Bevor wir auf die Details der Abrechnung digitaler Essenszuschüsse eingehen, sollen die wichtigsten Grundlagen des Zuschusses für arbeitstägliche Mahlzeiten zusammengefasst werden.
Von Probonio, 20.02.2023 I 5 Minuten Lesezeit
Von Probonio, 20.02.2023
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Dieser Wert setzt sich wie folgt zusammen:
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Arbeitgeber den Essenszuschuss gewähren können:
Der folgende Artikel bezieht sich auf die Abrechnung von digitalen Essenszuschüssen, auch bekannt als Essenszuschuss per App oder digitale Essensmarken.
Prinzipiell ist der Sachbezugswert von 3,80 Euro (Stand 2023) pauschal durch den Arbeitgeber zu versteuern. Einer der Vorteile vom digitalen Essenszuschuss im Vergleich zur Essensmarke ist, dass der Zuschuss hier in vielen Fällen auch für den Arbeitgeber komplett steuerfrei bleibt. Ob der Essenszuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt, ist davon abhängig, wie hoch der Eigenanteil des Mitarbeiters ist bzw. wie hoch die Kosten der Mahlzeit sind.
Probonio berechnet die genauen Werte für den steuerfreien und den pauschalbesteuerten Anteil auf Basis der durchgeführten Einzelbelegprüfung und stellt die maximale Steuerersparnis sicher.
So kommen die Abrechnungsdaten für den Essenszuschuss auf die Gehaltsabrechnung:
Für den Essenszuschuss erscheinen i.d.R. zwei Lohnarten auf der Lohnabrechnung:
Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart ist Folgendes zu beachten:
Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine Anleitung zur Konfiguration der Lohnarten für Ihr Lohnprogramm zur Verfügung.
Im Beispiel wurden folgende Essensbelege inklusive erfolgreicher Belegprüfung angenommen: Der Mitarbeiter hat das Mittagessen zu je 8,50€ in der Essenszuschuss App von Probonio eingereicht.
Pro arbeitstäglicher Mahlzeit kann der Mitarbeiter hier die kompletten 6,90 Euro erhalten. Für das Unternehmen ergibt sich folgender steuerfreier und pauschalbesteuerter Betrag:
Wie lassen sich die Werte am Beispiel der Mahlzeit von 8,50€ manuell berechnen?
Bei 15 Mahlzeiten ergibt sich folgendes Ergebnis für die Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung:
Probonio führt die Berechnung stets automatisiert für Sie als Arbeitgeber durch, so dass hier für Sie keine Aufwände anfallen.
Sie wollen als Arbeitgeber keine Pauschalsteuer auf den Essenszuschuss zahlen? Hierfür gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten:
Aktivieren Sie einfach die Option “Pauschversteuerung komplett vermeiden”. Die Erstattungsbeträge werden nun für Mitarbeiter so konfiguriert, dass der Essenszuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt. Ist die Konfiguration aktiv müssen Mitarbeiter stets den Sachbezugswert von 3,80 Euro selbst bezahlen, d.h. der über Probonio abgerechnete Zuschuss pro Mittagessen beträgt maximal:
Kosten der Mahlzeit - Sachbezugswert = steuerfreier Essenszuschuss, aber maximal 6,90 Euro
Der steuerfreie Essenszuschuss am Beispiel:
Der Mitarbeiter erhält somit mit der entsprechenden Konfiguration nur eine Erstattung von 4,70€ erstattet anstatt 6,90€. Daher raten wir von dieser Konfiguration in der Regel ab, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein attraktives Mitarbeiter-Benefit bieten wollen.
Alternativ lässt sich die Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer umlegen. Die Pauschalsteuer ist zwar prinzipiell zunächst durch den Arbeitgeber zu leisten, jedoch haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten der Steuer auf den Mitarbeiter umzulegen. Hierfür wird die Pauschalsteuer als Nettoabzug auf der Lohnabrechnung gebucht.
Die meisten Arbeitgeber wählen die maximale steuerfreie Erstattung für Ihre Mitarbeiter und nutzen somit unsere empfohlene Konfiguration. So lässt sich der Essenszuschuss den Mitarbeitern einfacher erklären und zugleich ein attraktives Mitarbeiter-Benefit anbieten. Die Kosten der anfallenden Pauschalsteuer sind meistens sehr gering.
Hätte das Unternehmen die 103,50 Euro stattdessen als steuerpflichtiges Gehalt bezahlt, würden für Arbeitgeber Lohnnebenkosten von rund 20%, sprich 20,70€ anfallen.
Somit spart der Arbeitgeber trotz anfallender Pauschalsteuer deutlich im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung.
Allerdings sollte beachtet werden, dass Feiertage wie bspw. Ostern oder Weihnachten nicht als persönliche Anlässe gelten und somit keine steuerfreien Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro an Mitarbeiter verschenkt werden dürfen. Zudem wird empfohlen, die Anzahl von drei Aufmerksamkeiten pro Jahr nicht zu übersteigen. Wie häufig Geschenke an Mitarbeiter in einem Monat ohne Steuern gewährt werden, ist hingegen nicht relevant.
Die Erstattungsbeträge erhält der Mitarbeiter zusammen mit der Überweisung des Lohns meist am Monatsende. Die Zuschüsse für eingereichte Essensbelege werden nach erfolgreicher Belegprüfung stets im Folgemonat ausgezahlt.
Unter Einhaltung der Grenzen entsteht für Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil. D.h. der Arbeitnehmer erhält bis zu 103,50 Euro (=6,90 € * 15) komplett steuerfrei. Mitarbeiter müssen die Erstattung für die arbeitstägliche Verpflegung nicht auf der privaten Steuererklärung angeben.
Seit 2016 bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit, das Essen von Arbeitnehmern digital per App zu bezuschussen. Digitale Essenszuschüsse werden seitdem immer beliebter bei Unternehmen als Benefit für Mitarbeiter.
Mitarbeiter erhalten mit dem Verpflegungszuschuss ein attraktives Benefit und profitieren finanziell durch hohe Steuerfreibeträge. Zugleich spart der Arbeitgeber Lohnkosten im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung. Eine klare Win-win-Situation für beide Seiten.
Die Abrechnung der Essenszuschüsse über die Lohnabrechnung lässt sich mit Anbietern wie Probonio komplett automatisieren. So fallen nach der einmaligen Einrichtung keine weiteren Aufwände für Arbeitgeber, HR-Manager, Lohnbuchhaltung oder das externe Steuerbüro an.
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