Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer 2024:
Das müssen Arbeitgeber wissen

Eine Mahlzeit ist eine Portion an Nahrungsmitteln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort eingenommen wird. Sie besteht typischerweise aus verschiedenen Speisen und Getränken. Sie können Frühstück, Mittagessen, Abendessen oder Snacks zwischendurch umfassen.

Geht es um Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer kann nach gesetzlicher Regelung eine Mahlzeit auch ein Imbiss sein, den der Arbeitgeber bereitstellt. Dies kann bspw. auch belegte Brötchen, Kuchen oder Obst umfassen. Jedoch gelten bestimmte Snacks wie kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegeln, die üblicherweise auf Flügen gereicht werden, sowie ähnliche Knabbereien, die bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellt werden, nicht als Mahlzeit. Ebenso zählen unbelegte Backwaren nicht als Mahlzeit.

Die Mahlzeitengestellung bezeichnet die Bereitstellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber für seine Mitarbeiter während der Arbeitszeit. Dies kann in Form von Essenszuschüssen, Kantinenverpflegung oder der Zurverfügungstellung von Snacks und Getränken erfolgen.

Die Mahlzeitengestellung ist eine betriebliche Leistung, die dazu dient, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern und ihre Leistungsfähigkeit zu unterstützen. In einigen Fällen kann die Mahlzeitengestellung auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bieten.

Normalerweise müssen zusätzliche Auszahlungen von Arbeitgebern an ihre Mitarbeiter als herkömmlicher Arbeitslohn versteuert werden. Jedoch gibt es bestimmte gesetzliche Regelungen, die es ermöglichen, Mahlzeiten steuerbegünstigt zu bezuschussen.

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Betrieb zur Verfügung stellt, gelten als Aufmerksamkeiten und werden nicht als Arbeitslohn betrachtet. Das Gleiche gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, wie z.B. besonderen betrieblichen Besprechungen oder Sitzungen, unentgeltlich oder zu einem reduzierten Preis anbietet, also während eines sogenannten Arbeitsessens.

Damit diese Speisen steuerfrei bleiben, darf ihr Wert pro Person nicht mehr als 60 € betragen. Wenn es sich jedoch um regelmäßige wöchentliche Besprechungen handelt, werden die Mahlzeiten vom Finanzamt nicht als Arbeitsessen angesehen und der Vorteil, den die Mitarbeiter erhalten, wird besteuert.

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern mit dem Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, finanzielle Unterstützung für das Mittagessen während der Arbeitstage bieten. Dieser Zuschuss wird steuerbegünstigt als Sachbezugswert für Verpflegung abgerechnet. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter in Form von zusätzlichen Leistungen erhalten, nicht jedoch als Geldbetrag.

Die Sachbezugswerte gelten für Mahlzeiten, die:

• während der Arbeitstage von den Mitarbeitern eingenommen werden und entweder von einem vom Arbeitgeber betriebenen Kantinenbetrieb, Restaurant oder einer ähnlichen Einrichtung angeboten werden.

• die Mitarbeiter in Einrichtungen außerhalb des Betriebs erhalten, wenn der Arbeitgeber vertraglich vereinbart hat, durch Barzuschüsse oder andere Leistungen die Kosten der Mahlzeiten zu reduzieren, bspw. durch digitale Essensmarken.

Die Wertbestimmung von Mahlzeiten, die von einem Arbeitgeber in einer betriebseigenen Kantine, einem Restaurant oder einer ähnlichen Einrichtung angeboten werden, erfolgt anhand des aktuellen amtlichen Sachbezugswerts gemäß der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Auch digitale Essensmarken fallen unter diese Regelungen. Der Sachbezugswert kann generell nur für Mahlzeiten mit einem Wert von weniger als 60 Euro angesetzt werden.

So hoch sind die monatlichen Sachbezugswerte 2024:

Frühstück

• Kalendertäglich: 2,17 Euro

• Monatlich: 65 Euro

Mittag- oder Abendessen

• Kalendertäglich: 4,13 Euro

• Monatlich: 124 Euro

Gesamte Verpflegung (Frühstück, Mittagessen und Abendessen)

• Kalendertäglicher Gesamtwert: 10,43 Euro

• Monatlicher Gesamtwert: 313 Euro

Den Sachbezugswert für Verpflegung für Mittag- oder Abendessen können Arbeitgeber mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken. Somit setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2024 aus folgenden zwei Anteilen zusammen: 

• Sachbezugswert: 4,13 Euro (ggf. pauschal zu versteuern)

• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich 2024 somit maximal 7,23 Euro je Arbeitstag erstatten

Grundsätzlich müssen digitale Essensmarken, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital sind, vom Arbeitgeber mit 25% pauschal versteuert werden. Damit die steuerfreie Aufstockung von 3,10 Euro voll gewährt werden kann, muss der Mitarbeiter für die gekaufte Mahlzeit einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts von 4,13 Euro oder mehr leisten. Bei einem Eigenanteil des Mitarbeiters von unter 4,13 Euro, muss der Restbetrag des Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Die Zuschüsse, die die Mitarbeiter über die Lohnabrechnung erhalten, sind jedoch steuer- und sozialversicherungsfrei.

Der Zuschuss für das Mittagessen ist für Arbeitgeber im Jahr 2024 ist somit nur dann vollständig steuerfrei, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 4,13 Euro leistet. Daher ist der Essenszuschuss für das Mittagessen in Höhe von insgesamt 11,36 Euro (4,13 Euro Eigenanteil + 7,23 Euro Zuschuss des Arbeitgebers) immer steuerfrei.

Arbeitgeber streben jedoch möglicherweise danach, den Essenszuschuss in allen Fällen steuerfrei zu gewähren. Um dieses Ziel zu erreichen, kann folgende Lösung angewendet werden: Der Mitarbeiter leistet in jedem Fall einen Eigenbeitrag in Höhe des Sachbezugswerts von 4,13 Euro, während der Arbeitgeber den restlichen Betrag für das Mittagessen erstattet (maximal 7,23 Euro). Dadurch bleibt der Essenszuschuss für den Arbeitgeber vollständig steuerfrei, auch wenn der Mitarbeiter möglicherweise einen geringeren Betrag erstattet bekommt. Letztendlich profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einem komplett steuerfreien Essenszuschuss.

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten gewährt, müssen folgende Regeln beachtet werden:

• Die Bereitstellung von Mahlzeiten wird mit dem Sachbezugswert bewertet, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich an jedem Arbeitstag eine Mahlzeit (sei es Frühstück, Mittag- oder Abendessen) erwirbt.

• Es werden Lebensmittel nur dann als Mahlzeit betrachtet, wenn sie sofort verzehrt oder während der Essenspausen konsumiert werden können. Es ist jedoch möglich, dass verschiedene Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Anbietern erworben werden.

• Zuschüsse für Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer für zukünftige Tage auf Vorrat erwirbt, gelten als Barlohn.

• Pro Arbeitstag darf nur ein Zuschuss für eine Mahlzeit beansprucht werden (ohne Urlaubstage, Krankheitstage und Arbeitstage außerhalb des Büros).  

Der Arbeitgeber hat die Wahl, für Essensmarken entweder die einzelnen Belege, die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegt werden, manuell zu überprüfen oder sich digitaler Verfahren zu bedienen. Zum Beispiel können Mitarbeiter über Benefit-Anbieter die Belege per App einreichen. Der Anbieter prüft die Belege und lässt dem Arbeitgeber eine monatliche Abrechnung zukommen, die die gleichen Informationen wie die Einzelbelege enthält.

Wenn der Arbeitgeber eine solche Abrechnung erhält, aus der hervorgeht, wie viele Essenmarken mit welchem Wert eingelöst wurden, und er diese Abrechnung aufbewahrt, müssen die eingelösten Essenmarken nicht von ihm aufbewahrt werden.

Mahlzeiten, die hauptsächlich im Interesse des Arbeitgebers an die Mitarbeiter ausgegeben werden, werden nicht als Teil des Arbeitslohns betrachtet. Dies gilt auch, wenn die Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch den Arbeitgeber teilnehmen. Eine Mahlzeit gilt als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn dieser den Tag und den Ort der Mahlzeit bestimmt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitgeber die Verpflegungskosten im Zusammenhang mit einer berufsbedingten Dienstreise des Arbeitnehmers erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt oder elektronisch gespeichert wurde.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers gekürzt werden müssen, wenn die Bewirtung außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Wenn der Arbeitnehmer jedoch an einer Bewirtung durch einen Dritten teilnimmt oder an einem Arbeitsessen eines Dritten teilnimmt, wird in der Regel keine Mahlzeit durch den Arbeitgeber bereitgestellt, und die Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers müssen nicht gekürzt werden.

Die Sachbezugswerte gelten auch für Mahlzeiten während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Wenn jedoch der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte, entfällt die Besteuerung. Dies gilt beispielsweise bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden oder bei mehrtägigen Reisen.

Die Verpflegungspauschale für den Tag der Auswärtstätigkeit muss jedoch gekürzt werden: um 20 Prozent für das Frühstück und um jeweils 40 Prozent für das Mittag- und Abendessen der höchsten Tagespauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. Zum Beispiel beträgt diese Pauschale im Jahr 2024 in Deutschland 32 Euro, was einer Kürzung auf 6,40 Euro für das Frühstück und 12,80 Euro für das Mittag- und Abendessen entspricht.

Bei Auslandsreisen wird die Verpflegungspauschale entsprechend dem Reiseziel gekürzt. Ein Sachbezugswertansatz kommt sowohl im In- als auch im Ausland nur für Mahlzeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von weniger als acht Stunden in Betracht. Weitere Informationen dazu sind im BMF-Schreiben zu den Reisekosten zu finden.

Wenn bei einer Betriebsveranstaltung Speisen und Getränke bereitgestellt werden, müssen diese in den Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer einbezogen werden. Falls dieser Freibetrag überschritten wird, kann eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25% erhoben werden.