Essenszuschuss Lohnabrechnung -
Anleitung zur Abrechnung digitaler Essensmarken

Kurze Einführung zum Essenszuschuss

Lohnabrechnung - Abrechnung und Auszahlung des Essenszuschuss

Übermittlung der Bewegungsdaten zur Lohnbuchhaltung - Integration der Lohnsoftware

So kommen die Abrechnungsdaten für den Essenszuschuss auf die Gehaltsabrechnung:

• Belegprüfung: Zunächst müssen alle Essensbelege auf die rechtlichen Anforderungen des Essenszuschuss geprüft werden - diesen Schritt übernimmt Probonio.
• Berechnung des Essenszuschusses: Auf Basis der Belegdaten kann der steuerfreie und pauschalversteuerte Anteil auf Monatsbasis berechnet werden. Hierfür sind insbesondere die Höhe des Belegs bzw. die Kosten der Mahlzeit ausschlaggebend. Die Berechnung aller relevanten Werte für die Lohnabrechnung erfolgt automatisch durch Probonio.
• Integration Lohnbuchhaltung: Die Abrechnungsdaten inklusive Bewegungsdaten können durch Probonio automatisiert an über 20 Lohnprogramme übermittelt oder an den Steuerberater versendet werden. Am häufigsten kommen hier folgende Lohnprogramme zum Einsatz: DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt, SAP, Lexware, Sage.

Abrechnung des Essenszuschusses auf der Lohnabrechnung

Für den Essenszuschuss erscheinen i.d.R. zwei Lohnarten auf der Lohnabrechnung:

• Essenszuschuss - steuerfrei: Hier wird das Kürzel FFJ verwendet. Die beiden ersten F’s stehen dabei für steuerfrei und sozialversicherungsfrei. In DATEV wird hierfür häufig die Lohnart 236 verwendet.

Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart ist Folgendes zu beachten:

• Steuerfrei konfigurieren
• Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen konfigurieren
• Keinen Netto-Lohnabzug einstellen
• Essenszuschuss - pauschalversteuert: Hier wird das Kürzel PFJ verwendet. Das “P” steht dabei für pauschalversteuert. Das “F” steht wieder für die Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen. In DATEV wird hierfür häufig die Lohnart 235 verwendet.
• Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart ist Folgendes zu beachten:
• Pauschalsteuer von 25% konfigurieren
• Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen konfigurieren
• Keinen Netto-Lohnabzug einstellen

Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine Anleitung zur Konfiguration der Lohnarten für Ihr Lohnprogramm zur Verfügung.

Die Lohnabrechnung des Essenszuschusses am Beispiel

Im Beispiel wurden folgende Essensbelege inklusive erfolgreicher Belegprüfung angenommen: Der Mitarbeiter hat das Mittagessen zu je 8,50€ in der Essenszuschuss App von Probonio eingereicht.

Pro arbeitstäglicher Mahlzeit kann der Mitarbeiter hier die kompletten 6,90 Euro erhalten. Für das Unternehmen ergibt sich folgender steuerfreier und pauschalbesteuerter Betrag:

• 2,20 Euro - pauschalbesteuerter Zuschuss
• 4,70 Euro - steuerfreier Zuschuss

Wie lassen sich die Werte am Beispiel der Mahlzeit von 8,50€ manuell berechnen?

• Die Auszahlung von 6,90€ ist für den Arbeitgeber nicht komplett steuerfrei, da der Mitarbeiter keinen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswert von 3,80 Euro leistet
• Der Eigenanteil des Mitarbeiters beträgt lediglich 1,60 Euro (= 8,50 € - 6,90 €)
• Daher ist nur der reduzierte Sachbezugswert von 2,20 Euro (= 3,80 € - 1,60 €) zu versteuern
• Der restliche Betrag verbleibt steuerfrei: 4,70 Euro (= 6,90 € - 2,20 €)

Bei 15 Mahlzeiten ergibt sich folgendes Ergebnis für die Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung:

• Lohnart 235 pauschalbesteuert: 33 Euro (= 15 mal 2,2 €)
• Lohnart 236 steuerfrei: 70,50 Euro ( = 15 mal 4,70 €)

Probonio führt die Berechnung stets automatisiert für Sie als Arbeitgeber durch, so dass hier für Sie keine Aufwände anfallen.

Pauschalsteuer als Arbeitgeber vermeiden - So bleibt der Essenszuschuss auch für das Unternehmen steuerfrei

Sie wollen als Arbeitgeber keine Pauschalsteuer auf den Essenszuschuss zahlen? Hierfür gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten:

• Die Konfiguration “Pauschalsteuer vermeiden” im Arbeitgeber-Portal von Probonio hinterlegen
• Die Pauschalsteuer auf den Mitarbeiter umlegen

Konfiguration “Pauschalsteuer vermeiden”

Aktivieren Sie einfach die Option “Pauschversteuerung komplett vermeiden”. Die Erstattungsbeträge werden nun für Mitarbeiter so konfiguriert, dass der Essenszuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt. Ist die Konfiguration aktiv müssen Mitarbeiter stets den Sachbezugswert von 3,80 Euro selbst bezahlen, d.h. der über Probonio abgerechnete Zuschuss pro Mittagessen beträgt maximal:

Kosten der Mahlzeit - Sachbezugswert = steuerfreier Essenszuschuss, aber maximal 6,90 Euro

Der steuerfreie Essenszuschuss am Beispiel:

• + 8,50€ Kosten des Mittagessens (auf dem Beleg ausgewiesen)
• - 3,80€ Sachbezug Mittagessen 2023 (Eigenanteil des Arbeitnehmers)
• = 4,70€ steuerfreie Erstattung für den Mitarbeiter (für das Unternehmen ebenfalls abgabenfrei)

Der Mitarbeiter erhält somit mit der entsprechenden Konfiguration nur eine Erstattung von 4,70€ erstattet anstatt 6,90€. Daher raten wir von dieser Konfiguration in der Regel ab, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein attraktives Mitarbeiter-Benefit bieten wollen.

Pauschalsteuer auf Mitarbeiter umlegen

Alternativ lässt sich die Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer umlegen. Die Pauschalsteuer ist zwar prinzipiell zunächst durch den Arbeitgeber zu leisten, jedoch haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten der Steuer auf den Mitarbeiter umzulegen. Hierfür wird die Pauschalsteuer als Nettoabzug auf der Lohnabrechnung gebucht.

Warum die meisten Arbeitgeber den Zuschuss fürs Mittagessen ohne Vermeidung der Pauschalsteuer einsetzen

Die meisten Arbeitgeber wählen die maximale steuerfreie Erstattung für Ihre Mitarbeiter und nutzen somit unsere empfohlene Konfiguration. So lässt sich der Essenszuschuss den Mitarbeitern einfacher erklären und zugleich ein attraktives Mitarbeiter-Benefit anbieten. Die Kosten der anfallenden Pauschalsteuer sind meistens sehr gering.

Kosten der Pauschalsteuer am Beispiel: 15 Essensbelege à 8,50 €

• 103,50 Euro werden an den Mitarbeiter steuerfrei mit dem Lohn ausgezahlt
• 70,50 Euro davon sind auch für den Arbeitgeber komplett steuerfrei und abgabenfrei
• 33,00 Euro davon sind durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern
• Daraus ergibt sich eine Steuerlast von lediglich 8,70 Euro (25% Pauschalsteuer plus Soli von 5,5% - Kirchensteuer wurde nicht berücksichtigt)

Hätte das Unternehmen die 103,50 Euro stattdessen als steuerpflichtiges Gehalt bezahlt, würden für Arbeitgeber Lohnnebenkosten von rund 20%, sprich 20,70€ anfallen.

Somit spart der Arbeitgeber trotz anfallender Pauschalsteuer deutlich im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung.

Allerdings sollte beachtet werden, dass Feiertage wie bspw. Ostern oder Weihnachten nicht als persönliche Anlässe gelten und somit keine steuerfreien Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro an Mitarbeiter verschenkt werden dürfen. Zudem wird empfohlen, die Anzahl von drei Aufmerksamkeiten pro Jahr nicht zu übersteigen. Wie häufig Geschenke an Mitarbeiter in einem Monat ohne Steuern gewährt werden, ist hingegen nicht relevant.

Steuerliche Betrachtung des Essenszuschuss aus Mitarbeitersicht

Auszahlung an den Mitarbeiter

Die Erstattungsbeträge erhält der Mitarbeiter zusammen mit der Überweisung des Lohns meist am Monatsende. Die Zuschüsse für eingereichte Essensbelege werden nach erfolgreicher Belegprüfung stets im Folgemonat ausgezahlt.

Entsteht für Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil?

Unter Einhaltung der Grenzen entsteht für Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil. D.h. der Arbeitnehmer erhält bis zu 103,50 Euro (=6,90 € * 15) komplett steuerfrei. Mitarbeiter müssen die Erstattung für die arbeitstägliche Verpflegung nicht auf der privaten Steuererklärung angeben.

Fazit - Digitale Essenszuschüsse werden immer beliebter, auch dank einfacher Lohnabrechnung

Seit 2016 bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit, das Essen von Arbeitnehmern digital per App zu bezuschussen. Digitale Essenszuschüsse werden seitdem immer beliebter bei Unternehmen als Benefit für Mitarbeiter.

Mitarbeiter erhalten mit dem Verpflegungszuschuss ein attraktives Benefit und profitieren finanziell durch hohe Steuerfreibeträge. Zugleich spart der Arbeitgeber Lohnkosten im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung. Eine klare Win-win-Situation für beide Seiten.

Die Abrechnung der Essenszuschüsse über die Lohnabrechnung lässt sich mit Anbietern wie Probonio komplett automatisieren. So fallen nach der einmaligen Einrichtung keine weiteren Aufwände für Arbeitgeber, HR-Manager, Lohnbuchhaltung oder das externe Steuerbüro an.