Warengutschein für Mitarbeiter:
Regelungen, Voraussetzungen und Beispiele 

Ein Warengutschein für Mitarbeiter ist eine zusätzliche Leistungen vom Arbeitgeber in Form eines Gutscheins. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Warengutscheine als freiwillige Anerkennung zukommen lassen.

Mit diesen Gutscheinen können Mitarbeiter verschiedene Waren und Dienstleistungen beim entsprechenden Gutscheinpartner erwerben. Hierbei kann es sich um bspw. Tankgutscheine, Einkaufsgutscheine für Supermärkte oder Restaurants oder auch traditionelle Gutscheine zum Shopping handeln.

Aufgrund ihrer vielseitigen Einsatzmöglichkeiten sind Warengutscheine ein besonders beliebter Benefit, um Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen und die Arbeitszufriedenheit zu steigern. Zudem können Arbeitgeber über die Abrechnung der Warengutscheine über den 50 Euro Sachbezug von hohen Steuereinsparungen profitieren. 

Neben herkömmlichen Warengutscheinen haben Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Essensgutscheine (auch Essenszuschuss genannt)  an Mitarbeiter steuerfrei zu gewähren. Jedoch gelten hierbei unterschiedliche Regelungen: 

• Essensgutscheine als monatlicher Essenszuschuss: Arbeitgeber können unter Einhaltung der Richtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) können ab 2024 bis zu 7,23 Euro pro Tag und Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei erstattet werden.

• Warengutschein: Warengutscheine wie Tank- oder Geschenkgutscheine sind bis zu 50 Euro monatlich (600 Euro pro Jahr) steuerfrei (§8 Abs. 2 Satz 11 EStG). 

Arbeitgeber können hierbei entscheiden, ob sie nur eine der beiden Varianten offerieren oder sowohl Essensgutscheine als auch Warengutscheine gewähren. Werden beide Benefits kombiniert, sind auch weiterhin die steuerlichen Vorteile bei Einhaltung der Regelungen sichergestellt. 

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Gutscheine oder Geldkarten den Vorschriften gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 (ZAG) entsprechen. Sie dürfen ausschließlich für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten verwendet werden.

Große Unternehmen wie Otto oder Media Markt können steuerfreie Gutscheine anbieten, die auch online einlösbar sind. Arbeitgeber können diese Gutscheine steuerfrei als Sachbezug gewähren, da sie auf spezifische Akzeptanzstellen beschränkt sind (gemäß BMF-Schreiben vom 15. März 2022). Solche Gutscheine dürfen jedoch nur für Produkte des jeweiligen Online-Händlers verwendet werden, um als Sachlohn zu gelten. Wenn der Händler auch Produkte von externen Anbietern anbietet, wie es bspw. bei Amazon der Fall ist,  erfüllt der Gutschein nicht die Kriterien. 

Verschiedene Arten von Gutscheinen oder Geldkarten gelten als Sachzuwendungen:

• Gutscheine oder Geldkarten, die Waren oder Dienstleistungen des Ausstellers erlauben, unabhängig vom Standort des Ausstellers oder der Begrenzung des Sortiments.

• Gutscheine oder Geldkarten, die bei einem bestimmten Netzwerk von Akzeptanzstellen im Inland nutzbar sind, selbst wenn sie für Inlandsfilialen oder Online-Shops gelten.

• Gutscheine oder Geldkarten, die nur für eine begrenzte Produktpalette verwendet werden können, wie Zuschüsse zum Fitnessstudio oder Jobtickets.

Grundsätzlich haben alle Mitarbeiter Anspruch auf einen Warengutschein über den 50 Euro Sachbezug als zusätzliches Gehalt, unabhängig von ihrer Beschäftigungsart wie Teilzeit, Minijob oder Ausbildung.

Bestimmte Voraussetzungen müssen für die Steuerfreiheit eines Warengutscheins erfüllt sein:

• Der Warengutschein erfolgt zusätzlich zum regulären Gehalt und ist kein fester Bestandteil des Arbeitslohns.

• Der Warengutschein wird nicht als Bargeld ausgezahlt.

• Der Warengutschein überschreitet nicht die monatliche Freigrenze von 50 Euro (vor 2022: 44 Euro).

• Die Lohnabrechnung dokumentiert die Höhe des Sachbezugs und den Tag des Erhalts des Warengutscheins. 

• Die Vorgaben gemäß ZAG (§ 2 Abs. 1. Nr. 10 a, b oder c) werden eingehalten. 

• Der Arbeitgeber gewährt die Warengutscheine monatlich und darf sie nicht ansammeln, um sie später zu übergeben.

Ein Warengutschein für Mitarbeiter darf die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigen, da sonst der gesamte Betrag steuerpflichtig wird. Bereits durch einen Cent über der 50-Euro-Grenze, sprich 50,01 Euro, führt schon zu einer vollen Versteuerung des Betrags.  

Zudem ist es entscheidend, dass sich die monatliche Freigrenze von 50 Euro auf alle Sachzuwendungen bezieht. Werden also weitere Sachbezüge wie eine betriebliche Krankenversicherung oder ein Zuschuss zum Fitnessstudio gewährt, müssen die Beiträge in die monatlichen 50 Euro eingerechnet werden. Somit dürfen alle gewährten Sachzuwendungen zusammen nicht mehr als 50 Euro betragen. Falls die Einhaltung der Grenze mit den angebotenen Sachbezügen nicht möglich ist, können Mitarbeiter auch eigene Zuzahlungen leisten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Ein monatlicher Warengutschein ist auch 2024 steuerfrei, sofern die genannten Voraussetzungen und Regelungen vom Arbeitgeber eingehalten werden. Vor allem die Einhaltung der Freigrenze ist von großer Bedeutung.

Was viele Arbeitgeber nicht wissen: Auch können zu persönlichen Anlässen im Leben des Mitarbeiters Warengutscheine als Aufmerksamkeit steuerfrei verschenkt werden. Hier gilt sogar eine Freigrenze von 60 Euro je Anlass. Hierbei wird Arbeitgebern empfohlen, nicht mehr als drei Aufmerksamkeiten pro Jahr zu verschenken.

Inzwischen gibt es verschiedene Benefit-Anbieter, die eine vielfältige Auswahl an Gutscheinpartnern anbieten und sich auch um alle steuerlichen Regelungen kümmern. So kann die Rechtskonformität und regelmäßige, meist digitale Ausgabe der Gutscheine sichergestellt werden und Arbeitgebern den Verwaltungsaufwand für die Warengutscheine abnehmen. 

Steuerfreie Warengutscheine für Mitarbeiter bieten einige Vorteile:

• Durch einen Warengutschein können Arbeitgeber Wertschätzung zeigen, was die Mitarbeitermotivation und -bindung stärkt.

• Durch die steuerlichen Vergünstigungen können Arbeitgeber einige Kosten sparen im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung.

• Mitarbeiter können den Warengutschein mit dem richtigen Anbieter für verschiedene Waren oder auch Dienstleistungen nutzen. 

Jedoch müssen Arbeitgeber auch mögliche Nachteile berücksichtigen:

• Die Auswahl der Waren oder Dienstleistungen ist begrenzt, vor allem wenn nur eine geringe Auswahl an Gutscheinpartnern besteht. 

• Falls der Mitarbeiter keinen passenden Gutscheinpartner findet oder einen Warengutschein für einen für ihn unattraktiven Anbieter erhält, bringt der Warengutschein nur geringen Mehrwert. 

• Ohne einen passenden Benefit-Anbieter kann die Verwaltung und Bereitstellung der Warengutscheine viel Zeit und Ressourcen vom Arbeitgeber erfordern. 

Abschließend lässt sich festhalten, dass ein Warengutschein für Mitarbeiter ein äußerst attraktiver Mitarbeiter-Benefit ist. Diese Form der Anerkennung und Belohnung trägt dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu stärken, die Motivation zu steigern und eine vielfältige Auswahl an Möglichkeiten für die Mitarbeiter zu bieten. Durch die steuerlichen Vorteile und die Flexibilität in der Nutzung erweist sich der Warengutschein als ein äußerst attraktives Mittel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig zusätzliche Kosten zu sparen. 

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