Mitarbeitergespräch erfolgreich führen:
Leitfaden, Vorbereitung und Vorlagen für Personal- und Jahresgespräche

Luca Steffens

Probonio Benefits-Experte

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aktualisiert am 21. Januar 2025

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Lesezeit: 7 Minuten

Der Austausch im Unternehmen ist essenziell für dessen Erfolg und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Mitarbeitergespräche gehören daher in den meisten Firmen zum Alltag. Doch wie gelingt es Ihnen, ein Mitarbeitergespräch erfolgreich zu führen? Und was kann bei der Vorbereitung helfen? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Artikel. 

Das Wichtigste in Kürze

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Mitarbeitergespräche sollten in Unternehmen regelmäßig stattfinden, da sie viele Vorteile bieten.

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Vor allem die Entwicklung von Mitarbeitern kann durch einen entsprechenden Austausch gestärkt werden.

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Für ein motivierendes und aufbauendes Mitarbeitergespräch halten Sie sich am besten an einen Leitfaden.

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Mit unserer Checkliste vergessen Sie beim nächsten Personalgespräch nichts.

Was macht ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch aus?

In einem Mitarbeitergespräch steht der Austausch von Führungskraft und Mitarbeiter im Fokus. Es wird über Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten gesprochen, doch auch Feedback kommt nicht zu kurz. Zudem bietet ein Mitarbeitergespräch den Raum, Probleme, Konflikte und Herausforderungen anzusprechen. 

Das Ziel eines Mitarbeitergesprächs ist klar: Die Zufriedenheit und Effizienz im Unternehmen soll gesteigert werden. Auch die Mitarbeitermotivation sowie das Finden von Lösungen sollten angestrebt werden. Doch wie zeichnet sich ein gutes Mitarbeitergespräch aus? 

Zum Personalbereich gehörend, geht es in Mitarbeitergesprächen vorwiegend um die Entwicklung der Angestellten. Um das sicherzustellen, sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden: 

  • Regelmäßigkeit: Personalgespräche sollten möglichst regelmäßig stattfinden. So bleiben die besprochenen Inhalte leicht nachvollziehbar und es kann gemeinsam überprüft werden, ob bestimmte Ziele erreicht wurden. 

  • Ungezwungene Atmosphäre: Nur wenn die Atmosphäre stimmt, können sich Arbeitnehmer entsprechend öffnen und ihren Sorgen und Problemen Raum geben. 

  • Feedback: Nicht nur im Personalgespräch, sondern auch in der Unternehmenskultur sollte Feedback gern gesehen werden. Es eignet sich, über das letzte Projekt zu sprechen und gemeinsam zu analysieren, was gut lief und was noch verbessert werden kann. So ist es möglich, mit seinen Aufgaben zu wachsen. 

  • Wertschätzung und Respekt: Ein wertschätzender und respektvoller Umgang sollte im Unternehmen ohnehin gang und gäbe sein. Vor allem im Mitarbeitergespräch sind diese Qualitäten wichtig, damit sich der Angestellte wirklich gehört und verstanden fühlt. Das wiederum stärkt die Motivation und Mitarbeiterbindung. 

  • Persönlicher Austausch: Selbst dann, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch nach einem Leitfaden führen, sollten Sie es individuell halten. Gehen Sie persönlich auf Ihr Gegenüber ein und sehen Sie die Person als Mensch und nicht als Personalnummer, die Erfolgskennzahlen liefern soll. 

  • Platz für verschiedene Sichtweisen: Ihre eigene Sichtweise hat in einem Personalgespräch genauso Platz wie die Perspektive Ihres Gegenübers. 

Die absoluten Basics wie Höflichkeit, Freundlichkeit und aktives Zuhören dürfen selbstverständlich bei Personalgesprächen ebenfalls nicht fehlen. Dazu gehört unter anderem, sich zu Beginn des Gesprächs für das Kommen des Angestellten zu bedanken. 

Welche Themen gehören in ein Mitarbeitergespräch?

Das nächste Mitarbeitergespräch steht an – doch was wird eigentlich besprochen? Viele Führungskräfte wissen zunächst gar nicht, welche Themen in einem Mitarbeitergespräch Platz haben. Tatsächlich ist die Themenfindung aber gar nicht so schwierig. 

  • Wo steht der Mitarbeiter aktuell? 

  • Welche Ziele und Wünsche hat er? 

  • Welche Perspektiven bringt die absehbare nächste Zeit mit sich? 

In einem Personalgespräch sollte es darum gehen, sich über Pläne, Erwartungen und Ziele auszutauschen. Im besten Fall kommen Führungskraft und Angestellter auf einen gemeinsamen Nenner. So kann sich der Mitarbeiter sowohl persönlich als auch fachlich weiterentwickeln. 

Zu welchen Anlässen führt man ein Personalgespräch?

Es gibt positive und weniger angenehme Anlässe für Personalgespräche. Sie alle sind jedoch gleichermaßen wichtig. So eignet es sich beispielsweise nicht, nur bei Problemen Mitarbeitergespräche zu führen. Auf der anderen Seite ist es ebenso nicht zielführend, nur in guten Zeiten auf einen Austausch zu setzen. 

Zudem gibt es noch die Mitarbeitergespräche, die gar keines Anlasses bedürfen. Man spricht im Personalbereich auch von institutionalisierten Gesprächen. Diese finden regelmäßig – in der Regel jährlich – statt und haben zum Zweck, die Mitarbeiter systematisch zu beurteilen und zu entwickeln. Es empfiehlt sich, hier einen Leitfaden hinzuzuziehen.  

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche können aus folgenden Gründen stattfinden: 

Positive Anlässe Negative Anlässe
Besonders herausragende Leistungen Besonders schlechte Leistungen
Optimierung von Arbeitsabläufen Konflikte – zum Beispiel im Team
Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen Arbeitsunfall
Möglichkeiten einer Weiterbildung oder Qualifizierung Nichteinhaltung der Vorgaben
Rückkehr eines Mitarbeiters ins Unternehmen Längere oder häufige Erkrankung eines Mitarbeiters

Wichtig: Wenn Mitarbeitergespräche aus heiterem Himmel stattfinden, kann das für Mitarbeiter schnell einen faden Beigeschmack haben. Viele fühlen sich „von oben ermahnt“. Um das zu verhindern, sollten Sie als Arbeitgeber für einen regelmäßigen Austausch sorgen. So werden Personalgespräche nicht als etwas Negatives aufgefasst. 

Wie gelingt die Evaluation im Mitarbeitergespräch?

Ohne Evaluation ist ein Mitarbeitergespräch nicht komplett. Sie macht eine systematische Reflexion der vergangenen Entwicklungen und Leistungen möglich. Arbeitgeber erhalten auf diese Weise einen strukturierten Rückblick auf erreichte Ziele, persönliche Entwicklungen und durchgeführte Projekte. Auf dieser Grundlage lässt sich die Leistung des Mitarbeiters viel besser einordnen. Überdies hilft eine Evaluation dabei, neue Potenziale aufzudecken. So lassen sich neue Ziele für die Zukunft setzen. 

Damit eine Evaluation den gewünschten Effekt erzielt, sollte sie auf objektiven Kriterien basieren. Führungskräfte und Angestellte erhalten dadurch aufschlussreiche Informationen, die bei der künftigen Weiterentwicklung helfen. 

Auch hier gilt: Halten Sie die Waage. Sowohl Erfolge als auch Niederlagen sollten in die Evaluation einfließen. Nur dadurch ist es möglich, realistische und motivierende Ziele zu setzen. Methoden wie das Setzen von SMART-Zielen sind dabei hilfreich. 

Somit gilt:

Mit einer guten Evaluation steht und fällt die Effizienz eines Personalgesprächs.

Mitarbeitermotivation stärken – Mit den richtigen Benefits

Motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Nutzen Sie steuerfreie Benefits wie Essenszuschüsse, Mobilitätsbudgets oder Sachbezüge, um Ihre Angestellten zu begeistern und langfristig zu binden.

Leitfaden für ein strukturiertes Mitarbeitergespräch

Eine gute Struktur ist bei institutionalisierten Mitarbeitergesprächen das A und O. Sie bietet eine hervorragende Grundlage, auf der ein zielführender Austausch zwischen Führungskraft und Personal möglich ist. Wir von Probonio haben einen Leitfaden für Ihr nächstes Personalgespräch erstellt. 

1. Begrüßung

Begrüßen Sie Ihren Angestellten und bedanken Sie sich bei ihm dafür, dass er sich die Zeit für das Gespräch genommen hat. Damit schaffen Sie eine positive Grundstimmung und eine angenehme Gesprächsatmosphäre. 

Wählen Sie einen geeigneten Ort. In manchen Betrieben gibt es separate Räume für Mitarbeitergespräche, die besonders komfortabel eingerichtet sind, damit eine zielführende Kommunikation möglich ist. In jedem Fall sollten Sie sich mit Ihrem Angestellten an einen geeigneten Tisch setzen, sodass die Wichtigkeit des Gesprächs unterstrichen wird. 

2. Einstieg in das Gespräch

Leiten Sie das Gespräch ein, indem Sie seinen Zweck erklären, und skizzieren Sie den Gesprächsverlauf inklusive zeitlicher Planung. Das nimmt ein Stück weit die Ungewissheit und der Mitarbeiter weiß, was in etwa auf ihn zukommen wird. Nennen Sie auch die Gesprächsziele. 

3. Gemeinsame Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Sowohl Sie als Führungskraft als auch Ihr Angestellter erläutern ihre Sichtweise. Jeder sollte gleich zu Beginn die Chance haben, seine Gedanken auszuführen. In diesem Teil des Mitarbeitergesprächs sollte es vorwiegend um die Vorstellungen, Erwartungen und Ziele des Gesprächs gehen.  

Wenn Sie die Ausführungen Ihres Angestellten nicht verstanden haben, haken Sie nach. Dadurch können Sie die Gedanken Ihres Gegenübers nicht nur besser erfassen, sondern signalisieren gleichzeitig, dass Ihnen seine Meinung wichtig ist. 

4. Rückblick und Evaluation

Besprechen Sie vergangene Projekte, Leistungen und Zielsetzungen. Gleichzeitig evaluieren Sie Erfolge und Herausforderungen. Für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es wichtig, positive Leistungen hervorzuheben. 

5. Zielsetzung und Entwicklung

Legen Sie gemeinsam realistische, klar definierte und motivierende Ziele fest. Sie können über Möglichkeiten der Weiterentwicklung und Entwicklungsbereiche diskutieren. Am Ende dieses Gesprächsabschnittes sollten Sie die individuellen Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen abgestimmt haben. 

Zudem ist es sinnvoll, berufliche Perspektiven und Karrieremöglichkeiten zu besprechen. Es ist ebenfalls ratsam, dass der Mitarbeiter sich seines Weiterbildungsbedarfs bewusst wird. Dadurch können Sie entsprechend darauf reagieren. 

6. Feedback

In einem Mitarbeitergespräch geben nicht nur Sie Ihrem Mitarbeiter Feedback zu seinen Leistungen und Projekten. Auch dem Angestellten sollte die Möglichkeit gegeben werden, Ihnen eine Rückmeldung zu Ihrer Arbeitsweise zu geben. Womöglich können hier Potenziale in der Zusammenarbeit aufgedeckt werden. Eine offene Kommunikation über die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen ist zielführend. 

7. Vereinbarungen

Gegen Ende des Mitarbeitergesprächs legen Sie gemeinsam klar formulierte Vereinbarungen und Ziele fest. Ein Maßnahmenplan kann bei den ein oder anderen Themen helfen. Überdies ist ein Zeitrahmen für die Umsetzung der besprochenen Punkte ratsam. 

8. Abschluss

Für einen gelungenen Abschluss des Mitarbeitergesprächs fassen Sie den Austausch kurz zusammen und geben einen Ausblick auf die Zukunft. Es ist wichtig, Ihren Angestellten auch hier noch einmal zu Wort kommen zu lassen: Sind noch Fragen offen? Gibt es noch etwas, das gesagt werden muss?

9. Follow-Up

Nach dem Mitarbeitergespräch ist vor dem Mitarbeitergespräch: Da es mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfinden sollte, ist es direkt am Ende des einen Austausches sinnvoll, einen Follow-Up-Termin zu vereinbaren. 

Vor dem Gespräch Während des Gesprächs Nach dem Gespräch
Rechtzeitige Terminierung des Gesprächs und Einladung des Mitarbeiters Schaffen einer angenehmen Gesprächsatmosphäre Reflexion des Gesprächsverlaufs: Was lief gut, was könnte besser sein?
Reservierung eines geeigneten Raums Förderung des Dialogs und offenen Austausches Erstellung eines Protokolls
Rechtzeitige Mitarbeiterbewertung Definition der Gesprächsinhalte und -ziele zu Beginn Unterstützung des Mitarbeiters bei der Umsetzung der festgelegten Ziele
Übermittlung eines Bewertungsbogens für die Selbstbewertung des Mitarbeiters Aufmerksames und aktives Zuhören
Inhaltliche Vorbereitung: Themenfindung, Ziele des Gesprächs, Überblick über die berufliche und persönliche Situation des Mitarbeiters, Zurechtlegen von Gesprächstechniken Dokumentation der wichtigsten Punkte
Festlegung realistischer und motivierender Ziele

5 Fehler, die Sie bei Personalgesprächen vermeiden sollten

Mitarbeitergespräche stellen eine große Chance für Unternehmen dar. Allerdings können sie auch schnell nach hinten losgehen. Deshalb sollten Sie einige Fehler vermeiden – so können Sie und Ihr Mitarbeiter in hohem Maße von dem Gespräch profitieren. 

1. Spontanität

Das jährliche Mitarbeitergespräch kommt ganz unverhofft und Sie müssen sich noch schnell einen Termin aus dem Ärmel schütteln – am besten gestern? Dann wird das Gespräch mit hoher Wahrscheinlichkeit darunter leiden. Immerhin sollten sowohl Sie als auch Ihr Gesprächspartner sich eingehend darauf vorbereiten können. 

Mitarbeitergespräche sollten ein fester Bestandteil Ihrer Terminplanung sein. Zudem sollte der betroffene Mitarbeiter rechtzeitig über den Termin informiert werden. 

Neben einer gewissen Vorlaufzeit ist auch die Länge des Treffens entscheidend. Räumen Sie ausreichend Zeit ein und planen Sie keine Termine direkt davor oder danach. Andernfalls wirken Sie gehetzt und können kaum individuell auf Ihren Mitarbeiter eingehen. Besser ist es, selbst motiviert und engagiert zu wirken, um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Zudem hat es etwas mit Wertschätzung zu tun, wenn Sie entspannt und mit einem ausreichenden Zeitpolster in das Gespräch gehen. 

2. Mangelnde Vorbereitung

Neben der mangelnden Planung ist auch die mangelnde Vorbereitung ein Stolperstein für Personalgespräche. Wenn das Gespräch jährlich stattfindet, blicken Sie auf eine längere Arbeitsphase zurück. Damit Sie eine aussagekräftige Evaluation durchführen und die Erfolge und Leistungen wirklich beurteilen können, ist eine eingehende Vorbereitung das A und O. 

Niemand sagt, dass diese Vorbereitung einfach ist. Ganz im Gegenteil: Sie ist zeitintensiv und aufwendig – doch sie lohnt sich. Ideal ist es, wenn Sie sich im Laufe des Jahres Notizen machen und Themen sammeln, die beim Gespräch von Relevanz sein könnten. 

Es gilt:

Verschieben Sie das Gespräch lieber, als unvorbereitet in den Austausch zu gehen. 

3. Negative Gesprächsführung

Einige Führungskräfte nehmen das Mitarbeitergespräch zum Anlass, ihren Angestellten vor Augen zu führen, was sie alles falsch gemacht haben und worin sie sich noch verbessern müssen. Vorwürfe, mangelnde Zufriedenheit mit dem Personal und andere negative Aussagen helfen jedoch weder Ihnen noch Ihren Mitarbeitern, Ziele zu erreichen. Vielmehr steigt die Unzufriedenheit auf beiden Seiten. Und womöglich trennen sich die Wege früher oder später. 

Übermäßige Kritik sollte kein Personalgespräch dominieren. Zwar können Sie auch ansprechen, was weniger gut gelaufen ist. Doch verpacken Sie das Gesagte so, dass es weder verletzend noch demotivierend ist. Vorgehensweisen wie die Sandwich-Methode, bei der zunächst etwas Positives angesprochen wird, dann die Kritik folgt und anschließend noch ein positiver Aspekt genannt wird, empfehlen sich eher. Und auch konkrete Lösungsvorschläge dürfen nicht fehlen. So bekommt der Mitarbeiter die Chance, sich auch wirklich zu verbessern. 

4. Fokus auf das Unternehmen

Im Mitarbeitergespräch geht es nicht nur um Ihr Unternehmen. Der Fokus sollte gleichermaßen auf dem Mitarbeiter liegen. Involvieren Sie Ihre Angestellten in die Zielsetzung und beziehen Sie ihre Perspektiven und Meinungen mit ein. 

Ein Gespräch auf Augenhöhe ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein gleichwertiger Dialog, in dem beide Seiten gehört werden, wird die Zusammenarbeit in Zukunft bereichern. 

5. Druckmittel

Verzichten Sie auf Druckmittel. Die persönliche Weiterentwicklung und Zielerreichung stehen nah beieinander. Jedoch können Sie eine unzufriedenstellende Leistung oder Produktivität nicht mit einer Wenn-Dann-Gleichung lösen. Setzen Sie Ihre Angestellten nicht mit Druckmitteln wie Karrierechancen oder einer Gehaltserhöhung unter Druck. Dadurch verlieren Sie Ihre Mitarbeiter früher oder später nur. 

Attraktive Benefits für zufriedene Mitarbeiter

Steigern Sie die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Angestellten mit individuellen und steuerfreien Mitarbeitervorteilen. Von Jobrädern bis hin zu Essenszuschüssen – bieten Sie das Extra, das wirklich zählt. 

Fazit: Respekt im Mitarbeitergespräch ist entscheidend

Mitarbeitergespräche können die Effizienz und den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Vor allem aber bringt es jeden einzelnen Mitarbeiter weiter – sowohl beruflich als auch persönlich. Wer Wertschätzung und Respekt an den Tag legt, kann einen zielführenden Austausch erwirken, der in einer erhöhten Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit resultiert. 

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