Der Essenszuschuss als Benefit zur Verpflegung von Mitarbeitern wird bei Arbeitgebern immer beliebter, um Wertschätzung zu zeigen und das Employer Branding zu stärken.
Aber wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei und wie wird der Sachbezugswert richtig genutzt? Alle Antworten rund um den Essenszuschuss und Sachbezugswert finden Sie in diesem Beitrag.
Von Probonio, 20.02.2023 I 5 Minuten Lesezeit
Von Probonio, 20.02.2023
5 Minuten Lesezeit
Arbeitgeber haben mit dem Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter beim arbeitstäglichen Mittagessen finanziell zu unterstützen. Diesen Verpflegungszuschuss können Mitarbeiter sowohl in der internen Firmenkantine als auch außerhalb in nicht betrieblichen Einrichtungen nutzen.
Arbeitgeber können hierfür entweder Papier-Essensmarken (z.B. Essensgutscheine) ausstellen oder die moderne Variante der digitalen Essensmarken anbieten. Durch die digitalen Essensmarken wird die Anwendung des Essenszuschusses stark erleichtert, da der Verpflegungszuschuss in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt genutzt werden kann. Somit haben auch Arbeitnehmer im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zu erhalten.
Dieser Zuschuss zum Mittagessen kann steuerbegünstigt über den Sachbezugswert Verpflegung abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter nicht in Form einer Geldleistung erhalten. Somit erfolgen Sachbezugswerte zusätzlich zum Arbeitsentgelt. Hierzu gehören z.B. Kleidung, Wohnungen oder Mahlzeiten.
In der „Dreizehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung" sind geänderte Sachbezugswerte fur das Jahr 2023 festgelegt. Für das Jahr 2023 liegt der Sachbezugswert für Verpflegung bei 3,80 Euro je arbeitstägliches Mittagessen oder Abendessen (2022: 3,57 Euro). Für das Frühstück liegt der Wert bei 2 Euro (2022: 1,87 Euro) und für eine gesamte Verpflegung, sprich Frühstuck, Mittagessen und Abendessen, bei 9,60 Euro (2022: 9 Euro). Der Sachbezugswert kann generell nur für Mahlzeiten mit einem Wert von weniger als 60 Euro angesetzt werden (BMF-Schreiben 23.12.2022) .
Den Sachbezugswert für Verpflegung können Arbeitgeber mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken. Somit setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2023 aus folgenden zwei Anteilen zusammen:
Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich 2023 somit maximal 6,90 Euro je Arbeitstag erstatten.
Prinzipiell ist der Essenszuschuss, egal ob in Papierform oder digital, anteilig durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern. Die Zuschüsse, die der Mitarbeiter dabei über die Lohnabrechnung erhält, sind hingegen steuer- und sozialversicherungsfrei.
Die steuerfreie Aufstockung von 3,10 Euro kann nur gewährt werden, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts von 3,80 Euro geleistet hat.
Generell haben Arbeitgeber die Möglichkeit, einen maximalen Zuschuss von 6,90 Euro je Mahlzeit und Arbeitstag zu gewahren. Bei einem Eigenanteil des Mitarbeiters von unter 3,80 Euro, muss der Restbetrag des Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden.
Annahme: Der Arbeitgeber leistet den maximalen Zuschuss von 6,90 Euro
Die eben aufgeführten Beispiele haben verdeutlicht, wie sich die Pauschalsteuer beim Essenszuschuss berechnet. Der Zuschuss fürs Mittagessen ist für Arbeitgeber 2023 nur dann komplett steuerfrei, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswert von 3,80 Euro leistet. Somit ist der Essenszuschuss für Mittagessen in Höhe von 10,70 Euro (3,80 Euro + 6,90 Euro) immer steuerfrei. Allerdings verfolgen Arbeitgeber womöglich das Ziel, den Essenszuschuss in allen Fällen steuerfrei zu gewähren.
Hierfür gibt es folgende Lösung: Der Mitarbeiter leistet in jedem Fall eine Eigenbeteiligung in Höhe des Sachbezugswerts von 3,80 Euro, während der Arbeitgeber den restlichen Betrag des Mittagessens erstattet (maximal 6,90 Euro). Somit bleibt für den Arbeitgeber der volle Zuschuss steuerfrei.
Dies führt zwar dazu, dass der Mitarbeiter wahrscheinlich einen geringeren Betrag erstattet bekommt, der Essenszuschuss allerdings sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer komplett steuerfrei bleibt.
Probonio ermöglicht Ihnen die freie Wahl zwischen beiden Steuervarianten: Sie können jeden Monat neu entscheiden, ob Sie den maximalen Zuschuss gewähren oder die komplett steuerfreie Variante für Ihr Unternehmen wählen.
Der Verpflegungsmehraufwand dient zur Unterstützung von Mitarbeitern, die einer Auswärtstätigkeit nachgehen und im Zuge dessen höhere Kosten für ihre Verpflegung aufwenden müssen. Während der Essenszuschuss für Mitarbeiter, die unter 8 Stunden arbeiten, gewährt wird, greift der Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten über 8 Stunden.
Im Gegensatz zum festen Betrag von 6,90 Euro pro Tag für den Verpflegungszuschuss, können Mitarbeiter beim Verpflegungsmehraufwand die Kosten für das Essen mit einer sogenannten Verpflegungspauschale über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber abrechnen. Voraussetzung ist hierfür, dass der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden einer beruflichen Auswärtstätigkeit nachgeht und die Kosten für die Verpflegung vom Mitarbeiter selbst getragen werden.
Die Beträge der Verpflegungspauschale unterscheiden sich je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit. Folgende Pauschalbeträge sind für den Verpflegungsmehraufwand für geschäftliche Reisen im Inland angesetzt:
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind unterschiedliche Pauschalen angesetzt, welche vom Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben aufgelistet sind.
Die Lohnsteuerrichtlinien schreiben gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR einige Regeln vor, deren Einhaltung für die Anwendung des Verpflegungszuschusses vorausgesetzt wird. Folgendes gilt es für den Essenszuschuss im Jahr 2023 zu beachten:
Weitere rechtliche Informationen zum Essenszuschuss und Sachbezugswerten finden Sie in den Gesetzestexten von § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. mit § 17 Abs. 3 SGB IV mit § 2 Abs. 1 2 und im BMF Schreiben.
Sofern Sie eine einfache Möglichkeit suchen, um Ihren Mitarbeitern mehr Wertschätzung zu zeigen, sie an das Unternehmen zu binden und das Arbeitsklima zu verbessern, stellt der Benefit des digitalen Essenszuschusses eine ideale Möglichkeit dar. Da Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag von diesem Benefit profitieren und ihn fast täglich wahrnehmen, verstärkt sich nochmal das Gefühl der Anerkennung und Wertschätzung.
Und auch Arbeitnehmer im Homeoffice bleiben dabei nicht auf der Strecke — durch die problemlose Anwendung in Supermärkten oder bei Lieferdiensten erfahren auch Mitarbeiter im Homeoffice die notwendige Beachtung.
Unser Tipp: Planen Sie mit Ihrem Team feste Tage für ein gemeinsames Mittagessen, und stärken Sie damit den Teamzusammenhalt auch ohne Kantine. So starten Sie mit den digitalen Essensmarken richtig durch!
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