Essenszuschuss 2024
Den Sachbezugswert für Verpflegung richtig nutzen

Benefit-Experte
Ina Deschu

Wirtschaftspsychologin

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aktualisiert am 02. Januar 2024

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Lesezeit: 5 Minuten

Sachbezugswert für Mittagessen 2024

Das Wichtigste in Kürze

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Mit dem Essenszuschuss können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter steuerfrei beim arbeitstäglichen Mittagessen unterstützen.

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Im Jahr 2024 können Arbeitgeber monatlich 108,45 Euro (täglich 7,23 Euro) steuerfrei auszahlen.

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Bei einem Eigenanteil des Mitarbeiters von unter 4,13 Euro, muss der Restbetrag des amtlichen Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden.

Was sind der Essenszuschuss und Sachbezugswert für Verpflegung?

Arbeitgeber haben mit dem Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter beim arbeitstäglichen Mittagessen finanziell zu unterstützen. Diesen Verpflegungszuschuss können Mitarbeiter sowohl in der internen Firmenkantine als auch außerhalb in nicht betrieblichen Einrichtungen nutzen.

Arbeitgeber können hierfür entweder Papier-Essensmarken (z.B. Essensgutscheine) ausstellen oder die moderne Variante der digitalen Essensmarken anbieten. Durch die digitalen Essensmarken wird die Anwendung des Essenszuschusses stark erleichtert, da der Verpflegungszuschuss in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt genutzt werden kann. Somit haben auch Arbeitnehmer im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zu erhalten.

Dieser Zuschuss zum Mittagessen kann steuerbegünstigt über den Sachbezugswert Verpflegung abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter nicht in Form einer Geldleistung erhalten. Somit erfolgen Sachbezugswerte zusätzlich zum Arbeitsentgelt. Hierzu gehören z.B. Kleidung, Wohnungen oder Mahlzeiten.

Was sind die Sachbezugswerte für Verpflegung im Jahr 2024?

In der „Vierzehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung" sind geänderte Sachbezugswerte fur das Jahr 2024 festgelegt. Für das Jahr 2024 liegt der Sachbezugswert für Verpflegung bei 4,13 Euro je arbeitstägliches Mittagessen oder Abendessen (2023: 3,80 Euro). Für das Frühstück liegt der Wert bei 2,17 Euro (2023: 2 Euro) und für eine gesamte Verpflegung, sprich Frühstuck, Mittagessen und Abendessen, bei 10,43 Euro (2023: 9,60 Euro). Der Sachbezugswert kann generell nur für Mahlzeiten mit einem Wert von weniger als 60 Euro angesetzt werden (BMF-Schreiben 07.12.2023) .

Den Sachbezugswert für Verpflegung können Arbeitgeber mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken. Somit setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2024 aus folgenden zwei Anteilen zusammen:

  1. Sachbezugswert: 4,13 Euro (ggf. pauschal zu versteuern)
  2. Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich 2024 somit maximal 7,23 Euro je Arbeitstag erstatten.

Wie wird der Essenszuschuss vom Arbeitgeber 2024 steuerlich berechnet?

Prinzipiell sind digitale Essensmarken, egal ob in Papierform oder digital, anteilig durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern. Die Zuschüsse, die der Mitarbeiter dabei über die Lohnabrechnung erhält, sind hingegen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die steuerfreie Aufstockung von 3,10 Euro kann nur gewährt werden, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts von 4,13 Euro geleistet hat.

Praktische Beispiele zur Berechnung des Essenszuschusses 2024

Generell haben Arbeitgeber die Möglichkeit, einen maximalen Zuschuss von 7,23 Euro je Mahlzeit und Arbeitstag zu gewahren. Bei einem Eigenanteil des Mitarbeiters von unter 4,13 Euro, muss der Restbetrag des Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden.

Beispiele zur Berechnung der Steuer:

Annahme: Der Arbeitgeber leistet den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro

  • Der Mitarbeiter bezahlt 11,36 Euro für seine Mahlzeit und leistet damit eine Eigenbeteiligung von 4,13 Euro (11,36 Euro - 7,23). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er den Sachbezugswert von 4,13 Euro, weshalb der maximale Zuschuss von 7,23 Euro (4,13 Euro + 3,10 Euro Aufstockung) steuerfrei verbleibt.
  • Der Mitarbeiter bezahlt 7,50 Euro für seine Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 0,27 Euro (7,50 Euro - 7,23 Euro). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er nicht den Sachbezugswert von 4,13 Euro, weshalb die restlichen 3,86 Euro (4,13 Euro - 0,27 Euro) pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 3,37 Euro (0,27 Euro + 3,10 Euro Aufstockung) verbleibt steuerfrei.
  • Der Mitarbeiter bezahlt 4,50 Euro für seine Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Somit müssen die ganzen 4,13 Euro pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 0,37 Euro Aufstockung (4,50 Euro - 4,13 Euro) verbleibt steuerfrei.
Beispiel-zur-Berechnung-der-Steuer-beim-Essenszuschuss

So bleibt der Essenszuschuss 2024 steuerfrei für Arbeitgeber

Die eben aufgeführten Beispiele haben verdeutlicht, wie sich die Pauschalsteuer beim Essenszuschuss berechnet. Der Zuschuss fürs Mittagessen ist für Arbeitgeber 2024 nur dann komplett steuerfrei, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswert von 4,13 Euro leistet. Somit ist der Essenszuschuss für Mittagessen in Höhe von 11,36 Euro (4,13 Euro + 7,23 Euro) immer steuerfrei. Allerdings verfolgen Arbeitgeber womöglich das Ziel, den Essenszuschuss in allen Fällen steuerfrei zu gewähren.

Hierfür gibt es folgende Lösung: Der Mitarbeiter leistet in jedem Fall eine Eigenbeteiligung in Höhe des Sachbezugswerts von 4,13 Euro, während der Arbeitgeber den restlichen Betrag des Mittagessens erstattet (maximal 7,23 Euro). Somit bleibt für den Arbeitgeber der volle Zuschuss steuerfrei.

Dies führt zwar dazu, dass der Mitarbeiter wahrscheinlich einen geringeren Betrag erstattet bekommt, der Essenszuschuss allerdings sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer komplett steuerfrei bleibt.

Beispiele für den steuerfreien Essenszuschuss:

  • Der Mitarbeiter bezahlt 8,50 Euro für seine Mahlzeit. Da der Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,13 Euro leistet, übernimmt der Arbeitgeber den Restbetrag von 4,37 Euro (8,50 Euro — 4,13 Euro). Der Zuschuss von 4,37 Euro ist für den Arbeitgeber komplett steuerfrei.
  • Der Mitarbeiter bezahlt 5 Euro für seine Mahlzeit. Da der Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,13 Euro leistet, übernimmt der Arbeitgeber den Restbetrag von 0,87 Euro (5 Euro — 4,13 Euro). Der Zuschuss von 0,87 Euro ist für den Arbeitgeber komplett steuerfrei.

Die Wahl aus zwei Varianten für den Essenszuschuss

Probonio ermöglicht Ihnen die freie Wahl zwischen beiden Steuervarianten: Sie können jeden Monat neu entscheiden, ob Sie den maximalen Zuschuss gewähren oder die komplett steuerfreie Variante für Ihr Unternehmen wählen.

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Der Essenszuschuss bei Auswärtstätigkeit: Den Verpflegungsmehraufwand richtig nutzen

Der Verpflegungsmehraufwand dient zur Unterstützung von Mitarbeitern, die einer Auswärtstätigkeit nachgehen und im Zuge dessen höhere Kosten für ihre Verpflegung aufwenden müssen. Während der Essenszuschuss für Mitarbeiter, die unter 8 Stunden arbeiten, gewährt wird, greift der Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten über 8 Stunden.

Im Gegensatz zum festen Betrag von 7,23 Euro pro Tag für den Verpflegungszuschuss, können Mitarbeiter beim Verpflegungsmehraufwand die Kosten für das Essen mit einer sogenannten Verpflegungspauschale über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber abrechnen. Voraussetzung ist hierfür, dass der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden einer beruflichen Auswärtstätigkeit nachgeht und die Kosten für die Verpflegung vom Mitarbeiter selbst getragen werden.

Die Beträge der Verpflegungspauschale unterscheiden sich je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit. Folgende Pauschalbeträge sind für den Verpflegungsmehraufwand für geschäftliche Reisen im Inland 2024 angesetzt:

  • 8 bis 24 Stunden: 15 Euro
  • An- und Abreisetage: 15 Euro
  • Mehr als 24 Stunden: 30 Euro

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind unterschiedliche Pauschalen angesetzt, welche vom Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben aufgelistet sind.

Welche Regeln müssen Arbeitgeber für den Essenszuschuss berücksichtigen?

Die Lohnsteuerrichtlinien schreiben gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR einige Regeln vor, deren Einhaltung für die Anwendung des Verpflegungszuschusses vorausgesetzt wird. Folgendes gilt es für den Essenszuschuss im Jahr 2024 zu beachten:

  • Mitarbeiter dürfen den steuerfreien Essenszuschuss nur für Mittag- und Abendessen verwenden, die sie selbst bezahlt haben.
  • Die gekauften Lebensmittel können nur dann als Mahlzeit gewertet werden, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr oder zur Einnahme in der Essenspause geeignet sind.
  • Für jeden Mitarbeiter kann der Sachbezugswert nur je Arbeitstag bzw. je Mahlzeit gewährt werden.
  • Der Essenszuschuss darf nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt werden, was Arbeitgeber grundsätzlich auch nachweisen müssen. Diese Nachweispflicht entfällt allerdings, wenn der Arbeitgeber nicht mehr als 15 Mahlzeiten pro Monat erstattet.
  • Belege sind generell nur einmalig einreichbar und können nicht auf verschiedene Tage aufgeteilt werden.
  • Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind nicht erstattungsfähig. Nicht alkoholische Getränke hingegen sind erstattungsfähig, sofern sie in Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden.
  • Die Frist für den Belegnachweis liegt beim dritten Tag des Folgemonats der Ausstellung. Reicht der Mitarbeiter die Belege erst nach der Frist ein, werden diese bei der Berechnung des Verpflegungszuschusses nicht berücksichtigt.

Weitere rechtliche Informationen zum Essenszuschuss und Sachbezugswerten finden Sie in den Gesetzestexten von § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. mit § 17 Abs. 3 SGB IV mit § 2 Abs. 1 2 und im BMF Schreiben.

Lohnt sich der Essenszuschuss für Arbeitgeber?

Sofern Sie eine einfache Möglichkeit suchen, um Ihren Mitarbeitern mehr Wertschätzung zu zeigen, sie an das Unternehmen zu binden und das Arbeitsklima zu verbessern, stellt der Benefit des digitalen Essenszuschusses eine ideale Möglichkeit dar. Da Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag von diesem Benefit profitieren und ihn fast täglich wahrnehmen, verstärkt sich nochmal das Gefühl der Anerkennung und Wertschätzung.

Und auch Arbeitnehmer im Homeoffice bleiben dabei nicht auf der Strecke — durch die problemlose Anwendung in Supermärkten oder bei Lieferdiensten erfahren auch Mitarbeiter im Homeoffice die notwendige Beachtung.

Unser Tipp: Planen Sie mit Ihrem Team feste Tage für ein gemeinsames Mittagessen, und stärken Sie damit den Teamzusammenhalt auch ohne Kantine. So starten Sie mit den digitalen Essensmarken richtig durch!

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