Urlaubszuschuss steuerfrei vom Arbeitgeber

Das 14. Monatsgehalt – auch als Urlaubszuschuss bekannt – ist in vielen Unternehmen gang und gäbe. Dieses Gehaltsplus ist gerade in den Sommermonaten sehr beliebt. Wie Arbeitgeber ihre Angestellten steuerfrei mit einem Urlaubszuschuss unterstützen können und was dabei beachtet werden sollte, erklärt dieser Artikel.

Der Urlaubszuschuss wird oftmals auch als das 14. Monatsgehalt bezeichnet und ist unter den Begriffen „Urlaubsbeihilfe“ oder „Erholungsbeihilfe“ bekannt. Damit ist eine Form der finanziellen Unterstützung gemeint, die Arbeitgeber ihren Angestellten gewähren können. Der ausgezahlte Betrag dient Erholungszwecken – daher auch der Begriff „Urlaubszuschuss“, da viele ihn für Urlaubsreisen verwenden. 

Einmal jährlich können Arbeitgeber einen Urlaubszuschuss an ihre Angestellten auszahlen. Es besteht jedoch kein Zwang: Auch wenn es in vielen Unternehmen gängig ist, handelt es sich beim Urlaubszuschuss um eine freiwillige Leistung. 

Abzugrenzen ist der Urlaubszuschuss vom klassischen Urlaubsgeld: Dieses muss voll versteuert werden, weshalb der Trend in vielen Unternehmen zum steuerfreien Urlaubszuschuss geht. Der Urlaubszuschuss hingegen wird vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert. Für Arbeitnehmer ist er jedoch steuerfrei. 

Bis zu einer bestimmten steuerlichen Freigrenze ist der Urlaubszuschuss steuerfrei. Pro Mitarbeiter liegt diese bei 156 Euro jährlich. Bei verheirateten Mitarbeitern können weitere 104 Euro für den Partner ausgezahlt werden. Pro Kind eines Mitarbeiters kann eine weitere Pauschale in Höhe von 52 Euro jährlich gewährt werden.  

Wenn Arbeitgeber das jährliche Kontingent überschreiten, wird die volle Steuerlast für den gesamten Betrag fällig. Daher ist es wichtig, sich genau an die Freigrenzen zu halten. Deshalb ist es sinnvoll, ein System wie das von Probonio zu nutzen, um die Zahlungen der Erholungsbeihilfe stets im Blick zu behalten.

Zwar ist von einem steuerfreien Urlaubszuschuss die Rede, doch vollkommen von der Steuer befreit ist er nicht. Eine pauschale Besteuerung mit 25 % ist fällig. Der Betrag kann übrigens nicht als Barzahlung erfolgen. 

Damit der Urlaubszuschuss auch als solches gilt, muss genau darauf geachtet werden, wofür der ausgezahlte Betrag verwendet wird. Es muss nachgewiesen werden können, dass das Geld einem Erholungszweck zugutekommt. Dabei ist es wichtig, dass die auf der Quittung ausgewiesenen Kosten die Höhe des Zuschusses nicht unterschreiten. 

Arbeitnehmer, die einen Urlaubszuschuss erhalten, sollten demnach Belege für Ausflüge, Rechnungen von Reiseveranstaltungen oder Quittungen von Hotels sammeln, damit diese dem Finanzamt als Nachweis vorgelegt werden können.  

Die Zweckbindung ist somit das, was Arbeitnehmer und -geber am stärksten beachten sollten, wenn es zur Auszahlung eines Urlaubszuschusses kommt. 

Der Urlaubszuschuss wird zu dem Zweck ausgezahlt, Mitarbeiter in ihrer Erholung zu unterstützen. Daher kommt es oft vor, dass er im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung gewährt wird.  

Der Zuschuss lässt sich für verschiedene Reisen verwenden. Diese müssen jedoch innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung des Urlaubszuschusses stattfinden. Gängig ist die Bezuschussung von: 

• Pauschalreisen 

• Wellnessreisen 

• Ausflüge 

• Kreuzfahrten 

• Individuelle Reisen 

Wenn Berufsreisen mit einem privaten Urlaub verbunden werden, muss die private Reisezeit mindestens bei einer Woche liegen. Geschäftliche und private Reisen lassen sich somit nur unter bestimmten Voraussetzungen verbinden. Damit sich eine Erholungsreise für den Zuschuss qualifiziert, muss sie ebenfalls mindestens eine Woche betragen. Wie lange der Urlaub insgesamt dauert, ist für die Urlaubsbeihilfe allerdings nicht relevant. 

Warum sollten Unternehmen ihren Angestellten einen Urlaubszuschuss gewähren? Viele sehen in erster Linie den Vorteil für den Arbeitnehmer. Doch auch Arbeitgeber profitieren in hohem Maße von dieser Sonderzahlung.

Im Gegensatz zum Urlaubsgeld ist die Versteuerung des Urlaubszuschusses wesentlich attraktiver für Arbeitgeber. Arbeitnehmer erhalten garantiert bis zu 156 Euro mehr Netto. Sie müssen keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge abführen. 

Der Urlaubszuschuss hilft dabei, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu unterstützen. Da diese mehr und mehr Angestellten immer wichtiger wird, ist es nur zu empfehlen, auf dieses Bedürfnis einzugehen. Unternehmen schaffen damit mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter, was in gesteigerter Motivation resultiert. Das wiederum zieht ein positives Betriebsklima nach sich. 

Einerseits führt die gesteigerte Motivation zu einer höheren Leistung am Arbeitsplatz. Andererseits können sich Mitarbeiter dank des Urlaubszuschusses viel besser erholen, wodurch sie ihre Arbeit wieder ausgeruhter und fitter aufnehmen können. 

Mitarbeiter, die sich überarbeiten, neigen dazu, krank zu werden. Um der Überlastung entgegenzuwirken, ist der Urlaubszuschuss optimal geeignet. So können Ausfälle aufgrund von Krankheit reduziert werden. Somit sparen sich Arbeitgeber sogar Geld durch die Auszahlung eines Urlaubszuschusses. 

Der Urlaubszuschuss ist eine freiwillige Leistung, die Arbeitgeber ihren Angestellten zu Erholungszwecken gewähren können. Er ist steuerfrei für Arbeitnehmer und wird von Arbeitgebern nur mit einer Pauschale versteuert. Damit bietet er im Gegensatz zum sonst üblichen Urlaubsgeld einige Vorteile. Der Urlaubszuschuss lohnt sich für Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen, da er unter anderem die Mitarbeitermotivation verbessert und Krankenausfälle reduziert.