Arbeitszeugnis schreiben:
Formulierungen, Vorlagen & Beispiele

Luca Steffens

Probonio Benefits-Experte

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aktualisiert am 15. Januar 2025

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Lesezeit: 7 Minuten

Wer sich auf einen neuen Job bewirbt, legt in der Regel ein Arbeitszeugnis vor. Vielen ist jedoch gar nicht bewusst, dass die positiven Formulierungen oft gar nicht so positiv sind. Wie man ein Arbeitszeugnis richtig schreibt und welche Formulierungen wann angebracht sind, zeigt dieser Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

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Ein Arbeitszeugnis wird als offizielle Urkunde häufig bei der Bewerbung auf einen neuen Job verwendet.

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Arbeitnehmer und Auszubildende haben das Recht auf ein Arbeitszeugnis in korrekter Form und mit vollständigem Inhalt.

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Geheimcodes, private Details und ähnliche Informationen dürfen nicht in einem Arbeitszeugnis enthalten sein.

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Um ein wohlwollendes und wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen, sollten Arbeitgeber penibel auf ihre Formulierungen achten.

Was ist ein Arbeitszeugnis? Definition und Bedeutung

Das Arbeitszeugnis ist eine offizielle Urkunde, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern oder Auszubildenden ausstellen kann. In der Regel wird es dann erstellt, wenn ein Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis ausläuft. So können Angestellte das Arbeitszeugnis verwenden, um bei einem neuen Arbeitgeber zu überzeugen.

Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses sind klar geregelt. So besagen §630 BGB und §109 GewO unter anderem, dass ein Arbeitszeugnis nicht elektronisch ausgestellt werden darf, sondern der Papierform und einer Unterschrift des Ausstellenden bedarf.

In der Regel handelt es sich bei einem Arbeitszeugnis um eine Beurteilung. Um diese deuten zu können, muss jedoch genau auf die Formulierungen geachtet werden. Diese drücken oftmals nämlich etwas anderes aus, als man meinen mag.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Arbeitszeugnissen:

  • Das einfache Arbeitszeugnis

  • Das qualifizierte Arbeitszeugnis

Unterschieden werden die beiden Formen anhand ihres inhaltlichen Umfangs.

Während das einfache Arbeitszeugnis in erster Linie als Beschäftigungsnachweis dient, enthält es nur die erforderlichen Mindestangaben. So sind hier beispielsweise Arbeitnehmerdaten, Unternehmensdaten, Art der Tätigkeit, Dauer der Beschäftigung sowie Datum und Unterschrift zu finden. Eine Bewertung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber findet nicht statt.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen beinhaltet weit mehr. Hier ist eine zusätzliche Bewertung der Arbeitsleistung sowie der Soft Skills gegeben. Es dient also nicht nur dem Nachweis einer Beschäftigung, sondern kann die Chancen des Arbeitnehmers auf dem Arbeitsmarkt verbessern – oder je nach Formulierung auch verschlechtern.

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Aufbau und Inhalte eines Arbeitszeugnisses: Der Leitfaden

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen möchten, reicht es nicht aus, lediglich ein simples Schreiben aufzusetzen. Es gibt klare Anforderungen an dieses Dokument. Wenn diese nicht erfüllt werden, können Arbeitnehmer eine Korrektur oder ein neues Zeugnis verlangen.

Essenziell ist unter anderem die Fehlerlosigkeit. Ein Arbeitszeugnis darf weder optische Mängel noch Grammatik- oder Rechtschreibfehler aufweisen. Außerdem muss die Unterschrift korrekt sein. Name, Position und Vertretungsvollmacht der unterschreibenden Person müssen klar erkennbar sein. Zudem muss ein professionelles Arbeitszeugnis vollständig sein. Das bedeutet unter anderem, dass Leistungen vollständig beschrieben werden.

Doch wie ist ein korrektes Arbeitszeugnis aufgebaut? Wir haben den Aufbau eines Arbeitszeugnisses exemplarisch für Sie dargestellt.

1. Briefkopf

  • Name des Arbeitgebers

  • Ausstellungsdatum

2. Überschrift

  • Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, vorläufiges Zeugnis oder Ausbildungszeugnis für Arbeitnehmer XY

3. Stammdaten des Arbeitnehmers

  • Vor- und Nachname

  • Geburtsdatum

  • Anschrift

  • Art und Dauer der Beschäftigung

4. Unternehmensbeschreibung

  • Unternehmensname

  • Branche

  • Produkt / Tätigkeitsgebiet

  • Größe des Unternehmens mit Mitarbeiteranzahl

  • Hauptsitz

  • Rechtsform

5. Tätigkeitsbeschreibung

  • Aufgaben

  • Haupt- sowie Nebentätigkeiten

  • Größte Erfolge

Wichtig ist hier die Form: Die Aufgaben werden aufsteigend nach ihrer Relevanz sortiert. Zudem füllen die meisten Mitarbeiter die größten Erfolge selbst aus und übersenden dies dem Arbeitgeber, sodass er sie übernehmen kann.

6. Leistungsbeurteilung

  • Arbeitsqualität

  • Fachkenntnisse

  • Initiative und Engagement

  • Verantwortungsbereitschaft

  • Durchsetzungsfähigkeit

  • Ausdrucksfähigkeit

  • Verhandlungsgeschick

  7. Führungsleistung

  • Qualität der Mitarbeiterführung durch Vorgesetzte

  • Auswirkung von Führung auf die Mitarbeitermotivation

  • Durchsetzungsvermögen der Führungskraft

8. Beurteilung des persönlichen (sozialen) Verhaltens

  • Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern (ggf. mit Dritten wie Lieferanten und Kunden)

  • Beachtung der betrieblichen Ordnung

Bei dieser Beurteilung spielt ausschließlich das Verhalten während der Arbeitspflicht eine Rolle. Außerbetriebliches Verhalten hat in einem Arbeitszeugnis nichts zu suchen – es sei denn, es wirkt sich unmittelbar auf die Arbeitsleistung oder auf das Arbeitsverhältnis aus.

9. Grund für Beendigung des Angestelltenverhältnisses

Im Arbeitszeugnis sollte genannt werden, auf wessen Initiative das Arbeitsverhältnis beendigt wird. Wenn der Mitarbeiter zugestimmt hat, darf der Grund der Kündigung im Arbeitszeugnis stehen.

10. Schlussworte

Eine Schlussformulierung kann die Bewerbungschancen erhöhen. Allerdings haben Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf. Meist wird sie jedoch genutzt, um Wertschätzung gegenüber dem Angestellten auszudrücken. Wenn somit auf eine Schlussformulierung verzichtet wird, hat das oft einen negativen Beigeschmack.

11. Ort und Datum der Zeugnisausstellung & Unterschrift

Zu guter Letzt werden am Ende des Arbeitszeugnisses noch Ort und Datum der Zeugniserstellung vermerkt. Es folgt eine Unterschrift des Zeugnisausstellers, sodass das Dokument seine Gültigkeit erhält.

Bewertungskriterien im Arbeitszeugnis: Was zählt wirklich?

In der Regel kennen Arbeitgeber ihre Angestellten gut. Während manche Informationen in einem Arbeitszeugnis Pflicht sind, sind andere weniger relevant. Folgende Beurteilungskriterien dürfen in einem qualifizierten Arbeitszeugnis nicht fehlen:

  • Leistung: Arbeitsweise, Managementfähigkeit und Nutzen des Mitarbeiters für das Unternehmen

  • Verhalten gegenüber Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden

  • Sozialkompetenz: Verantwortungsbereitschaft, Leistungsbereitschaft und Engagement

  • Fachliche Kompetenz: Fachwissen, Spezialkenntnisse, Weiterbildungsmaßnahmen, Fremdsprachenkenntnisse und PC- und IT-Wissen

  • Geistige und kreative Fähigkeiten, in der Regel in Form des mündlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögens

Formulierungen im Arbeitszeugnis: Wie man sie richtig versteht

§109 Abs. 2 GewO legt ganz klar fest, dass die Sprache eines Arbeitszeugnisses klar und verständlich gewählt sein muss. Außerdem sollten die Formulierungen der Wahrheit entsprechen und wohlwollend sein.

Das bedeutet einfach ausgedrückt, dass Arbeitgeber ihren Angestellten die Jobsuche nicht durch negative Formulierungen erschweren dürfen. Stattdessen sollte auf positive Formulierungen gesetzt werden.

Da sich „wohlwollend“ und „wahr“ manchmal nur schwer miteinander vereinbaren lassen, hat sich im Laufe der Jahre eine inoffizielle „Zeugnissprache“ durchgesetzt. Diese kommt in den meisten Betrieben zum Einsatz und wird auch von Unternehmen, die ein Arbeitszeugnis durchlesen, entsprechend gedeutet.

Wenn Sie daher ein wohlwollendes Arbeitszeugnis für Ihre Angestellten schreiben möchten oder die Formulierungen in einem ihnen vorgelegten Zeugnis verstehen wollen, sollten Sie sich eingehend mit dieser „Geheimsprache“ befassen.

Arbeitsweise

  • Sehr gut: „Er arbeitete stets absolut sicher und vollkommen selbstständig.“

  • Gut: „Er arbeitete stets sicher und selbstständig.“

  • Befriedigend: „Er arbeitete sicher und selbstständig.“

  • Ausreichend: „Er zeigte keinerlei Unsicherheiten bei der Umsetzung seiner Arbeit.“

Fachkenntnisse

  • Sehr gut: „Er verfügt über ein hervorragendes Fachwissen, das er mit äußerster Effizienz und größter Genauigkeit einsetzte.“

  • Gut: „Er verfügt über ein gutes Fachwissen, das er mit großer Effizienz und Genauigkeit einsetzte.“

  • Befriedigend: „Er verfügt über ein umfangreiches Fachwissen, das er sicher einsetzte.“

  • Ausreichend: „Er verfügt über Fachwissen, das er einsetzte.“

Engagement

  • Sehr gut: „Er legte stets eine ausgezeichnete Motivation an den Tag.“

  • Gut: „Er legte stets eine gute Motivation an den Tag.“

  • Befriedigend: „Er legte eine gute Motivation an den Tag.“

  • Ausreichend: „Er legte eine ausreichende Motivation an den Tag.“

Sozialverhalten

  • Sehr gut: „Er hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets vorbildlich verhalten.“

  • Gut: „Er hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets einwandfrei verhalten.“

  • Befriedigend: „Er hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden einwandfrei verhalten.“

  • Ausreichend: „Er hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden befriedigend verhalten.“

Erfolge

  • Sehr gut: „Er erzielte in qualitativer und quantitativer Hinsicht immer herausragende Arbeitsergebnisse.“

  • Gut: „Er erzielte in qualitativer und quantitativer Hinsicht immer gute Arbeitsergebnisse.“

  • Befriedigend: „Er erzielte in qualitativer und quantitativer Hinsicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.“

  • Ausreichend: „In vielen Fällen erzielte er zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.“

Positive Formulierungen im Arbeitszeugnis für negative Sachverhalte

Diese Geheimsprache hat jedoch auch ihre Tücken: Es gibt einige positive Formulierungen, die als negativ gelesen werden. Man spricht auch von „Geheimcodes“. Ob beabsichtigt oder nicht – diese Sätze können es Bewerbern in Zukunft schwer machen:

GeheimcodeBedeutung
„Der Mitarbeiter wusste sich stets gut zu verkaufen.“„Er war zu selbstbewusst und konnte nicht mit anderen kooperieren.“
„Durch seine gesellige Art trug er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“„Er neigt zu übertriebenem Alkoholgenuss.
„Für die Belange der Belegschaft bewies er stets (großes) Einfühlungsvermögen.“„Er flirtete heftig und war ständig auf der Suche nach Sexualkontakten.“
„Seine umfangreiche Bildung machte ihn stets zu einem gesuchten Gesprächspartner.“„Er führte lange Privatgespräche während der Arbeitszeit.“
„Er setzte sich im Rahmen seiner Fähigkeiten ein.“„Seine Leistungen waren unzureichend.“
„Er war als Mitarbeiter kritisch und anspruchsvoll.“„Er war sehr egozentrisch und beschwerte sich oft.“
„Er verstand es, seine Aufgaben erfolgreich zu delegieren.“„Er schob seine Aufgaben gerne anderen zu.
„Er war erfolgreich darin, die eigene Meinung zu vertreten.“„Er hielt viel von sich und vertrug keine Kritik.“

Tatsächlich ist die Liste solcher Formulierungen lang. Wenn Sie demnach ein Arbeitszeugnis schreiben möchten, das Ihre ehemaligen Mitarbeiter wirklich weiterbringt, sollten Sie präzise auf die Wortwahl achten. Außerdem verbietet die Gesetzgebung solche Geheimcodes – als Arbeitgeber machen Sie sich bei der Verwendung also strafbar!

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Arbeitszeugnis-Vorlage: Beispiele und Mustertexte für die Praxis

Möchten Sie für einen Ihrer Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis schreiben? Wir von Probonio haben ein Beispiel für Sie vorbereitet, das Sie als Vorlage für Ihr eigenes Zeugnis nutzen können.

Unternehmen GmbH

Musterstraße 1

12345 Musterstadt

Arbeitszeugnis für die Arbeitnehmerin Erika Mustermann

Frau Erika Mustermann, geboren am 1. Januar 1995 in Musterstadt, wohnhaft in der Musterstraße 15 in 12345 Musterstadt, war in der Zeit vom 01.02.2017 bis 31.05.2022 als Bürofachangestellte in unserem Unternehmen tätig.

Die Unternehmen GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Musterstadt, das sich auf den Im- und Export von Rohstoffen spezialisiert hat. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Belieferung von Einzelhändlern und Baumärkten im DACH-Raum. Das Unternehmen wurde 2001 gegründet und umfasst aktuell 32 Angestellte.

Frau Mustermann wurde im Anschluss an ihre Ausbildung zur Bürokauffrau von uns unbefristet als Bürofachkraft eingestellt. Zu ihrem Aufgabengebiet gehörten im Einzelnen:

  • Terminplanung und -koordination

  • Wiedervorlagenmanagement

  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

  • Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

  • Besucherbetreuung und Gästeführungen

  • Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebseite

  • Organisation von Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Wir haben Frau Mustermann als außerordentlich motivierte Mitarbeiterin kennengelernt, die sämtliche Aufgaben mit größter Sorgfalt und zügig erledigte. Sie arbeitete fristgerecht, systematisch und gewissenhaft. So hat sie unseren Erwartungen stets vollauf entsprochen. Ihr Engagement und ihre Eigeninitiative haben zum Erfolg unseres Unternehmens beigetragen. Frau Mustermann ist mit den heutigen Kommunikationstechniken und EDV-Anwendungen bestens vertraut.

Ihr professionelles und freundliches Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Lieferanten trug zu einem positiven Betriebsklima bei. Auch unsere Kunden schätzten ihre hilfsbereite Art sehr.

Frau Mustermann verlässt unser Unternehmen auf einen Wunsch. Wir bedauern diese Entscheidung sehr und wünschen ihr alles Gute und viel Erfolg.

Ort/Datum Unterschrift

Welche Informationen sind im Arbeitszeugnis unzulässig?  

Es ist nicht nur wichtig, welche Informationen in einem Arbeitszeugnis stehen. Es ist ebenso relevant, unzulässige Inhalte wegzulassen. So müssen Arbeitgeber auf doppeldeutige Formulierungen verzichten. Auch nicht erlaubt sind Auslassungen. Unter Auslassungen versteht man „Nichtinformationen“ an denjenigen Stellen, an denen der Leser eine positive Information erwarten darf.  

Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis kündigt, darf darauf im Arbeitszeugnis nicht hingewiesen werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art von Kündigung es sich handelt und welcher Grund vorliegt. Unzulässig ist ebenso die Aussage, dass das Arbeitsverhältnis „im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst“ wurde, da sie eine arbeitgeberseitige Kündigung impliziert.

Nur dann, wenn der Arbeitnehmer mit der Formulierung einverstanden ist, darf sie übernommen werden. Allerdings wird das kaum der Fall sein, da er dadurch in ein schlechtes Licht gerückt wird. Als Arbeitgeber sollten Sie demnach ebenfalls auf solche Formulierungen verzichten.

Des Weiteren gibt es das ein oder andere Thema, das in einem Arbeitszeugnis nicht Erwähnung finden darf:

  • Private Vorkommnisse oder privates Verhalten

  • Schwangerschaft inkl. Mutterschutz

  • Gesundheitszustand

  • Schwerbehinderungen

  • Anzahl der Krankentage

  • Straftaten, die das Arbeitsverhältnis nicht berühren

  • Verdacht auf eine strafbare Handlung

  • Tätigkeit als Betriebsrat

  • Zugehörigkeit in Parteien oder Gewerkschaften

  • Nebenberufliche Tätigkeiten

Welche Fristen gelten für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses?

Es gibt Fälle, in denen der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis erlischt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer mehr als drei Jahre aus dem Unternehmen ausgeschieden ist. In diesem Szenario hat der Arbeitgeber keine Pflicht mehr, ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Es gibt allerdings noch die sogenannte Verwirkung. Sie kann bereits nach 10 Monaten eintreten. Da das Arbeitszeugnis einem schuldrechtlichen Anspruch der Arbeitnehmer entspricht, kann der Anspruch verwirken – zum Beispiel dann, wenn die Erfüllung der Zeugnisausstellung unmöglich wurde.

Das ist unter anderem dann der Fall, wenn der Arbeitgeber nach so langer Zeit einfach keine wahrheitsgemäße Beurteilung mehr vornehmen kann. Manchmal erwecken Arbeitnehmer eindeutig den Eindruck, dass sie den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht mehr geltend machen wollen. Das gilt ebenfalls als Grund für eine Verwirkung.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis und wie fordert man es an?

Es ist gesetzlich geregelt, dass jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat, das durch den Arbeitgeber erstellt wird. Das Recht haben sowohl leitende Angestellte als auch Aushilfen oder Teilzeitkräfte. Auch Auszubildende, Praktikanten und Zivildienstleistende dürfen ein Arbeitszeugnis anfordern.

Damit ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden kann, müssen Arbeitnehmer es jedoch ausdrücklich verlangen. Zudem muss der Anspruch darüber hinaus begründet sein. Folgende Gründe gibt es für die Erstellung eines Zwischen- oder Arbeitszeugnisses:

  • Kündigung: Wenn das Arbeitsverhältnis aufgrund einer Kündigung durch den Arbeitgeber oder -nehmer endet, besteht ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.

  • Insolvenz: Zum Datum der Insolvenzeröffnung wird das erste Zeugnis fällig. Wenn das Arbeitsverhältnis danach immer noch besteht, gibt es einen Anspruch auf ein zweites Zeugnis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

  • Betriebsübergang auf neuen Eigentümer: In diesem Fall können Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis kann als Nachweis der Tätigkeit eines Arbeitnehmers in einem Unternehmen oder als Beurteilung seiner Leistung in verschiedenen Bereichen Tür und Tor bei neuen Arbeitgebern öffnen. Damit ein Arbeitszeugnis auch als solches gültig ist, müssen Sie als Arbeitgeber bei der Erstellung einige Aspekte beachten. Mit unseren Tipps und Tricks gelingt es Ihnen, ein wohlwollendes und wahrheitsgemäßes Arbeitszeugnis zu schreiben.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Arbeitszeugnis

Arbeitnehmer haben grundsätzlich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn sie dies verlangen. Das Zeugnis muss spätestens zum Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Es ist jedoch üblich, dass das Zeugnis auch kurz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden kann, sofern der Arbeitgeber eine angemessene Bearbeitungszeit benötigt.

Dreifache Steigerungen stehen für sehr gute Leistungen, während zweifache Steigerungen guten Leistungen entsprechen. Auslassungen werden negativ gewertet.

Geheimcodes ermöglichen es Arbeitgebern, inoffiziell Informationen zu transportieren, ohne diese explizit zu äußern. Sie haben in einem professionellen Arbeitszeugnis jedoch genauso wenig zu suchen wie Krankheitstage oder private Angelegenheiten des Mitarbeiters.

Die Note 3 wird als Durchschnitt betrachtet. Arbeitgeber vergeben diese Note, wenn sie die Arbeitsleistung eines Angestellten für durchschnittlich befinden. Wenn ein Arbeitnehmer besser bewertet werden will, muss er das mit juristisch belastbaren Fakten belegen.

Wenn der Vorgesetzte seinen Angestellten die Aufgabe überträgt, dürfen diese ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben. Das kann als großer Vertrauensbeweis gewertet werden.

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