Mobilitätsbudget für Mitarbeiter:
Alle Infos zur Versteuerung

Die Funktionsweise: Das Mobilitätsbudget in Kürze erklärt

Mit dem Mobilitätsbudget können Unternehmen ihren Mitarbeitern ein flexibles Mobilitätsangebot zur Verfügung stellen. Vor allem seit 2019 ist aufgrund der Gesetzesänderung und der damit einhergehenden Steuererleichterungen das Mobilitätsbudget ein beliebter Benefit. Für das Mobilitätsbudget gibt es verschiedene Umsetzungsvarianten, – als 50 Euro Sachbezug oder als Erstattungsprinzip - die eine steuerfreie Erstattung ermöglichen. Somit bietet das Mobilitätsbudget einfache Möglichkeiten zur smarten Steueroptimierung.

Der Vorteil für Arbeitnehmer: Sie können im Rahmen des festgelegten Budgets verschiedene nachhaltige Mobilitätsmittel verwenden und ihr monatliches bzw. jährliches Budget flexibel und steueroptimiert nutzen. Dies erfüllt besonders die neuen Bedürfnisse jüngerer Generationen, wie Nachhaltigkeit und Flexibilität – dadurch wird das Mobilitätsbudget eine besonders beliebte Alternative zum Dienstwagen.

Die Funktionsweise des Mobilitätsbudgets sieht wie folgt aus:

1. Unternehmen legen die Höhe des Mobilitätsbudgets fest und stellen es monatlich oder jährlich zur Verfügung.
2. Arbeitgeber können dabei entscheiden, ob sie das Mobilitätsbudget komplett steuerfrei oder flexibel für alle Mobilitätsmittel anbieten.
3. Mitarbeiter reichen ihre Belege für die Nutzung ihrer Mobilitätsmittel meist digital per App ein. Anschließend prüft der Arbeitgeber oder der Anbieter des Mobilitätsbudgets die eingereichten Tickets. Es gibt jedoch bereits Benefit-Anbieter, die die Belegprüfung und intelligente Steueroptimierung vollständig übernehmen.
4. Die Ausgaben für die Mobilitätsnutzung werden direkt über das Gehalt erstattet.
5. Übrig gebliebenes Budget kann im Folgemonat bzw. im selben Jahr genutzt werden oder verfällt.

Welche Verkehrsmittel können mit dem Mobilitätsbudget genutzt werden?

Generell können mit dem Mobilitätsbudget für Mitarbeiter alle Verkehrsmittel genutzt werden. Jedoch unterscheidet sich hierbei die Versteuerung je nach Verkehrsmittel und der Höhe des festgelegten Budgets.

• Öffentlicher Nahverkehr, wie bspw. S-Bahn und Linienbus
• Öffentlicher Fernverkehr, wie bspw. Fernbus und Fernzug
• Carsharing, wie bspw. Miles
• E-Bikes
• E-Scooter
• Privatwagen
• Dienstwagen
• Mietwagen
• Taxi
• Uber
• Treibstoff für private Fahrzeuge (z.B. Auto)
• Inspektionen und Reparaturen für Autos, Motorräder, Fahrräder oder E-Scooter
• Parktickets oder Mautgebühren
• Fahrzeugreinigungen (z.B. Waschanlage)
• Reifenwechsel
• Und noch mehr

Welche Verkehrsmittel können mit dem Mobilitätsbudget steuerfrei ausgezahlt werden?

Grundsätzlich entsteht durch das Angebot eines Mobilitätsbudgets ein geldwerter Vorteil, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Jedoch gibt es zwei Varianten, um das Mobilitätsbudget steuerfrei anzubieten:

• Variante A: Das Mobilitätsbudget wird über den Sachbezug bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich steuerfrei abgerechnet. Hier können auch steuerfreie Gutscheine von Mobilitätsanbietern wie Miles, Sixt oder Flixbus oder das Deutschlandticket als Jobticket an die Mitarbeiter verteilt werden.
• Variante B: Arbeitgeber bezuschussen die vom Mitarbeiter getragenen Mobilitätskosten über den ÖPNV-Zuschuss in Form des Erstattungsprinzip. Diese Variante zählt nicht zum Sachbezug, da das Erstattungsprinzip als Barzuwendung zählt.

Der Vorteil von Variante B liegt darin, dass das Mobilitätsbudget auch zusätzlich zu bereits gewährten 50 Euro Sachbezügen (z.B. Gutscheine) steuerfrei ausgezahlt werden darf. Somit können z.B. steuerfreie Gutscheine bis zu 50 Euro und zusätzlich das Mobilitätsbudget als Erstattungsprinzip erstattet werden.

Folgende Verkehrsmittel können mit dem ÖPNV-Zuschuss steuerfrei genutzt werden:

• Öffentlicher Nahverkehr für private und berufliche Fahrten: Linienbus, Tram, U-Bahn, S-Bahn und Nahverkehrszug
• Öffentlicher Fernverkehr für berufliche Fahrten: Fernzug und Fernbus

Die Voraussetzung für die steuerfreie Erstattung der Mobilitätsnutzung, ist die Einreichung der gekauften Tickets, wie bspw. Monatskarten, Jahreskarten oder Einzeltickets. Benefit-Anbieter wie Probonio bieten bereits die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Belege einfach per App hochladen können. Die Prüfung der Belege übernimmt Probonio selbst, wodurch für die HR-Abteilung kein Verwaltungsaufwand für das Mobilitätsbudget anfällt.

Die Vorteile der ÖPNV-Nutzung liegen nicht nur in der Steuerfreiheit: Unternehmen fördern durch das steuerfreie Mobilitätsbudget aktiv die Nachhaltigkeit, indem sie ihre Mitarbeiter dazu animieren, klimaschonende Mobilitätsmittel zu verwenden. So können Arbeitgeber nicht nur kostengünstige Benefits anbieten, sondern auch die CO2 Emissionen im Unternehmen verringern.

Ein zusätzlicher Pluspunkt: Auch das 49-Euro-Ticket , das ab Mai 2023 deutschlandweit für den ÖPNV genutzt werden kann (daher auch bekannt als Deutschlandticket), lässt sich über das Mobilitätsbudget steuerfrei anbieten. Da das Deutschlandticket die Freigrenze von 50 Euro monatlich nicht übersteigt, können Arbeitgeber dieses auch komplett ohne Besteuerung als Sachbezug anbieten.

Wird das Jobticket nicht zusätzlich zum Gehalt, sondern in Form einer Gehaltsumwandlung angeboten, fällt für Arbeitgeber eine Pauschalsteuer von 15% an. Nehmen zudem Arbeitgeber keinen Eintrag auf der Lohnsteuerbescheinigung vor, wird sogar eine Pauschalsteuer von 25% fällig.

Welche Verkehrsmittel müssen beim Mobilitätsbudget versteuert werden?

Grundsätzlich müssen alle Verkehrsmittel, die nicht im ÖPNV enthalten sind, versteuert werden, wie bspw.

• Carsharing, wie bspw. Miles
• E-Bikes
• E-Scooter
• Privatwagen
• Dienstwagen
• Mietwagen
• Taxi
• und Uber.

Jedoch unterscheidet sich die Besteuerung je nach Umsetzung des Mobilitätsbudgets.

Hier gelten folgende Regelungen:

• Der ÖPNV ist in unbegrenzter Höhe steuerfrei. Wird das Mobilitätsbudget als Erstattungsprinzip für Verkehrsmittel, die nicht unter den ÖPNV fallen, erstattet, ist dieses komplett steuerpflichtig.
• Wird das Mobilitätsbudget über den Sachbezug abgerechnet, in Form einer Sachzuwendung (z.B. Übergabe des Jobtickets durch den Arbeitgeber) übergeben und übersteigt die monatliche Freigrenze von 50 Euro, können Arbeitgeber § 37b EStG für sich nutzen. Da betriebliche Sachzuwendungen nicht in Form von Geld erfolgen und die Grenze von 10.000 Euro je Geschäftsjahr nicht überschreiten, können sie generell mit 30% pauschal versteuert werden (§ 37b EStG). Wichtig ist hierbei, dass der Bezug auf § 37b EStG klar in der Gehaltsabrechnung angegeben wird. Der Nachteil: Der Sachbezug wird von vielen Unternehmen bereits für andere Benefits eingesetzt und sorgt somit in vielen Fällen nicht mehr für hohe Steuerersparnisse.
• Wird das Mobilitätsbudget in Form einer Gehaltsumwandlung gewährt (heißt die Kosten für die Mobilitätsnutzung werden vom Bruttogehalt des Mitarbeiters abgezogen), ist dieses voll steuerpflichtig. Deshalb bieten die meisten Unternehmen das Mobilitätsbudget zusätzlich zum Gehalt an.
• Pauschale Fahrtkostenzuschüsse (z.B. 0,20€ pro Kilometer) für die tägliche Fahrt zur Arbeit müssen mit 15% pauschal versteuert werden. Hierbei können bis zu 30 Cent für die ersten 20 Kilometer (seit 2022 38 Cent ab dem 21. Kilometer) für maximal 180 Arbeitstage steuerlich geltend gemacht werden (EStG § 9 Werbungskosten).
• Ladevorrichtungen für Hybrid- oder Elektrofahrzeuge, die vom Arbeitgeber für seine Mitarbeiter angeschafft werden, sind steuerbegünstigt und können mit 25% pauschal versteuert werden. Jedoch ist das Aufladen des Fahrzeugs auf dem Betriebsgelände oder bei anderen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Vorrichtung komplett abgabenfrei (BMF-Schreiben zur steuerlichen Förderung von Elektromobilität).

Wie funktioniert die Versteuerung von Dienstfahrrädern?

Auch für die Versteuerung von E-Bikes und Firmenrädern gibt es verschiedene Regelungen:

• Fahrräder und E-Bikes, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn vom Arbeitgeber finanziert werden, sind lohnsteuerfrei.
• Dienstfahrrad-Leasing in Form einer Gehaltsumwandlung sind nicht lohnsteuerfrei. Hier profitieren Mitarbeiter jedoch davon, dass sowohl für berufliche als auch private Fahrten nur 1% eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels (ca. 0,25% des Bruttolistenpreises) der unverbindlichen Preisempfehlung als geldwerter Vorteil angesetzt werden muss.

Die Voraussetzung für diese steuerlichen Begünstigungen ist, dass es sich bei E-Bikes nicht um Kraftfahrzeuge handelt. Dementsprechend dürfen die Fahrräder keinen Elektroantrieb beinhalten und müssen verkehrsrechtlich als Fahrrad eingeordnet sein. Jedoch können alle Arten von E-Bikes (auch mit Einordnung als Kraftfahrzeug) steuerfrei beim Arbeitgeber aufgeladen werden.

Wie können Arbeitgeber bestmöglich von der Versteuerung des Mobilitätsbudgets profitieren?

Aufgrund der Steuerfreiheit bietet der ÖPNV-Zuschuss für Arbeitgeber die günstigste Möglichkeit, nachhaltige Mobilität zu bezuschussen. Vor allem die Steuerfreiheit für ÖPNVN-Zuschüsse in unbegrenzter Höhe bietet einen deutlichen Vorteil dieses Erstattungsprinzips. Durch Anbieter des Mobilitätsbudget fällt für Arbeitgeber hierbei kein Aufwand an, da die Prüfung der Mobilitätsbelege komplett übernommen wird. Da beim ÖPNV-Zuschuss allein private und berufliche Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr und berufliche Fahrten mit dem öffentlichen Fernverkehr enthalten sind, bietet sich dieses Mobilitätsangebot besonders für Unternehmen mit einer guten ÖPNV-Anbindung an. Dementsprechend sollten vor allem Unternehmen mit Sitz in größeren Städten hier die steuerlichen Vorteile für sich nutzen. Zudem sorgen Mobilitätsanbieter auch für Verkehrsmittel, die nicht unter den ÖPNV fallen, durch intelligente Steueralgorithmen für die maximale Steuerersparnis.

Aber auch der 50 Euro Sachbezug bietet eine geeignete Möglichkeit, ordentlich Steuern zu sparen: Hierbei können Arbeitgeber zusätzlich zum ÖPNV-Zuschuss steuerfreie Gutscheine für verschiedene Mobilitätsanbieter wie die Deutsche Bahn oder Miles gewähren. Die Gutscheine können auch für Mitarbeiter, die vorwiegend mit dem Auto von A nach B kommen, von Vorteil sein: Da über den Sachbezug auch Tankgutscheine für Tankstellen wie Aral, Shell oder Jet angeboten werden können, profitieren Arbeitnehmer hier von höheren Steuerersparnissen als bei den pauschalen Fahrtkostenzuschüssen.

Lohnt sich das Mobilitätsbudget mehr als eine herkömmliche Gehaltserhöhung?

Das Mobilitätsbudget bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer durch die günstigen Regelungen steuerliche Vorteile. Aufgrund der steuerlichen Begünstigungen können Unternehmen hierbei einiges an Abgaben sparen – vor allem im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung.

Anbieter wie Probonio arbeiten mit intelligenten Steueralgorithmen, die automatisch die vorteilhafteste Steueroptimierung anwenden. Auch die Belegeinreichung und -prüfung wird durch die Mitarbeiter-App komplett abgedeckt, wodurch die Personalabteilung mit keinem Verwaltungsaufwand für das Mobilitätsbudget rechnen muss.

Neben den Steuerersparnissen sparen Arbeitgeber noch weitere Kosten: Aufgrund des flexiblen Mobilitätsangebots benötigen nicht mehr so viele Mitarbeiter einen Dienstwagen. Dadurch reduzieren sich die Fuhrparkkosten für Unternehmen enorm. Auch der verringerte Verwaltungsaufwand für die Planung des Fuhrparks stellt einen finanziellen Vorteil dar.

Allerdings müssen Arbeitgeber in Betracht ziehen, dass ein flexibles Mobilitätsbudget nicht für alle Mitarbeiter die bessere Alternative zur Gehaltserhöhung darstellt. Bestimmte Berufe wie Vertriebler oder Außendienstler benötigen einen Dienstwagen, um Kundenbesuche so schnell und effizient wie möglich zu gestalten. Aber auch Handwerker, die bspw. Werkzeug von A nach B transportieren müssen, benötigen ein geeignetes Dienstfahrzeug. Hier müssen Unternehmen abwägen, für welche Mitarbeiter das Mobilitätsbudget von Vorteil ist.