Steuerfreie Gutscheine 2023
als Mitarbeiter-Benefit anbieten

Was sind steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter?

Arbeitgeber können mit steuerfreien Gutscheinen, auch Sachzuwendungen, Mitarbeitergeschenke oder Aufmerksamkeit genannt, ihren Mitarbeitern ein lohnsteuer- und sozialversicherungsfreies Gehaltsextra anbieten. Diese Gutscheine können die Mitarbeiter bei entsprechenden Anbietern einlösen und so einige Kosten sparen.

Arbeitgeber können hierbei zum einen monatliche Gutscheine anbieten, die bis zur monatlichen steuerbegünstigten Freigrenze von 50 Euro steuerfrei sind. Zum anderen können Unternehmen auch steuerfreie Gutscheine zu persönlichen Anlässen, sogenannte Aufmerksamkeiten, gewähren, welche für die Abgabenfreiheit die Grenze von 60 Euro nicht übersteigen dürfen.

Diese Freigrenzen sind auf die Regelungen für den sogenannten Sachbezug zurückzuführen, welcher im BMF-Schreiben und in § 8 Abs. 1 EStG geregelt ist.

Wie werden Gutscheine für Mitarbeiter 2023 versteuert?

Seit dem 01. Januar 2022 können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine monatliche Sachzuwendung von bis zu 50 Euro pro Monat (zuvor 44 Euro), sprich 600 Euro pro Jahr, gewähren. Sofern die steuerfreien Gutscheine unter der Freigrenze von 50 Euro verbleiben, sind diese sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.

Neben den monatlichen Gutscheinen können Arbeitgeber Mitarbeitern auch Gutscheine zu persönlichen Anlässen bis zu einem Wert von bis zu 60 Euro pro Anlass verschenken. Dies sollte allerdings nicht mehr als drei Aufmerksamkeiten pro Jahr übersteigen.

Grundsätzlich können allein Waren und Dienstleistungen unter den Sachbezug fallen. Deshalb sind alle Geldleistungen, sprich die Auszahlung von Barlohn, steuerpflichtig. Somit sind auch für nachträgliche Kostenerstattungen wie beispielsweise die Übernahme der Spritkosten des Mitarbeiters, Steuern abzuführen und können nicht als Sachbezug abgerechnet werden (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EstG, BMF-Schreiben 15- März 2022).

Hinsichtlich der Aufzeichnung von Gutscheinen müssen Arbeitgeber am Ende des Monats darauf achten, dass alle Sachbezüge die Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigen. Zudem müssen in der Lohnbuchhaltung die Höhe der Leistung pro Monat und der Tag, an dem die Gutscheine gewährt worden sind, aufgeführt werden.

Welche Gutscheine für Mitarbeiter sind 2023 steuerfrei?

Nur Gutscheine, die die Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen, können steuerfrei gewährt werden. Zusammengefasst sind das Gutscheine, die zum einen nur von der Produktpalette von einem Gutscheinaussteller in Anspruch genommen werden können. Zum anderen gelten auch Gutscheine als steuerfrei, die nur in einem begrenzten Kreis an bestimmten Akzeptanzstellen eingelöst werden können. Dies inkludiert auch den Online- Shop eines bestimmten Anbieters (BMF-Schreiben 15. März 2022).

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter können somit z.B. auch von Großunternehmen wie REWE oder Media Markt angeboten und auch im Online-Shop dieser Anbieter eingelöst werden. Da sich die Einlösung der Gutscheine auf einen bestimmten Kreis an Akzeptanzstellen begrenzt, können Arbeitgeber hierbei die Gutscheine komplett steuerfrei über den Sachbezug absetzen.

Wann sind Gutscheine für Mitarbeiter 2023 steuerpflichtig?

Die Steuerfreiheit für Mitarbeitergutscheine kann aus verschiedenen Gründen entfallen. Zum einen darf die Sachzuwendung nicht in Form einer Gehaltsumwandlung erfolgen, muss also zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EstG). Zudem darf die Freigrenze von 50 Euro nicht überschritten werden, da sonst der gesamte Betrag der Sachleistung steuer- und sozialversicherungspflichtig wird.

Darüber hinaus können keine Gutscheine unter den Sachbezug abgerechnet werden, die bei einem unbegrenzten Kreis an Akzeptanzstellen eingelöst werden können. Dies ist vor allem bei Online-Shops der Fall, die die Möglichkeit bieten, Gutscheine bei Marketplace-Partnern einzulösen. Somit können z.B. keine Mitarbeitergutscheine für Online-Shops wie Amazon oder Zalando angeboten werden.

Ideen für Mitarbeitergutscheine

Die Möglichkeiten für das Angebot von Gutscheinen für Mitarbeiter sind vielfältig und bieten Arbeitgebern die ideale Möglichkeit, auf die verschiedenen Bedürfnisse ihrer Arbeitnehmer einzugehen. Während manche Mitarbeiter sich eher über einen Gutschein für den wöchentlichen Lebensmitteleinkauf freuen, machen sich andere ein persönliches Geschenk und lösen den Gutschein in ihrem Lieblingsbekleidungsgeschäft ein. Um Ihnen als Arbeitgeber für das Gutscheinangebot Inspiration mit auf den Weg zu geben, haben wir im Folgenden ein paar Beispiele für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse aufgezeigt.

1. Mitarbeitergutscheine für Supermärkte

Lebensmittel einkaufen müssen wir alle. Umso wertvoller sind steuerfreie Gutscheine, die sich im Supermarkt um die Ecke einlösen lassen. Besonders vor dem Hintergrund der Inflation, die sich besonders an der Kasse beim Wocheneinkauf bemerkbar macht, können Gutscheine vom Arbeitgeber eine tolle Möglichkeit sein, Mitarbeiter bei ihren alltäglichen Kosten zu unterstützen. Die meisten großen Supermarktketten, wie beispielsweise REWE, Penny oder Lidl bieten auch Gutscheine an, wodurch Mitarbeitern eine große Auswahl an verschiedenen Akzeptanzstellen zur Verfügung steht.

2. Mitarbeitergutscheine zum Tanken

Ähnlich wie beim Lebensmitteleinkauf sind auch die meisten Personen auf ein Auto angewiesen und müssen für die monatlichen Spritkosten aufkommen. Und auch hier hat sich die derzeitige Inflation negativ auf die Preise ausgewirkt, wodurch auch Tankgutscheine als beliebtes Mitarbeiter-Benefit gelten. Auch hier bieten viele bekannte Tankstellen wie Aral, Total oder Go die Möglichkeit von Gutscheinen an.

Tipp: Für Mitarbeiter, die kein eigenes Auto nutzen, können Arbeitgeber auch beispielsweise Gutscheine der Deutschen Bahn anbieten. Für Fahrten mit dem ÖPNV kann ein monatliches Mobilitätsbudget zusätzlich zum 50 Euro Sachbezug steuerfrei angeboten werden. Andere Mobilitätsformen, wie beispielsweise Carsharing, können über den Sachbezug mit Gutscheinen von Anbietern wie Miles unterstützt werden.

3. Mitarbeitergutscheine zum Shoppen

Für Personen, die sich auch mal gerne etwas gönnen und sich lieber etwas Schönes kaufen, bieten Gutscheine von Shoppinganbietern eine tolle Möglichkeit. Von Kleidungsherstellern wie H&M oder Mango über Einrichtungshäuser wie IKEA oder Höffner bis hin zu Beauty—Shops wie Douglas kann sich die Auswahl an Gutscheinen über verschiedenste Produktkategorien erstrecken. Besonders für Aufmerksamkeiten sind Shopping-Anbieter eine passende Option, um Mitarbeitern zu besonderen Anlässen eine Freude zu bereiten.

4. Mitarbeitergutscheine zum Reisen

Falls Mitarbeiter den Sachbezug-Benefit lieber für Aktivitäten nutzen möchten, stehen auch hier vielfältige Möglichkeit zur Verfügung: Arbeitgeber können Gutscheine von Anbietern wie airbnb, Jochen Schweizer oder Best Western offerieren, mit denen sie ihre Mitarbeiter bei ihrer nächsten Reise unterstützen können. Hierfür können Gutscheine über einen längeren Zeitraum angesammelt und dann gemeinsam eingelöst werden, wodurch auch größere Beträge angespart werden können. Hierbei muss allerdings berücksichtigt werden, dass die Gutscheine bereits im Monat der Gewährung aktiviert werden und dann zur späteren Einlösung aufbewahrt werden müssen.

Lohnen sich steuerfreie Gutscheine für Arbeitgeber?

Für Arbeitgeber, die einen steuer- und sozialversicherungsfreien Benefit suchen, der Mitarbeitern die maximale Flexibilität bietet, sind steuerfreie Gutscheine eine tolle Option. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten können hier die Bedürfnisse verschiedenster Alters- und Interessensgruppen abgedeckt werden. Dies stärkt nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern auch die Mitarbeiterbindung. Vor allem die Freude über das monatliche Geschenk oder die Aufmerksamkeit zum eigenen Geburtstag, verstärkt nochmal das Gefühl von Anerkennung und Wertschätzung — und macht einfach glücklich!

Zudem profitieren auch Mitarbeiter im Homeoffice von diesem Benefit, denn die steuerfreien Gutscheine sind nicht an den Arbeitsort gebunden. Hierbei sind besonders digitale Gutscheinkarten von Vorteil, da sich diese deutschlandweit einsetzen lassen und auch Mitarbeitern an weit entfernten Standorten einen Vorteil bieten.

Unser Tipp: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine vielfältige Auswahl an Gutscheinen und stellen Sie Ihr persönliches Gutschein-Portfolio zusammen. Damit lassen Sie Ihren Arbeitnehmern die freie Wahl und können dabei zusätzlich selbst entscheiden, welche Anbieter Sie in Ihre Auswahl inkludieren.

Gesetzliche Grundlagen zum Sachbezug:

• BMF-Schreiben vom 15.03.2022 (Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug)
• § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (50 Euro Sachbezug)
• R 19.6 LStR (60 Euro Sachbezug)
• § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR (Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug)
• § 8 Abs. 1 EStG (Steuerliche Behandlung von Sachbezügen)
• R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR (Gutscheinausgabe)