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Digitale Essensmarken
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
Sie können Ihre Mitarbeiter beim arbeitstäglichen Mittagessen mit einem steuerfreien Essenszuschuss unterstützen.
Mit dem steuerfreien Essenszuschuss können Ihre Mitarbeiter Belege von gekauften Mahlzeiten einreichen, sich als Team gemeinsames Essen liefern lassen oder vor Ort kochen.
Pro Arbeitstag können Sie seit 2024 bis zu 7,23€ steuerfrei bezuschussen an maximal 15 Arbeitstagen pro Monat. Somit ist ein monatlicher Essenszuschuss von bis zu 108,45€ steuerfrei möglich.
Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?
Der steuerfreie Essenszuschuss, in digitaler Variante auch digitale Essensmarken genannt, bietet Ihnen die Option, Mitarbeiter beim arbeitstäglichen Mittagessen steuerfrei zu unterstützen.
Folgende Möglichkeiten gibt es für den steuerfreien Essenszuschuss 2024:
- Mit der 15-Tage Regel (bei einer 5 Tage Woche) können 15 (digitale) Essensmarken von maximal 7,23€ pro Tag (108,45€ pro Monat) ausgehändigt werden. Hierbei ist kein Nachweis der An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter erforderlich.
- Möchten Sie mehr als 15 Essensmarken aushändigen, besteht die Pflicht eines Nachweises der An- und Abwesenheiten (z.B. aufgrund von Urlaub, Krankheiten oder Dienstreisen).
Wichtige Regelungen für den Essenszuschuss im Jahr 2024
Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich maximal 7,23€ erstatten. Dies setzt sich aus den folgenden zwei Anteilen zusammen:
- Sachbezugswert: 4,13€ (ggf. 25% pauschal zu versteuern)
- Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10€ (steuerfreie Aufstockung)
Die steuerfreie Aufstockung von 3,10€ kann jedoch nur gewährt werden, wenn der oder die Mitarbeiter 4,13€ selbst hinzugezahlt hat.
Zudem gelten bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalbesteuerung des Essenszuschusses.
Folgende Regelungen gibt es für den steuerfreien Essenszuschuss 2024:
- Maximal 7,23€ Zuschuss je Mitarbeiter
- Mahlzeit nur von tatsächlichen Arbeitstagen mit mindestens 4 Stunden Arbeitszeit
- Keine Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren
- Angaben auf dem Rechnungsbeleg zu Ort, Datum, Belegsumme und Artikelbezeichnung müssen enthalten sein
Digitale Essensmarken einfach per App
Der Probonio Essenszuschuss ist überall und für alle Mitarbeiter einsetzbar - und das schnell & einfach mit dem Smartphone.
Wie wird der steuerfreie Essenszuschuss im Jahr 2024 berechnet?
Digitale Essensmarken mit der 15-Tage Regel mit Pauschalsteuer
Der maximale Zuschuss vom Arbeitgeber (7,23€) besteht aus dem Sachbezugswert (4,13€) und der steuerfreien Aufstockung (bis zu 3,10€).
- Der Mitarbeiter zahlt 11,36€ für seine Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 4,13€ (11,36€ - 7,23€). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er den Sachbezugswert von 4,13€, weshalb der maximale Zuschuss von 7,23€ (4,13€ + 3,10€ Aufstockung) steuerfrei bleibt.
- Der Mitarbeiter zahlt 7,50€ für seine Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 0,27€ (7,50€ - 7,23€). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er nicht den Sachbezugswert von 4,13€, weshalb die restlichen 3,86€ (4,13€ - 0,27€) pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 3,37€ (0,27€ + 3,10€ Aufstockung) bleibt steuerfrei.
- Der Mitarbeiter zahlt 4,50€ für seine Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Somit erreicht er nicht den Sachbezugswert von 4,13€, weshalb die ganzen 4,13€ pauschal besteuert werden müssen. Der Betrag von 0,37€ Aufstockung (4,50€ - 4,13€) bleibt steuerfrei.
Digitale Essensmarken mit der 15-Tage Regel ohne Pauschalsteuer
Der Mitarbeiter leistet einen Eigenanteil in Höhe des pauschal zu besteuernden Sachbezugswerts (4,13€).
- Der Mitarbeiter zahlt 8,50€ für seine Mahlzeit. Sie als Arbeitgeber erstatten 4,37€, wodurch Ihr Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,13€ leistet. Die Zuschuss von 4,37€ ist somit komplett steuerfrei.
- Der Mitarbeiter zahlt 5€ für seine Mahlzeit. Sie als Arbeitgeber erstatten 0,87€ (5€ - 4,13€), wodurch Ihr Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,13€ leistet. Der Zuschuss von 0,87€ ist somit komplett steuerfrei.
Wie wird der steuerfreie Essenszuschuss abgerechnet?
Der Essenszuschuss muss für Ihre einzelnen Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung monatlich erfasst werden.
Folgende Angaben müssen hierbei aufgeführt werden:
- Die Höhe des Essenszuschusses pro Tag inklusive Aufschlüsselung nach steuerfreiem und pauschalversteuertem Anteil
- Die Anzahl der Tage, an denen der Essenszuschuss gewährt wird
- Die Kosten pro Mahlzeit
- Die Kosten der Mitarbeiter (Eigenanteil) je Arbeitstag
Folgende Regelungen sind für die Buchhaltung zu beachten:
- Die Belege der Mahlzeiten müssen in Papierform oder digital gesammelt werden.
- Kaufen Ihre Mitarbeiter Ihre Mahlzeiten außerhalb ein, müssen die Belege zusätzlich überprüft werden.
Eine genaue Anleitung zur Abrechnung digitaler Essensmarken finden Sie hier.
Was kann ich meinen Mitarbeitern mit dem Essenszuschuss steuerfrei zahlen?
Der steuerfreie Essenszuschuss kann für eine Mahlzeit und ein zusätzliches alkoholfreies Getränk pro Arbeitstag gewährt werden, unabhängig von der Uhrzeit des Kaufs oder der Ausgabe.
Für folgende Mahlzeiten kann der Essenszuschuss genutzt werden:
- Supermarkt
- Bäcker
- Imbiss
- Lieferdienst
- Restaurants und Cafés
Die Käufe dürfen dabei keine Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren enthalten.
Hinweise zur Belegprüfung
- Es können auch Rechnungen mit Produkten (z.B. Zeitungen oder Drogerieartikel), die nicht für eine Mahlzeit bestimmt sind, eingereicht werden.
- Es können auch mehrere Belege für eine Mahlzeit eingereicht werden, sofern es sich um insgesamt eine Mahlzeit handelt.
- Bestellen oder kochen Ihre Mitarbeiter gemeinsam in der Arbeit, können auch Belege von einzelnen Personen mehrmals eingereicht werden.
- Auf dem Beleg müssen Angaben zu Ort, Datum, Belegsumme und Artikelbezeichnung enthalten sein.
Welche Mitarbeiter können den steuerfreien Essenszuschuss nutzen?
Prinzipiell können alle Mitarbeiter den steuerfreien Essenszuschuss nutzen, egal ob diese im Homeoffice oder vor Ort arbeiten. Der Essenszuschuss kann jedoch nicht von Mitarbeitern genutzt werden, die krank, im Urlaub, auf einer Messe oder auf Geschäftsreise sind. Ist ein Mitarbeiter jedoch länger als 8 Stunden auf Geschäftsreise, können Sie den Verpflegungsmehraufwand gewähren.
Digitale Essensmarken mit Probonio
Mit den digitalen Essensmarken von Probonio können Sie Ihren Mitarbeitern über 1.300 Euro pro Jahr steuerfrei auszahlen - schnell und einfach per App.
Einfache Anwendung: Belege können in nur wenigen Sekunden eingereicht und Mahlzeiten automatisch erstattet werden.
Freie Wahl: Sie können selbst entscheiden, ob Sie den Essenszuschuss komplett steuerfrei oder pauschalbesteuert anbieten.
Umfassender Überblick: Im Probonio-Arbeitgeberportal haben sie jederzeit den Überblick über Ihre Ausgaben und Zuschüsse.
Steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität und zeigen Ihren Mitarbeiter Wertschätzung mit den digitalen Essensmarken von Probonio oder einem unserer anderen modernen Mitarbeiter-Benefits
Gesetzliche Grundlagen
- BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (Mahlzeitenzuschüsse)
- BMF-Schreiben vom 05.01.2015 (Essensmarken)
- BMF-Schreiben vom 20.12.2021 (Sachbezugswerte 2022)
- § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG (Pauschale Lohnsteuer)
- R 8.1 Abs. 7 LStR (Anforderungen für Essensmarken)
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