Essenszuschuss Belegprüfung: Das müssen Sie beachten

Zur steuerfreien Auszahlung der Essenszuschüsse an Arbeitnehmer müssen folgende allgemeine Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es darf nur eine Mahlzeit pro Tag steuerfrei erstattet werden bzw. eine Essensmarke pro Tag eingelöst werden. Die Kosten der Mahlzeit, z.B. fürs Mittagessen, können mit einem oder mehreren Belegen nachgewiesen werden. Wichtig ist, dass alle Artikel zur selben Mahlzeit gehören.

• Beispiel: Die Kosten des Mittagessens lassen sich z.B. durch einen Beleg für ein Getränk aus dem Supermarkt und ein belegtes Brötchen vom Bäcker nachweisen.

• Der Essenszuschuss darf nur für Mahlzeiten an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt werden. Die Nachweispflicht hierfür entfällt, wenn der Essenszuschuss an maximal 15 Tagen gewährt wird (Pauschalierung gemäß der 15-Tage-Regel).

• Der Zuschuss fürs Mittagessen darf nicht zusätzlich zu vergünstigten Mahlzeiten in der Kantine gewährt werden

• Der Essenszuschuss ist für Innendienst-Mitarbeiter gedacht. Mitarbeiter, die durchschnittlich mehr als 3 Tage im Monat auswärts tätig sind, dürfen keine Essensmarken oder Essenszuschüsse erhalten. Hier können alternativ Verpflegungsmehraufwände geltend gemacht werden. Essenszuschüsse können auch für Mitarbeiter im Home Office ausgezahlt werden.

• Einhaltung der steuerlichen Grenzen z.B. des amtlichen Sachbezugswerts.

Eingereichte Belege müssen folgende Informationen enthalten, damit sie akzeptiert werden können:

• Datum und Uhrzeit
• Belegsumme in brutto
• Angaben zur herausgebenden Stelle inklusive Ausstellungsort (z.B. Adresse des Supermarkts oder Stempel mit Adresse auf handschriftlicher Quittung)
• Details zum Nachweis der Mahlzeit (siehe unten)

Die Art des Belegs ist dabei nicht ausschlaggebend. Es können sowohl maschinell erstellte Belege, Rechnungen als auch handschriftliche Quittungen akzeptiert werden.

• Nicht vollständig lesbare Belege (z. B. vergittert oder nur teilweise fotografierte Belege)
• Belege aus dem Ausland, zum Beispiel Österreich
• Bestellbestätigungen, die nicht die Kriterien eines Belegs erfüllen
• Beleg, die keine Informationen zu Mahlzeit aufweist

Seit dem 01.01.2020 gilt in Deutschland die Belegpflicht. Daher erhalten Sie in jedem Restaurant, an jeder Imbissbude und bei jedem Food Truck einen Beleg. Gegebenenfalls wird der Beleg handschriftlich als Quittung ausgestellt. Auch handschriftliche Belege eignen sich beim Essenszuschuss als Nachweis der Mahlzeitkosten.

• Nur Lebensmittel sind erstattungsfähig: Keine Haushaltswaren, keine Zigaretten, kein Pfand, keine Einkaufstüten, keine Lieferkosten, etc.
• Keine alkoholischen Getränke z.B. kein Bier (auch nicht in Bayern)
• Nur Lebensmittel, die zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verzehr in der Mittagspause geeignet sind. Vorratskäufe von Lebensmitteln oder Getränken sind nicht erstattungsfähig.
• Keine Mahlzeiten im Wert von über 60 Euro.
• Der ausschließliche Konsum von Getränken, zum Beispiel ein Eistee, zählt nicht als Mahlzeit.
• Mahlzeiten sind meist Mittagessen mit Arbeitsbezug, z.B der Verzehr in einer Arbeitspause.

• Frischer Salat von REWE
• Gemeinsame Bestellung mit den Kollegen bei Lieferando
• Ein belegtes Brötchen mit einem Getränk vom Bäcker
• Eine Bowl vom Food Truck
• Eine Pizza und ein alkoholfreies Bier beim Italiener um die Ecke
• Tiefkühlpizza vom Discounter

• Ausschließlich Getränke: Ein Getränk ohne Bezug zu weiteren Lebensmitteln wird nicht als Mahlzeit anerkannt z.B. nur eine Cola
• Der Hummer im Edelrestaurant für 85 Euro
• 1 kg Kaffeebohnen, da nicht zum Verzehr in der Mittagspause geeignet
• 2 kg Nudeln, da Vorratskäufe nicht die Voraussetzungen erfüllen

Aufgrund des komplexen Sachverhalts und der strengen Anforderungen an die Belegprüfung führen Arbeitgeber die Belegprüfung in der Regel nicht selbst durch, sondern nutzen den Prüfservice eines Essenszuschuss-Anbieters oder eine Essenszuschuss-App. Die meisten Anbieter übernehmen mittlerweile die Belegprüfung ohne zusätzliche Mehrkosten. Die Qualität der Prüfung ist von Anbieter zu Anbieter jedoch sehr unterschiedlich. Sie sollten daher bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für den Essenszuschuss unbedingt nach Details zur Belegprüfung fragen oder die App des Anbieters testen. Die meisten Anbieter bieten hier eine kostenfreie Testphase an.

Auf der sicheren Seite sind Sie nur dann, wenn der Anbieter das Haftungsrisiko für die geprüften Belege übernimmt. Übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Einzelbelegprüfung, müssen Sie die Qualität des angewendeten Verfahrens vor der Einführung der Lösung überprüfen und die Prüfung regelmäßig wiederholen, sodass eine gleichbleibend hohe Qualität der Belegprüfung sichergestellt wird.

Der Aufwand der Belegprüfung bzw. das Haftungsrisiko, wenn kein Dienstleister mit der Aufgabe vertraut wird, ist dies der einzige Nachteil des Essenszuschusses als sonst sehr attraktives Mitarbeiter-Benefit. Daher stellt sich die Frage, wie sich das Haftungsrisiko minimieren lässt.

Zunächst ist zu klären, welche Haftungsrisiken überhaupt bestehen und wer im Schadensfalls haftet:

In der Regel wird alle 4 Jahre eine Lohnsteuerprüfung im Unternehmen durchgeführt. Im Rahmen der Prüfung werden ggf. auch die Belege, auf dessen Basis der Essenszuschuss über die Lohnabrechnung ausgezahlt wurde, geprüft. Sollten die Belege nicht alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen, kann der Steuerprüfer eine Steuernachzahlung veranlassen.

Im Falle einer Steuernachzahlung aufgrund mangelhafter Essensbelege, haftet zunächst der Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt. In der Regel bestätigt der Mitarbeiter bei der Nutzung des digitalen Essenszuschusses und mittels seiner Unterzeichnung der Zusatzvereinbarung zum Essenszuschuss sowohl die gesetzlichen Anforderungen an den Essenszuschuss als auch die Einhaltung der steuerrechtlich erforderlichen Regeln für die eingereichten Belege.

Eine Aufforderung zur Rückzahlung an den Arbeitnehmer zu stellen, bringt jedoch folgende Probleme mit sich und sollte daher i.d.R. vermieden werden:

• Imageverlust: Negative Auswirkung auf das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• Hoher Aufwand: Die Rückforderung im Schadensfall betrifft höchstwahrscheinlich nicht nur einen einzelnen Beleg und einen einzelnen Arbeitnehmer, sondern viele Belege und Mitarbeiter der letzten Jahre
• Schwierigkeiten bei der Umsetzung: Einige Mitarbeiter sind wahrscheinlich zum Zeitpunkt der Prüfung nicht mehr im Unternehmen tätig.

Das Haftungsrisiko lässt sich minimieren durch die Auswahl eines Anbieters für den Essenszuschuss, der...

• ... eine sorgfältige Belegprüfung durchführt.

• ... das Haftungsrisiko übernimmt.

Probonio steht für Sicherheit und Transparenz. Wir nehmen die Belegprüfung sehr ernst und sind bzgl. der Kriterien und dem Prüfungsablauf transparent, sodass Sie wissen, was Sie bei uns erwarten können:

Für die Belegprüfung haben wir zusammen mit Steuerberatern und Rechtsexperten ein sicheres, mehrstufiges Prüfverfahren entwickelt:

1. Bestätigung durch Mitarbeiter: Arbeitnehmer bestätigen die Anforderungen digital bei der Belegeinreichung und in der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag (oder einer gleichwertigen Betriebsvereinbarung) .
2. Automatisierte Prüfung: Die künstliche Intelligenz von Probonio überprüft alle Belege.
3. Zusätzliche manuelle Prüfung: Ein geschultes Prüfteam überprüft alle von der KI positiv geprüften Belege erneut manuell.
4. Expertenprüfung: Ausgewählte Experten überprüfen zusätzlich stichprobenartig einzelne Belege und unterstützen das Prüfteam bei komplizierten Sachverhalten.

Durch das intensive mehrstufige Prüfverfahren ist unsere Fehlerquote sehr niedrig. Daher können wir unseren Kunden eine Haftungsgarantie gewähren.

• Rechtskonforme Berechnung der Erstattungsbeträge inklusive jährlicher Anpassungen des Sachbezugswerts
• GoBD-konforme Archivierung der Essensbelege: Wahrung der Grundsätze zur vollständigen, fehlerfreien und lückenlosen Erfassung und Archivierung aller Belege für eine stets nachvollziehbare und überprüfbare Buchführung, z.B. im Falle einer Steuerprüfung
• Rechtskonformität durchs Finanzamt bestätigt

Sie wünschen eine eigene Bestätigung durch Ihr Finanzamt? Wir unterstützen Ihr Unternehmen beim Stellen einer Anrufungsauskunft bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt. Sie erhalten hierfür eine Vorlage der Anrufungsauskunft für den Essenszuschuss von Probonio. Die individuelle Bestätigung durch Ihr Finanzamt benötigt in der Regel 6-12 Wochen. Die positive Bestätigung durch Ihr Finanzamt gilt unbegrenzt für alle Betriebsstätten und ist bindend.

Neben der rechtssicheren Einzelbelegprüfung inklusive Haftungsübernahme bietet der digitale Essenszuschuss von Probonio viele weitere Vorteile:

• Überall einsetzbar - digitale Essensmarken sind nicht an Akzeptanzstellen gebunden und können flexibel bei jedem Supermarkt, Restaurant, Imbiss und Lieferdienst eingelöst werden
• Einfache Einreichung der Essensbelege per App (verfügbar im AppStore und bei Google Play)
• Einfache Verwaltung der Mitarbeiter und Budgets für den Arbeitgeber in der webbasierten Verwaltungssoftware von Probonio
• Individuelles Branding und eigene App für Ihr Unternehmen
• Kostenfreie Integration bestehender Benefits
• Onboarding-Materialien für Ihre Mitarbeiter, z.B. Flyer mit Ihrem Branding, Videos, oder ein gemeinsames Onboarding für Ihre Mitarbeiter per Video-Meeting.
• Kostenfreier Support für Ihre Mitarbeitenden per Telefon, E-Mail und WhatsApp
• Persönlicher Ansprechpartner für Ihre HR-Abteilung, Lohnbuchhaltung und Ihr Steuerbüro

Der Essenszuschuss von Probonio ist besonders flexibel und bietet viele Möglichkeiten zur Konfiguration und Einschränkungsmöglichkeiten, sodass sich individuelle Ziele Ihres Unternehmens realisieren lassen:

• Individuelle Budgets: Sie können die Anzahl und Höhe der digitalen Essensmarken frei konfigurieren, entweder für einzelne Mitarbeiter, Gruppen, oder einheitlich für das gesamte Unternehmen.

• Förderung der Anwesenheit im Büro: Auf Wunsch können Sie für den Essenszuschuss eine Beschränkung auf lokale Restaurants zur Förderung der Anwesenheit im Büro einstellen.

• Gesunde Ernährung für Mitarbeiter: Auf Wunsch können Sie für den Essenszuschuss eine Beschränkung auf gesunde Restaurants beziehungsweise Mahlzeiten zur Förderung der gesunden Ernährung Ihrer Mitarbeiter einstellen.

• Förderung lokaler Restaurants und Cafés: Auf Wunsch können Sie den Essenszuschuss auf einen Umkreis oder eine Restaurantliste beschränken und somit zur Förderung lokaler Restaurants und Cafés beitragen.

Die Belegprüfung beim Essenszuschuss ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern eine gesetzliche Voraussetzung für die steuerfreie Förderung. Wer die Anforderungen kennt und konsequent umsetzt, schützt sowohl das Unternehmen vor Nachforderungen als auch die Mitarbeiter vor unerwarteten Steuernachzahlungen.

Entscheidend ist: Pro Arbeitstag darf nur eine Mahlzeit gefördert werden, Belege müssen Datum, Uhrzeit, Betrag und Ausstellungsort enthalten – und der Nachweis der Mahlzeit muss eindeutig erkennbar sein. Mit einer digitalen Lösung lässt sich dieser Prozess vollständig automatisieren: Mitarbeiter laden ihre Belege direkt in der App hoch, die Prüfung erfolgt regelkonform und revisionssicher – ohne zusätzlichen Aufwand für die Lohnbuchhaltung.