Essenszuschuss Lohnabrechnung -
Anleitung zur Abrechnung digitaler Essensmarken

• Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung vom Arbeitgeber

• Ziel ist es Mitarbeitern vergünstigtes oder kostenfreies Essen (meist als Mittagessen) zu ermöglichen

• Arbeitnehmer erhalten den Zuschuss auf arbeitstägliche Mahlzeiten steuerfrei, also brutto für netto ohne steuerliche Abzüge

• Im Jahr 2025 können Unternehmen das Mittagessen mit bis zu 7,50 Euro täglich bezuschussen.

  Dieser Wert setzt sich wie folgt zusammen:

  • 4,40 Euro - amtlicher Sachbezugswert Mittagessen 2025

  • 3,10 Euro - steuerfreier Zuschuss vom Arbeitgeber

• Normalerweise wird der Zuschuss fürs Essen an maximal 15 Tagen im Monat gewährt, da so die Aufzeichnungspflicht für Abwesenheiten, z.B. aufgrund von Krankheit oder Urlaub, umgehen lässt. Somit erhält der Arbeitnehmer bis zu 112,50 Euro monatlich bzw. 7,50 Euro pro Tag an 15 Tagen (= 3,10 Euro plus 4,40 Euro) steuerfrei durch den Essenszuschuss.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Arbeitgeber den Essenszuschuss gewähren können:

• Kantinenzuschuss: Arbeitgeber, die eine Kantine betreiben, können das Mittagessen als Kantinenzuschuss vergünstigt anbieten.

• Klassische Essensmarken: Unternehmen, die keine Kantine betreiben oder in der Kantine keine vergünstigten Mahlzeiten anbieten, können den Essenszuschuss als Papier-Essensmarken anbieten. Mitarbeiter können die Essensmarken bei ausgewählten Akzeptanzstellen einlösen. Die Papier-Essensmarke ist stets pauschal zu versteuern.

• Digitaler Essenszuschuss: Seit 2016 können Arbeitgeber den Essenszuschuss einfach per App gewähren (daher auch als digitale Essensmarken bekannt). Der digitale Essenszuschuss bietet viele Vorteile im Vergleich zu klassischen Essensmarken: Deutschlandweit überall einlösbar (keine Bindung an Akzeptanzpartner) & komplett steuerfrei für Arbeitgeber umsetzbar

Der folgende Artikel bezieht sich auf die Abrechnung von digitalen Essenszuschüssen, auch bekannt als Essenszuschuss per App oder digitale Essensmarken.

Prinzipiell ist der Sachbezugswert von 4,40 Euro (Stand 2025) pauschal durch den Arbeitgeber zu versteuern. Einer der Vorteile vom digitalen Essenszuschuss im Vergleich zur Essensmarke ist, dass der Zuschuss hier in vielen Fällen auch für den Arbeitgeber komplett steuerfrei bleibt. Ob der Essenszuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt, ist davon abhängig, wie hoch der Eigenanteil des Mitarbeiters ist bzw. wie hoch die Kosten der Mahlzeit sind.

Probonio berechnet die genauen Werte für den steuerfreien und den pauschalbesteuerten Anteil auf Basis der durchgeführten Einzelbelegprüfung und stellt die maximale Steuerersparnis sicher.

So kommen die Abrechnungsdaten für den Essenszuschuss auf die Gehaltsabrechnung:

• Belegprüfung: Zunächst müssen alle Essensbelege auf die rechtlichen Anforderungen des Essenszuschuss geprüft werden - diesen Schritt übernimmt Probonio.

• Berechnung des Essenszuschusses: Auf Basis der Belegdaten kann der steuerfreie und pauschalversteuerte Anteil auf Monatsbasis berechnet werden. Hierfür sind insbesondere die Höhe des Belegs bzw. die Kosten der Mahlzeit ausschlaggebend. Die Berechnung aller relevanten Werte für die Lohnabrechnung erfolgt automatisch durch Probonio.

• Integration Lohnbuchhaltung: Die Abrechnungsdaten inklusive Bewegungsdaten können durch Probonio automatisiert an über 20 Lohnprogramme übermittelt oder an den Steuerberater versendet werden. Am häufigsten kommen hier folgende Lohnprogramme zum Einsatz: DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt, SAP, Lexware, Sage.

Für den Essenszuschuss erscheinen i.d.R. zwei Lohnarten auf der Lohnabrechnung:

• Essenszuschuss - steuerfrei: Hier wird das Kürzel FFJ verwendet. Die beiden ersten F’s stehen dabei für steuerfrei und sozialversicherungsfrei. In DATEV wird hierfür häufig die Lohnart 236 verwendet.

• Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart ist Folgendes zu beachten:

  • Steuerfrei konfigurieren

  • Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen konfigurieren

  • Keinen Netto-Lohnabzug einstellen

• Essenszuschuss - pauschalversteuert: Hier wird das Kürzel PFJ verwendet. Das “P” steht dabei für pauschalversteuert. Das “F” steht wieder für die Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen. In DATEV wird hierfür häufig die Lohnart 235 verwendet.

• Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart ist Folgendes zu beachten:

  • Pauschalsteuer von 25% konfigurieren

  • Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen konfigurieren

  • Keinen Netto-Lohnabzug einstellen

Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine Anleitung zur Konfiguration der Lohnarten für Ihr Lohnprogramm zur Verfügung.

Im Beispiel wurden folgende Essensbelege inklusive erfolgreicher Belegprüfung angenommen: Der Mitarbeiter hat das Mittagessen zu je 8,50€ in der Essenszuschuss App von Probonio eingereicht.

Pro arbeitstäglicher Mahlzeit kann der Mitarbeiter hier die kompletten 7,23 Euro erhalten (Stand 2024). Für das Unternehmen ergibt sich folgender steuerfreier und pauschalbesteuerter Betrag:

• 2,20 Euro - pauschalbesteuerter Zuschuss

• 4,70 Euro - steuerfreier Zuschuss

Wie lassen sich die Werte am Beispiel der Mahlzeit von 8,50€ manuell berechnen?

• Die Auszahlung von 7,23€ ist für den Arbeitgeber nicht komplett steuerfrei, da der Mitarbeiter keinen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswert von 4,13 Euro leistet

• Der Eigenanteil des Mitarbeiters beträgt lediglich 1,27 Euro (= 8,50 € - 7,23 €)

• Daher ist nur der reduzierte Sachbezugswert von 2,86 Euro (= 4,13 € - 1,27 €) zu versteuern

• Der restliche Betrag verbleibt steuerfrei: 4,37 Euro (= 7,23 € - 2,86 €)

Bei 15 Mahlzeiten ergibt sich folgendes Ergebnis für die Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung:

• Lohnart 235 pauschalbesteuert: 33 Euro (= 15 mal 2,2 €)

• Lohnart 236 steuerfrei: 70,50 Euro ( = 15 mal 4,70 €)

Probonio führt die Berechnung stets automatisiert für Sie als Arbeitgeber durch, so dass hier für Sie keine Aufwände anfallen.

Sie wollen als Arbeitgeber keine Pauschalsteuer auf den Essenszuschuss zahlen? Hierfür gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten:

• Die Konfiguration “Pauschalsteuer vermeiden” im Arbeitgeber-Portal von Probonio hinterlegen

• Die Pauschalsteuer auf den Mitarbeiter umlegen

Aktivieren Sie einfach die Option “Pauschversteuerung komplett vermeiden”. Die Erstattungsbeträge werden nun für Mitarbeiter so konfiguriert, dass der Essenszuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt. Ist die Konfiguration aktiv müssen Mitarbeiter stets den Sachbezugswert von 4,40 Euro selbst bezahlen, d.h. der über Probonio abgerechnete Zuschuss pro Mittagessen beträgt maximal:

Kosten der Mahlzeit - Sachbezugswert = steuerfreier Essenszuschuss, aber maximal 7,50 Euro

Der steuerfreie Essenszuschuss am Beispiel:

• + 8,50€ Kosten des Mittagessens (auf dem Beleg ausgewiesen)

• - 4,40€ Sachbezug Mittagessen 2025 (Eigenanteil des Arbeitnehmers)

• = 4,10€ steuerfreie Erstattung für den Mitarbeiter (für das Unternehmen ebenfalls abgabenfrei)

Der Mitarbeiter erhält somit mit der entsprechenden Konfiguration nur eine Erstattung von 4,10€ erstattet anstatt 7,50€. Daher raten wir von dieser Konfiguration in der Regel ab, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein attraktives Mitarbeiter-Benefit bieten wollen.

Alternativ lässt sich die Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer umlegen. Die Pauschalsteuer ist zwar prinzipiell zunächst durch den Arbeitgeber zu leisten, jedoch haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten der Steuer auf den Mitarbeiter umzulegen. Hierfür wird die Pauschalsteuer als Nettoabzug auf der Lohnabrechnung gebucht.

Die meisten Arbeitgeber wählen die maximale steuerfreie Erstattung für Ihre Mitarbeiter und nutzen somit unsere empfohlene Konfiguration. So lässt sich der Essenszuschuss den Mitarbeitern einfacher erklären und zugleich ein attraktives Mitarbeiter-Benefit anbieten. Die Kosten der anfallenden Pauschalsteuer sind meistens sehr gering.

• 108,45 Euro werden an den Mitarbeiter steuerfrei mit dem Lohn ausgezahlt

• 70,50 Euro davon sind auch für den Arbeitgeber komplett steuerfrei und abgabenfrei

• 33,00 Euro davon sind durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern

• Daraus ergibt sich eine Steuerlast von lediglich 8,70 Euro (25% Pauschalsteuer plus Soli von 5,5% - Kirchensteuer wurde nicht berücksichtigt)

Hätte das Unternehmen 2024 die 108,45 Euro stattdessen als steuerpflichtiges Gehalt bezahlt, würden für Arbeitgeber Lohnnebenkosten von rund 20%, sprich 20,70€ anfallen.

Somit spart der Arbeitgeber trotz anfallender Pauschalsteuer deutlich im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung.

Auszahlung an den Mitarbeiter

Die Erstattungsbeträge erhält der Mitarbeiter zusammen mit der Überweisung des Lohns meist am Monatsende. Die Zuschüsse für eingereichte Essensbelege werden nach erfolgreicher Belegprüfung stets im Folgemonat ausgezahlt.

Entsteht für Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil?

Unter Einhaltung der Grenzen entsteht für Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil. D.h. der Arbeitnehmer erhält bis zu 112,50 Euro (=7,50 € * 15) komplett steuerfrei. Mitarbeiter müssen die Erstattung für die arbeitstägliche Verpflegung nicht auf der privaten Steuererklärung angeben.

Seit 2016 bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit, das Essen von Arbeitnehmern digital per App zu bezuschussen. Digitale Essenszuschüsse werden seitdem immer beliebter bei Unternehmen als Benefit für Mitarbeiter.

Mitarbeiter erhalten mit dem Verpflegungszuschuss ein attraktives Benefit und profitieren finanziell durch hohe Steuerfreibeträge. Zugleich spart der Arbeitgeber Lohnkosten im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung. Eine klare Win-win-Situation für beide Seiten.

Die Abrechnung der Essenszuschüsse über die Lohnabrechnung lässt sich mit Anbietern wie Probonio komplett automatisieren. So fallen nach der einmaligen Einrichtung keine weiteren Aufwände für Arbeitgeber, HR-Manager, Lohnbuchhaltung oder das externe Steuerbüro an.