 

Grundsätzlich können alle Mitarbeiter steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse erhalten, unabhängig davon, ob sie im Homeoffice oder vor Ort arbeiten. Auch Arbeitnehmer, die in Teilzeit oder als Minijobber arbeiten, können die Zuwendungen problemlos nutzen. Arbeitgeber können hier individuell über die Höhe und den Umfang der Zuschüsse entscheiden. 

Jedoch muss bspw. bei Benefits wie dem Essenszuschuss berücksichtigt werden, ob Mitarbeiter einer Auswärtstätigkeit, bspw. im Ausland nachgehen - hier gelten nochmal unterschiedliche Regelungen. Zudem müssen auch für Personen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, wie beispielsweise Geschäftspartner, besondere Regelungen berücksichtigt werden. 

Die Regelungen für die steuerfreien Zuschüsse vom Arbeitgber können sich je nach Zuwendungsart unterscheiden. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Bedingungen und Grenzen für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse variieren können und von den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen abhängen. Zuschüsse zum Kindergarten oder monatliche Gutscheine als 50 Euro Sachbezug sind bspw. steuerfrei, während Arbeitgeberzuschüsse zu den Internetkosten oder Essenszuschüsse unter bestimmten Bedingungen auch pauschal versteuert werden müssen.

Auch die Voraussetzungen für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse unterscheiden sich je nach Zusatzleistung. Die grundlegenden Voraussetzungen zur Nutzung der steuerlichen Vorteile lassen sich jedoch wie folgt zusammenfassen: 

• Die Zuschüsse müssen zweckgebunden sein und dabei der Definition in den gesetzlichen Vorschriften entsprechen (z.B. Gesundheitsförderung, Kinderbetreuung etc.) 

• Die Arbeitgeberzuschüsse dürfen in manchen Fällen nicht in bar oder mit der Gehaltsüberweisung erfolgen. 

• Wenn die Freigrenzen der Zuwendungen überschritten werden, wird entweder der gesamte Betrag oder der überschreitende Betrag steuerpflichtig. 

• Je nach Zusatzleistung müssen Nachweise (z.B. für Internetkosten) oder Belege (bspw. Essensbelege oder Fahrtkostenbelege) vorgelegt werden. 

• Die Zuschüsse müssen den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes und anderer relevanter gesetzlicher Bestimmungen entsprechen.

Arbeitgeber haben grundsätzlich viele Möglichkeiten, welche steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse sie Arbeitnehmern gewähren. Im Folgenden zeigen wir die beliebtesten Zuwendungen auf und erklären Ihnen, wie die steuerfreien Zuschüsse vom Arbeitgeber in der Umsetzung aussehen können. 

Das Mobilitätsbudget stellt eine steuerfreie Möglichkeit dar, Mitarbeiter bei der täglichen Fortbewegung finanziell zu unterstützen. Dabei haben die Mitarbeiter über den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten die Option, innerhalb eines festgelegten Budgets (monatlich oder jährlich) selbst zu entscheiden, welche Art der Fortbewegung sie bevorzugen.

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit Mobilitätszuschüssen: 

• Unterstützung mit einem steuerfreien Mobilitätsbudget zur Nutzung des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs nach Bedarf

• Unterstützung mit einem flexiblen Mobilitätsbudget zur Nutzung von verschiedenen Formen der Fortbewegung (nicht steuerfrei)

• Bereitstellung eines steuerfreien Mobilitätsbudgets mit Abrechnung über den Sachbezug bis zur monatlichen Freigrenze von 50 Euro (z.B. das 49-Euro-Ticket als Jobticket) 

Weitere Infos zur Versteuerung des Mobilitätsbudgets

Der 50 Euro Sachbezug (vor 2022 44 Euro) ist ein Bonus für Mitarbeiter, der in Form von steuerfreien Gutscheinen oder Sachleistungen gewährt wird. Diese Leistung ermöglicht es, Mitarbeitern monatlich einen zusätzlichen Geldbetrag zukommen zu lassen, ohne dass Steuern anfallen. Diese Gutscheine werden von verschiedenen Anbietern und in unterschiedlichen Branchen angeboten, wodurch eine vielfältige Auswahl für die Mitarbeiter entsteht. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit steuerfreien Gutscheinen: 

• Bereitstellung einer monatlichen Auswahl an Gutscheinen, beispielsweise per App

• Bereitstellung einer Prepaid-Karte mit einem bestimmten Guthaben zur Einlösung bei akzeptierten Geschäften und Dienstleistern

Weitere Infos zu steuerfreien Gutscheinen

Mit Aufmerksamkeiten, auch 60 Euro Sachbezug oder Anlassgeschenke genannt, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bei besonderen Anlässen eine steuerfreie Zuwendung von bis zu 60 Euro netto zukommen lassen. Diese Ereignisse können beispielsweise Hochzeiten oder Mitarbeiterjubiläen sein. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit Aufmerksamkeiten: 

• Verschenken einer Aufmerksamkeit im Wert von bis zu 60 Euro netto, z.B. in Form von Gutscheinen, Blumen oder Wein

• Einladung zu einer Mahlzeit im Wert von bis zu 60 Euro als Anerkennung für außergewöhnliche Leistungen, z.B. bei speziellen Sitzungen oder Projekten

• Bereitstellung von Speisen und Getränken, die vor Ort konsumiert werden können, bspw. Kekse, Getränke und Süßigkeiten

Während Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen vollständig von Steuern und Sozialabgaben befreit sind, gelten für Anerkennungen außergewöhnlicher Arbeitseinsätze und für die Bereitstellung von Essen und Getränken in der Betriebsstätte andere Vorschriften.

Weitere Infos zu Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer

Der steuerfreie Zuschuss für Mahlzeiten, auch bekannt als digitale Essensmarken in der digitalen Variante, ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter steuerfrei bei ihrem täglichen Mittagessen zu unterstützen.

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit dem Essenszuschuss: 

• 15-Tage-Regel (bei einer 5-Tage-Woche):
  Ausgabe von bis zu 15 (digitalen) Essenszuschüssen im Wert von maximal 7,67 € pro Arbeitstag (insgesamt bis zu 115,05 € pro Monat).
• Mehr als 15 Essenszuschüsse:
  Erfordert einen Nachweis der tatsächlichen An- und Abwesenheit der Mitarbeiter (z. B. bei Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen).
• Verpflegungsmehraufwand:
  Essenszuschuss für Mitarbeiter, die im Durchschnitt an mehr als 3 Tagen pro Monat oder bis zu 3 Monaten im Jahr nicht an ihrem üblichen Arbeitsort tätig sind.

Weitere Infos zum Essenszuschuss als Sachbezugswert für Verpflegung

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern über den 50 Euro Sachbezug die Möglichkeit bieten, das Fitnessstudio steuerfrei zu nutzen, bspw. über Anbieter wie Urban Sports Club. Auch hier darf die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschritten werden. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit dem Arbeitgeberzuschuss zum Fitnessstudio: 

• Bereitstellung eines steuerfreien Gutscheins für ein bestimmtes Fitnessstudio 

• Abschluss eines Vertrags mit einem spezifischen Fitnessstudio, wodurch Mitarbeiter die Mitgliedschaft steuerfrei begünstigt nutzen können (bspw. eine Mitgliedschaft bei Urban Sports Club für 49,90 Euro) 

Weitere Infos zum Fitnessstudio als Sachbezug

Der Kindergartenzuschuss, auch Kita-Zuschuss genannt, erlaubt es Arbeitgebern, Eltern bei der Betreuung und Versorgung ihrer Kinder zu unterstützen. Mitarbeiter können einfach die Belege über die Kosten der Kinderbetreuung vorlegen und der Arbeitgeber erstattet den entsprechenden Betrag. Es gibt keine festgelegte Obergrenze für den Kindergartenzuschuss vom Arbeitgeber. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit dem Kindergartenzuschuss: 

• Erstattung der gesamten Kosten für die Kinderbetreuung zusätzlich zum Gehalt 

• Erstattung eines Teils der Kosten für die Kinderbetreuung zusätzlich zum Gehalt  

Die Internetpauschale ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Angestellten bei den privaten Internetkosten zuhause zu unterstützen, unabhängig davon, ob sie im Homeoffice oder an einem physischen Arbeitsplatz arbeiten und unabhängig von der Verwendung des Internets. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit dem Internetzuschuss:

• Monatliche Erstattung der laufenden Internetkosten (z.B. WLAN) bis zu 50 Euro

• (Zusätzliche) Erstattung von einmaligen Ausgaben wie bspw. für technische Geräte oder Reparaturen 

Weitere Infos zur steuerfreien Internetpauschale

Die Erholungsbeihilfe stellt eine zusätzliche und steuerfreie Leistung dar, die von Arbeitgebern angeboten wird, um die Erholung und Entspannung ihrer Mitarbeiter zu fördern. Ziel dieser Beihilfe ist es, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Urlaub zu nehmen, sich zu erholen und Stress abzubauen.

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit der Erholungsbeihilfe:

• Überweisung eines Geldbetrags von bis zu 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro je Kind jährlich 

• Gewährung eines Gutscheins, den Mitarbeiter für Urlaub oder Freizeitaktivitäten nutzen können mit einem Höchstbetrag von bis zu 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro je Kind jährlich 

Weitere Infos zur steuerfreien Erholungsbeihilfe

Durch die Bereitstellung von Dienstfahrrädern bieten Arbeitgebern ihren Mitarbeitern eine kostengünstige und umweltfreundliche Möglichkeit der Fortbewegung, die zugleich eine nachhaltige Alternative zu konventionellen Transportmitteln darstellt. Mitarbeiter haben dabei die Freiheit, das Fahrrad entsprechend ihrer individuellen Bedürfnissen auszuwählen.

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit dem Dienstfahrrad: 

• Erwerben, mieten oder leasen des gewünschten Dienstfahrrads für den Mitarbeiter zusätzlich zum regulären Gehalt (komplett steuerfrei)

• Mieten oder Leasing des gewünschten Dienstfahrrads als Gehaltsumwandlung mit Abzug der monatlichen Rate direkt vom Bruttogehalt (geringere Sozialversicherungs- und Lohnsteuerabgaben)

Die Kosten für Fort- und Weiterbildungen können steuer- und abgabenfrei erstattet werden, sofern die Maßnahmen hauptsächlich im betrieblichen Interesse liegen. Dies ist der Fall, wenn die Weiterbildungsmaßnahme der Verbesserung der Fähigkeiten und Kompetenzen dient, die Teilnahme während der Arbeitszeit ermöglicht wird und die Fortbildung am Standort des eigenen Unternehmens stattfindet. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber, bspw. mit Fort- und Weiterbildungen: 

• Interne Schulungen zur Verbesserung der Produktkenntnisse oder zur Einführung in neue betriebliche Prozesse

• Workshops zur Förderung spezifischer Fähigkeiten, die direkt mit den Anforderungen des Unternehmens verbunden sind

• Schulungen zur Verbesserung der Teamarbeit, Kommunikation und Führungsqualitäten zur Verbesserung der Effizienz und des Arbeitsklimas im Unternehmen

• Kurse zur Qualitätskontrolle und Prozessoptimierung, um die Produktivität und die Standards des Unternehmens zu steigern

Bis zu einem bestimmten Betrag sind Mitarbeiterrabatte für firmeneigene Waren und Dienstleistungen steuerfrei. Bis zu einem Betrag von 1.080 Euro pro Kalenderjahr können Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfreie Rabatte erhalten. Zusätzlich wird ein Bewertungsabschlag von 4 Prozent auf die Waren und Dienstleistungen gewährt. Der geldwerte Vorteil entspricht dem Betrag, um den der reguläre Preis durch den Rabatt reduziert wird (z.B. 10% Rabatt auf Waren im Wert von 1.000 Euro -> 100€ geldwerter Vorteil). 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber mit Personalrabatten:

• Produkte, die das Unternehmen herstellt oder vertreibt

• Dienstleistungen, die das Unternehmen erbringt (z.B. Restaurantbesuche) bzw. dem Unternehmen gehören

• Verwandte Produkte oder Dienstleistungen, die mit dem Hauptgeschäft des Unternehmens verbunden sind

• Zugang zu bestimmten Veranstaltungen oder Aktivitäten, die das Unternehmen organisiert oder unterstützt

Betriebsveranstaltungen, die üblicherweise einmal im Jahr stattfinden, können unter bestimmten Bedingungen steuerfrei sein. Der steuerfreie Höchstbetrag beträgt derzeit 110 Euro pro Mitarbeiter oder Familienangehörigen. Zusätzlich muss als Voraussetzung für die Steuerfreiheit die Teilnahme für Mitarbeiter des Unternehmens gelten. 

Folgende Möglichkeiten haben Arbeitgeber bspw. mit Betriebsveranstaltungen: 

• Weihnachtsfeiern, die dazu dienen, das vergangene Jahr zu feiern und das bevorstehende Fest zu begrüßen

• Sommerfeste, die oft im Freien veranstaltet werden 

• Betriebsausflüge, bei denen das Unternehmen einen gemeinsamen Ausflug oder eine Reise für die Mitarbeiter organisiert

• Jubiläumsfeiern, um wichtige Meilensteine des Unternehmens oder besondere Leistungen der Mitarbeiter zu feiern 

In einigen Fällen können verschiedene steuerfreie Zuschüsse vom Arbeitgeber kombiniert werden. Arbeitgeber können so eine Kombination verschiedener steuerfreier Zuwendungen nutzen, um ein umfassendes Bonussystem für Mitarbeiter zu schaffen, das die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeiter berücksichtigt. Dies kann dazu beitragen, die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu steigern, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Bei Arbeitgeberzuschüssen, die unter den 50 Euro Sachbezug fallen, müssen Arbeitgeber die Freigrenze berücksichtigen. Wichtig ist hierbei, dass die Sachbezüge zusammengerechnet (z.B. Beitrag zur betrieblichen Krankenversicherung und Gutscheine) nicht die monatliche Freigrenze von 50 Euro übersteigen. Unter optimalen Bedingungen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Sachleistungen nach ihren eigenen Vorlieben auszuwählen und flexibel zu entscheiden, wie sie das monatliche Guthaben von 50 Euro verwenden möchten. 

In der Regel müssen die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse nicht in der Einkommensteuererklärung aufgeführt werden, da sie von der Steuer befreit sind. Da die steuerfreien Zuwendungen vom Arbeitgeber nicht als steuerpflichtiges Einkommen gelten, entfällt die Notwendigkeit, sie in der Steuererklärung anzugeben. Arbeitnehmer sind normalerweise nur verpflichtet, steuerpflichtige Einnahmen wie ihr Gehalt, Provisionen, Zinsen oder Mieteinnahmen in ihrer Steuererklärung anzugeben. Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse, wie zum Beispiel Beiträge zur betrieblichen Krankenversicherung oder zur Kinderbetreuung, sind von der Einkommensteuer ausgenommen und müssen daher nicht deklariert werden.

Bei der Einführung von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen im Unternehmen sollten Arbeitgeber die verschiedenen Vor- und Nachteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter abwägen. 

• Kosteneffizienz: Arbeitgeber können steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer nutzen, um attraktive Anreize für Mitarbeiter zu schaffen, ohne die Lohnnebenkosten zu erhöhen. Da solche Zuschüsse in der Regel nicht steuerpflichtig sind, können Arbeitgeber die Gesamtkosten niedrig halten.

• Steuerliche Vorteile: Arbeitnehmer profitieren von steuerfreien Zuschüssen, da diese ihre finanzielle Situation verbessern, ohne dass sie zusätzliche Steuern zahlen müssen. Dies kann dazu beitragen, das verfügbare Einkommen zu erhöhen und die finanzielle Belastung zu verringern.

• Mitarbeiterbindung und Motivation: Steuerfreie Zuschüsse können dazu beitragen, Mitarbeiter zu binden und zu motivieren. Zusätzliche Leistungen erhöhen das Einkommen der Arbeitnehmer und steigern so die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

• Employer Branding: Die Bereitstellung von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen kann Arbeitgebern helfen, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und talentierte Fachkräfte anzuziehen.

• Begrenzte Flexibilität: Arbeitgeber könnten sich bei der Festlegung der Art und des Umfangs der steuerfreien Zuwendungen eingeschränkt fühlen, da bestimmte steuerliche Regelungen und Vorschriften gelten.

• Administrativer Aufwand: Die Verwaltung und Bereitstellung von steuerfreien Zuschüssen erfordert oft zusätzliche administrative Aufgaben. Dies kann zusätzliche Ressourcen und Zeit erfordern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Vorschriften ordnungsgemäß erfüllt werden.

• Komplexität der Regelungen: Die steuerlichen Vorschriften für steuerfreie Zuschüsse können komplex sein und sich im Laufe der Zeit ändern. Arbeitgeber müssen sich kontinuierlich mit den aktuellen steuerlichen Bestimmungen auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass sie die Zuschüsse entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verwalten.

Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse für Arbeitnehmer bieten eine Vielzahl von Vorteilen: Sie tragen dazu bei, das verfügbare Einkommen der Arbeitnehmer zu erhöhen, da sie von Steuern befreit sind und somit das Nettoeinkommen direkt steigern. Die Zuschüsse können auch dazu beitragen, das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter zu verbessern, insbesondere wenn es sich um Zuschüsse für Gesundheitsvorsorge oder betriebliche Gesundheitsmaßnahmen handelt. Darüber hinaus stärken steuerfreie Zuschüsse die Bindung der Mitarbeiter, da sie zu einem attraktiven Gesamtpaket an Zusatzleistungen beitragen, das über das reine Gehalt hinausgeht.

Für Arbeitnehmer bedeuten steuerfreie Zuwendungen eine direkte finanzielle Entlastung, da sie mehr Geld behalten und gleichzeitig von zusätzlichen Leistungen und Anreizen profitieren können. Diese Zusatzleistungen können sowohl die finanzielle Sicherheit als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern, was letztendlich zu einer gesteigerten Zufriedenheit und Motivation am Arbeitsplatz führen kann.