Erholungsbeihilfe steuerfrei 2024:
Voraussetzungen, Höhe & Nachweis

Was ist eine steuerfreie Erholungsbeihilfe? Unter einer Erholungsbeihilfe versteht man eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die er seinen Mitarbeitern und deren Familie zur Erholung bieten kann. Durch die Unterstützung der Erholung kann die Gesundheit des Mitarbeiters und dessen Familie gefördert werden. Das Erholungsgeld vom Arbeitgeber kann dabei entweder als Geldbetrag erstattet werden oder der Arbeitgeber bezahlt direkt die entsprechende Erholungsmaßnahme.

Der Vorteil einer Erholungsbeihilfe: Im Gegensatz zum klassischen Urlaubsgeld bzw. Gehaltserhöhung, profitieren Mitarbeiter von einem steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss. So kommt für die Mitarbeiter deutlich mehr netto an und Arbeitgeber profitieren von einem Kostenersparnis aufgrund der Pauschalversteuerung. Zudem kann das Erholungsgeld vom Arbeitgeber auch für Ehepartner und Kinder eingesetzt werden.

Für die Erholungsbeihilfe sind Freigrenzen festgelegt, welche jährlich nicht überschritten werden dürfen. Wird dies eingehalten, können Arbeitgeber die Erholungsbeihilfe mit 25% pauschal versteuern. Der Gesetzgeber hat verschiedene Freigrenzen für den Mitarbeiter, Ehepartner und Kinder festgelegt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes). Werden diese Freigrenzen überschritten, müssen diese voll versteuert werden.

Erholungsbeihilfe 2024 Höhe

Arbeitnehmer: 156 Euro pro Kalenderjahr

Ehepartner: 104 Euro pro Kalenderjahr

Je Kind: 52 Euro pro Kalenderjahr

Ein großer Vorteil von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen wie der Erholungsbeihilfe ist die Steuerersparnis, von der Mitarbeiter und Arbeitgeber profitieren können. Den Zuschuss zur Erholung können Arbeitgeber mit 25% pauschal versteuern, sofern die gesetzlich festgelegten Freigrenzen eingehalten werden. Zudem ist der Betrag sozialversicherungsfrei.

Mitarbeiter erhalten das Erholungsgeld vom Arbeitgeber komplett netto, weshalb für sie deutlich mehr Geld ankommt. Herkömmliches Urlaubsgeld hingegen muss voll versteuert werden und ist auch sozialversicherungspflichtig. Demensprechend kommt beim Urlaubsgeld viel weniger beim Mitarbeiter an.

Unser Tipp: Die Erholungsbeihilfe als Urlaubsgeld einsetzen. Ein verheirateter Mitarbeiter mit zwei Kindern kann jährlich bis zu 364 Euro (156 Euro + 104 Euro + 52 Euro + 52 Euro) Erholungsbeihilfe steuerfrei erhalten. Zahlt der Arbeitgeber den gleichen Betrag als herkömmliches Urlaubsgeld, erhält der Mitarbeiter wesentlich weniger netto vom brutto.

Die Pauschalbesteuerung der Erholungsbeihilfe hat zur Folge, dass der Zuschuss nicht als sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt betrachtet wird und daher auch nicht zur Beitragspflicht führt. Jedoch ist es entscheidend, dass der Arbeitgeber die Erholungsbeihilfe tatsächlich pauschal versteuert. Die tatsächliche Durchführung der Pauschalbesteuerung ist essenziell für die Beitragsfreiheit.

Als Kinder gelten alle leiblichen und adoptierten Nachkommen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Zudem werden auch unterhaltspflichtige Kinder berücksichtigt, die bis zum Alter von 25 Jahren sind.

Es ist entscheidend die Kriterien und die Zweckbestimmung zu beachten, um zwischen der Erholungsbeihilfe und dem Urlaubsgeld zu unterscheiden. Diese beiden Arten von freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers unterliegen unterschiedlichen Steuerregelungen.

Für die Umsetzung der Erholungsbeihilfe müssen Arbeitgeber folgende Voraussetzungen einhalten:

• Die Erholungsbeihilfe kann nur einmal pro Jahr in Anspruch genommen werden.

• Die Mitarbeiter dürfen die Zuwendungen ausschließlich für Zwecke der Erholung verwenden.

• Es ist erforderlich, dass die Bereitstellung des Zuschusses zeitlich mit einem geplanten Erholungsurlaub zusammenhängt.

• Der Arbeitnehmer sollte den Erholungsurlaub innerhalb von 3 Monaten vor oder nach Erhalt der Zuwendungen antreten.

• Sollte der zeitliche Abstand zwischen Bereitstellung und Urlaub länger sein, muss der Arbeitnehmer eine Erklärung abgeben.

• Es ist erlaubt, den Erholungsurlaub auch zu Hause zu verbringen.

• Die Höchstgrenzen für die Erholungsbeihilfe sind Freigrenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Wird einer der Beträge überschritten, wird die Erholungsbeihilfe wird vollständig mit Lohnnebenkosten belastet.

• Die Dauer des Urlaubs spielt keine Rolle für die Berechnung der Erholungsbeihilfe.

Das Finanzamt benötigt einen Nachweis für die Erholungsbeihilfe. Daher sollten Mitarbeiter im Zuge der Nachweispflicht alle Belege und Quittungen aufbewahren, die belegen, wofür sie das Erholungsgeld verwendet haben (z.B. Hotelrechnungen oder Eintrittskarten). Die Belege dürfen dabei keinen geringeren Betrag ausweisen als die tatsächlich ausgezahlte Beihilfe.

Es muss sichergestellt werden, dass die Beihilfen für Erholungszwecke genutzt werden (R 40.2 Abs. 3 Satz 3 der Lohnsteuerrichtlinien - LStR). Dies kann gewährleistet werden, indem das Erholungsgeld vom Arbeitgeber zeitlich mit einem Urlaub zusammenfällt.

Wenn die Auszahlung der Erholungsbeihilfe innerhalb von drei Monaten vor oder nach der geplanten Erholungsmaßnahme erfolgt oder eine Anzahlung für eine bereits vereinbarte Erholungsmaßnahme innerhalb dieses Zeitraums geleistet wird, gilt dies als zeitlicher Zusammenhang. In solchen Fällen ist keine schriftliche Bestätigung der Beschäftigten über die Verwendung der Erholungsbeihilfe erforderlich. Falls jedoch kein zeitlicher Zusammenhang besteht, muss zumindest eine schriftliche Erklärung über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe vorliegen.

• Gehaltsumwandlungen sind möglich, was bedeutet, dass die Erholungsbeihilfe nicht zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt werden müssen. Die Vereinbarung zur Umwandlung muss jedoch vor dem Fälligkeitstermin der Ansprüche getroffen werden.

• Wenn Ehepartner beide bei derselben Firma beschäftigt sind, verdoppeln sich die Beträge, die pauschal besteuert werden können.

• Die Pauschalsteuer wird normalerweise vom Unternehmen übernommen, kann aber in der Theorie auch auf den Mitarbeiter übertragen werden.

• Die Möglichkeit zur Pauschalbesteuerung der Erholungsbeihilfe besteht unabhängig davon, ob es sich um das erste Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters handelt oder nicht. Wenn ein Mitarbeiter zwei Arbeitsverhältnisse hat, beispielsweise eines in Steuerklasse I bis V und eines in Steuerklasse VI oder als Minijob, kann in jedem Arbeitsverhältnis eine Pauschalbesteuerung bis zu den oben genannten Grenzen vorgenommen werden.

• Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem Satz von 25 % ist in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgelegt.

• Die Beitragspflicht zur Sozialversicherung ist gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 des Vierten Sozialgesetzbuchs (SGB IV) geregelt.

• Die Zuordnung von Erholungsbeihilfen zum Arbeitslohn erfolgt gemäß § 19 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

• Die Regeln zu lohnsteuerfreien oder pauschal versteuerten Entgeltbestandteilen sind in § 1 Abs. 1 Sätze 1 und 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt.

Das Urlaubsgeld gilt als steuerpflichtiges Einkommen, weshalb die herkömmlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Dementsprechend erhält der Mitarbeiter vom zusätzlichen Bruttobetrag des Urlaubsgelds auch nur einen Teil.

Die Erholungsbeihilfe hingegen wird mit 25% pauschalversteuert, sofern die Freibeträge eingehalten werden. Zudem fallen für Mitarbeiter keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an. Auch generell lassen sich viele Zusatzleistungen vom Arbeitgeber als steuerfreie Alternative zur Gehaltserhöhung 2024 anbieten, wodurch einiges an Steuern gespart werden kann.

Urlaubsgeld und das Erholungsgeld vom Arbeitgeber sind verschiedene Leistungen und können auch parallel an Mitarbeiter ausgezahlt werden. Diese beiden Leistungen sind getrennt voneinander zu betrachten und können sich ergänzen, ohne sich gegenseitig auszuschließen. Den steuerlichen Vorteil der Erholungsbeihilfe gegenüber dem klassischen Urlaubsgeld zeigt die folgende Grafik.

Erholungsbeihilfe – Was zählt dazu? Das ist grundsätzlich sehr flexibel, denn welche Maßnahme zur Erholung der Arbeitnehmer einsetzt, ist im Endeffekt irrelevant. Auch ein Ferienaufenthalt im eigenen zuhause kann bezuschusst werden.

Eine Erholungsbeihilfe als Zuschuss kann für folgende Beispiele erfolgen:

• Ausflüge

• Wellnessurlaube

• Hotelaufenthalte

• Massagen

• Yoga

• Eintritt in Freizeitparks oder Zoos

• Sauna und Schwimmbäder

• Und noch vieles mehr

Beispiel 1: Ein Mitarbeiter, der verheiratet ist und zwei Kinder hat, erhält von seinem Arbeitgeber im Januar 2024 eine Erholungsbeihilfe in Höhe von 350 Euro.

Dem Mitarbeiter steht aufgrund seiner familiären Rahmenbedingungen ein jährlicher Beitrag von 364 Euro zu. Dies lässt sich wie folgt errechnen:

• 156 Euro für den Mitarbeiter

• 104 Euro für den Ehepartner

• 52 Euro je Kind

Der Arbeitnehmer plant, im Februar 2024 eine Woche Skiurlaub in den Alpen zu machen. Da die Erholungsbeihilfe unter der Freigrenze von 364 Euro für den Arbeitnehmer liegt, kann der Arbeitgeber sie mit 25 % pauschal besteuern. Aufgrund des zeitlichen Zusammenhangs zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem geplanten Skiurlaub im Januar kann angenommen werden, dass die Beihilfe auch tatsächlich für Erholungszwecke verwendet wird.

Beispiel 2: Eine Firma und eine verheiratete Mitarbeiterin mit einem Kind einigen sich darauf, ab dem 1. August 2023 das Gehalt monatlich um 25 Euro zu reduzieren. Als Ausgleich dafür zahlt der Arbeitgeber jährlich zum 1. August eine Erholungsbeihilfe in Höhe von 312 Euro.

Der Zuschuss für die Erholungsbeihilfe darf einmal im Kalenderjahr in Anspruch genommen werden. Der Anspruch umfasst dabei einmalig den gesamten Zuschuss. Eine Aufteilung der Summe über das Jahr hinweg ist nicht möglich. Die Länge des Urlaubs ist bei der Erholungsbeihilfe jedoch nicht relevant.

Tipp: Die Erholungsbeihilfe kann auch als Alternative zu Weihnachtsgeld oder dem 13. Monatsgehalt ausgezahlt werden.

Alle Arbeitnehmer des Unternehmens können von der Erholungsbeihilfe profitieren, einschließlich Vollzeitkräften, Teilzeitbeschäftigten und Werkstudenten. Wenn Ehepartner beide im selben Unternehmen arbeiten, können sie beide von der Erholungsbeihilfe profitieren, ebenso wie ihre Kinder. Dies macht die Erholungsbeihilfe zu einem attraktiven Zusatzgehalt für Familien.

Auch Minijobber und Azubis haben Anspruch auf Erholungsbeihilfe von ihrem Arbeitgeber. Für Minijobber gelten die gleichen Freigrenzen wie für Vollzeitbeschäftigte. Auch die Regeln zur Pauschalbesteuerung und den Sozialversicherungsabgaben sind identisch (25 % Pauschalversteuerung und sozialversicherungsfrei). Die Erholungsbeihilfe wird nicht als Einkommen angerechnet, daher wird die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten.

Die Erholungsbeihilfe wird gewährt, um die Mitarbeiter bei der Erholung und Entspannung zu unterstützen. Im Falle einer Krankheit ist es unwahrscheinlich, dass die Erholungsbeihilfe trotzdem ausgezahlt wird, da der Zweck darin besteht, den Arbeitnehmern bei der Erholung und Regeneration im Arbeitsalltag zu helfen. Allerdings können die genauen Richtlinien zur Erholungsbeihilfe je nach Unternehmen unterschiedlich sein.

Auch im Falle einer Kündigung kann die Auszahlung von Erholungsbeihilfen von den internen Richtlinien des Unternehmens abhängen. Arbeitgeber können festlegen, dass Mitarbeiter, die gekündigt wurden oder das Unternehmen verlassen, keinen Anspruch mehr auf die Erholungsbeihilfe haben. In anderen Fällen könnte die Beihilfe anteilig ausgezahlt werden, basierend auf dem Zeitpunkt der Kündigung und der bereits gearbeiteten Zeit im Kalenderjahr.

Das Finanzamt verlangt einen Nachweis für die Auszahlung von Erholungsbeihilfen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Arbeitnehmer Belege und Quittungen aufbewahren, die zeigen, wie sie das Erholungsgeld ausgegeben haben. Dies kann eine Hotelrechnung oder eine Eintrittskarte für das Freibad sein, diese Belege sind ausreichend für das Finanzamt. Sie bestätigen, dass der Arbeitnehmer das Geld tatsächlich für seine eigene Erholung verwendet hat.

Tipp: Mit Benefit-Anbietern wie Probonio können Mitarbeiter ihren Beleg in nur wenigen Sekunden in der App hochladen. Arbeitgeber haben damit alle Belege und Quittungen an einem Ort und müssen sich um keinerlei Verwaltung der Belege kümmern.

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter Erholungsbeihilfe beantragen können, variiert je nach Unternehmen. In kleineren Betrieben genügt oft ein informelles Schreiben oder ein mündlicher Hinweis. In größeren Betrieben, die Erholungsbeihilfe anbieten, kann die Personalabteilung möglicherweise ein entsprechendes Formular zur Verfügung stellen. In Gewerkschaften erfolgt die Beantragung von Erholungsbeihilfe normalerweise zentralisiert.

Folgende Informationen sind in der Regel erforderlich, um die Erholungsbeihilfe zu beantragen:

• Wann ist der bezuschusste Urlaub geplant?

• Plant der Mitarbeiter, Ehepartner oder Kinder mitzunehmen?

• Plant der Mitarbeiter zu reisen oder zu Hause zu bleiben?

Die Erholungsbeihilfe ist eine Einmalzahlung, welche nur einmal jährlich vom Mitarbeiter in Anspruch genommen werden kann. Wenn ein Mitarbeiter einen Beleg oder Nachweis für die Erholungsmaßnahme einreicht, wird der Betrag der Erholungsbeihilfe über die Lohnabrechnung ausgezahlt. Bei der Erholungsbeihilfe über Mitarbeiter-Benefit Apps läuft dieser Prozess voll automatisch ab.

Tipp: Es kann sein, dass nicht immer genau 156 Euro pro Jahr für die eigene Erholung ausgegeben werden. Arbeitnehmer können deshalb einfach ihre Belege sammeln und diese erst nach dem Urlaub einreichen. Der Arbeitgeber kann die Kosten dann erstatten, wodurch die Erholungsbeihilfe steuerfrei bleibt.

Die Erholungsbeihilfe muss frühestens 3 Monate vor Urlaubsbeginn und spätestens 3 Monate nach der Beendigung des Urlaubs ausgezahlt werden. Sie darf dabei allein für Erholungszwecke eingesetzt werden.

Bei Probonio wird die Erholungsbeihilfe direkt und automatisiert im Folgemonat ausgezahlt, wodurch die Mitarbeiter von einem schnellen Erhalt des Zuschusses profitieren können.

Arbeitgeber haben eine 2024 Vielzahl von steuerfreien Zuwendungen zur Verfügung, die sie ihren Arbeitnehmern gewähren können. Darunter fallen z.B. Mobilitätszuschüsse (z.B. Jobtickets), monatliche Gutscheine als Sachbezug 50 Euro, Essenszuschüsse zum Mittagessen oder auch Kindergartenzuschüsse.

Diese steuerfreien Zuwendungen bieten Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Im Vergleich zu Gehaltserhöhungen sind für Arbeitgeber keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Arbeitnehmer profitieren von den Zuschüssen in der Regel vollständig steuerfrei, was zu einem höheren Nettogehalt führt. Diese Situation schafft eine Win-win-Situation für beide Seiten.

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, neben dem Zuschuss für sich selbst auch Zuschüsse für seinen Ehepartner und jedes Kind zu erhalten. Die Freibeträge für diese Beihilfen sind wie folgt festgelegt:

• 156€ für jeden Arbeitnehmer

• zusätzlich 104€ für Ehepartner

• zusätzlich 52€ für jedes Kind

Ein Beispiel hierfür: Frau Maier ist verheiratet und hat zwei Kinder. Sie plant, mit ihrer Familie drei Wochen in den Urlaub zu fahren. Nach ihrem Urlaub beantragt sie über die Probonio-App die Erholungsbeihilfe und erhält im Folgemonat eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung in Höhe von 468€.

Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz gilt auch bei der Gewährung von Erholungsgeld vom Arbeitgeber. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass eine spezielle Es ist nicht erforderlich, dass Erholungsbeihilfen einer großen Anzahl von Mitarbeitern gewährt werden. Ein Unternehmen kann die Lohnsteuer auch dann pauschalieren, wenn bspw. nur bestimmte Gruppen wie Eltern oder langjährige Mitarbeiter eine entsprechende Erholungsbeihilfe erhalten.

Die Möglichkeit zur Pauschalbesteuerung des Erholungsgelds vom Arbeitgeber besteht unabhängig davon, ob es sich um das erste Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters handelt oder nicht. Wenn ein Mitarbeiter zwei Arbeitsverhältnisse hat, beispielsweise eines in Steuerklasse I bis V und eines in Steuerklasse VI oder als Minijob, kann in jedem Arbeitsverhältnis eine Pauschalbesteuerung bis zu den oben genannten Grenzen vorgenommen werden.