Die Belegprüfung ist aus rechtlicher Sicht das kritischste Feature beim digitalen Essenszuschuss bzw. beim Einsatz von digitalen Essensmarken. Denn wird die Prüfung der Essensbelege nicht zuverlässig und rechtskonform durchgeführt, besteht ein hohes Haftungsrisiko. Für den Essenszuschuss als Barlohn (meist als Auszahlung über die Lohnabrechnung) gelten strenge steuerliche Regeln.
Der Zuschuss für Mitarbeiter wird nur als steuerfrei anerkannt, wenn die Belege (Essensbelege und Einkaufsbelege) alle notwendigen Kriterien erfüllen. Hierbei sind sowohl Voraussetzungen an die Mahlzeiten sowie allgemeine Anforderungen an die Belege zu beachten. Darüber hinaus müssen allgemeine rechtliche Voraussetzungen für die Erstattung arbeitstäglicher Mahlzeiten erfüllt sein.
Von Probonio, 14.03.2023 I 6 Minuten Lesezeit
Von Probonio, 14.03.2023
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Zur steuerfreien Auszahlung der Essenszuschüsse an Arbeitnehmer müssen folgende allgemeine Voraussetzungen erfüllt sein:
Beispiel: Die Kosten des Mittagessens lassen sich z.B. durch einen Beleg für ein Getränk aus dem Supermarkt und ein belegtes Brötchen vom Bäcker nachweisen.
Eingereichte Belege müssen folgende Informationen enthalten, damit sie akzeptiert werden können:
Die Art des Belegs ist dabei nicht ausschlaggebend. Es können sowohl maschinell erstellte Belege, Rechnungen als auch handschriftliche Quittungen akzeptiert werden.
Seit dem 01.01.2020 gilt in Deutschland die Belegpflicht. Daher erhalten Sie in jedem Restaurant, an jeder Imbissbude und bei jedem Food Truck einen Beleg. Gegebenenfalls wird der Beleg handschriftlich als Quittung ausgestellt. Auch handschriftliche Belege eignen sich beim Essenszuschuss als Nachweis der Mahlzeitkosten.
Aufgrund des komplexen Sachverhalts und der strengen Anforderungen an die Belegprüfung führen Arbeitgeber die Belegprüfung in der Regel nicht selbst durch, sondern nutzen den Prüfservice eines Essenszuschuss-Anbieters oder eine Essenszuschuss-App. Die meisten Anbieter übernehmen mittlerweile die Belegprüfung ohne zusätzliche Mehrkosten. Die Qualität der Prüfung ist von Anbieter zu Anbieter jedoch sehr unterschiedlich. Sie sollten daher bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für den Essenszuschuss unbedingt nach Details zur Belegprüfung fragen oder die App des Anbieters testen. Die meisten Anbieter bieten hier eine kostenfreie Testphase an.
Auf der sicheren Seite sind Sie nur dann, wenn der Anbieter das Haftungsrisiko für die geprüften Belege übernimmt. Übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Einzelbelegprüfung, müssen Sie die Qualität des angewendeten Verfahrens vor der Einführung der Lösung überprüfen und die Prüfung regelmäßig wiederholen, sodass eine gleichbleibend hohe Qualität der Belegprüfung sichergestellt wird.
Der Aufwand der Belegprüfung bzw. das Haftungsrisiko, wenn kein Dienstleister mit der Aufgabe vertraut wird, ist dies der einzige Nachteil des Essenszuschusses als sonst sehr attraktives Mitarbeiter-Benefit. Daher stellt sich die Frage, wie sich das Haftungsrisiko minimieren lässt.
Zunächst ist zu klären, welche Haftungsrisiken überhaupt bestehen und wer im Schadensfalls haftet:
In der Regel wird alle 4 Jahre eine Lohnsteuerprüfung im Unternehmen durchgeführt. Im Rahmen der Prüfung werden ggf. auch die Belege, auf dessen Basis der Essenszuschuss über die Lohnabrechnung ausgezahlt wurde, geprüft. Sollten die Belege nicht alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen, kann der Steuerprüfer eine Steuernachzahlung veranlassen.
Im Falle einer Steuernachzahlung aufgrund mangelhafter Essensbelege, haftet zunächst der Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt. In der Regel bestätigt der Mitarbeiter bei der Nutzung des digitalen Essenszuschusses und mittels seiner Unterzeichnung der Zusatzvereinbarung zum Essenszuschuss sowohl die gesetzlichen Anforderungen an den Essenszuschuss als auch die Einhaltung der steuerrechtlich erforderlichen Regeln für die eingereichten Belege.
Eine Aufforderung zur Rückzahlung an den Arbeitnehmer zu stellen, bringt jedoch folgende Probleme mit sich und sollte daher i.d.R. vermieden werden:
Das Haftungsrisiko lässt sich minimieren durch die Auswahl eines Anbieters für den Essenszuschuss, der...
Der Probonio Essenszuschuss ist überall und für alle Mitarbeiter einsetzbar - und das schnell & einfach mit dem Smartphone.
Probonio steht für Sicherheit und Transparenz. Wir nehmen die Belegprüfung sehr ernst und sind bzgl. der Kriterien und dem Prüfungsablauf transparent, sodass Sie wissen, was Sie bei uns erwarten können:
Für die Belegprüfung haben wir zusammen mit Steuerberatern und Rechtsexperten ein sicheres, mehrstufiges Prüfverfahren entwickelt:
Durch das intensive mehrstufige Prüfverfahren ist unsere Fehlerquote sehr niedrig. Daher können wir unseren Kunden eine Haftungsgarantie gewähren:
Sollte trotz unserer bewährten Belegprüfung im Einzelfall ein Beleg im Rahmen einer Steuerprüfung oder Sozialversicherungsprüfung (Prüfung durch Rentenversicherung) nicht standhalten, garantiert unsere vertraglich zugesicherte Haftungsübernahme die Erstattung entsprechender Steuernachforderung durch Probonio.
Probonio bieten neben einer zuverlässigen Belegprüfung folgendes zu Ihrer Rechtssicherheit:
Sie wünschen eine eigene Bestätigung durch Ihr Finanzamt? Wir unterstützen Ihr Unternehmen beim Stellen einer Anrufungsauskunft bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt. Sie erhalten hierfür eine Vorlage der Anrufungsauskunft für den Essenszuschuss von Probonio. Die individuelle Bestätigung durch Ihr Finanzamt benötigt in der Regel 6-12 Wochen. Die positive Bestätigung durch Ihr Finanzamt gilt unbegrenzt für alle Betriebsstätten und ist bindend.
Neben der rechtssicheren Einzelbelegprüfung inklusive Haftungsübernahme bietet der digitale Essenszuschuss von Probonio viele weitere Vorteile:
Der Essenszuschuss von Probonio ist besonders flexibel und bietet viele Möglichkeiten zur Konfiguration und Einschränkungsmöglichkeiten, sodass sich individuelle Ziele Ihres Unternehmens realisieren lassen:
Normalerweise übernimmt der Anbieter des digitalen Essenszuschusses die Einzelbelegprüfung. Führt der Arbeitgeber den Essenszuschuss selbst durch, ist mit folgenden Aufwänden zu rechnen:
Erhalten 50 Mitarbeiter 15 digitale Essensmarken pro Monat, ist mit mindestens vier Stunden Aufwand pro Monat zu rechnen (Annahme: Prüfung eines einzelnen Belegs benötigt ca. 30 Sekunden für einen geschulten Prüfer).
Dazu kommen folgende einmalige und regelmäßige Aufwände:
Eine stichprobenartige Belegprüfung durch den Arbeitgeber ist ausreichend, wenn die Prüfung aller Belege für den Arbeitgeber einen zu hohen Aufwand bedeuten würde und somit nicht zumutbar wäre.
Tipp: Bei einigen Anbietern müssen Arbeitgeber die Belege noch selbst überprüfen. Wählen Sie am besten einen Anbieter, der die Belegprüfung für Sie übernimmt.
Für Mitarbeiter bietet das flexible Mobilitätsbudget keine Nachteile, aber viele Vorteile im Vergleich zum Jobticket.
Aus Arbeitgebersicht sind die einmaligen Aufwände für die Einführung einer digitalen Mobilitätslösung sowie deren Kosten zu erwähnen.
Probonio bieten den steuerfreien Mobilitätszuschuss bereits für monatlich 1,20 Euro pro Mitarbeiter an. Die digitale Verwaltungssoftware für Arbeitgeber ist hier bereits im Preis enthalten. Weitere Kosten z.B. für die Einrichtung und den persönlichen Support fallen nicht an. Probonio punktet neben den attraktiven Preisen durch faire Vertragskonditionen: Es werden nur Lizenzgebühren für aktive Mitarbeiter in Rechnung gestellt und der Vertrag lässt sich jederzeit kostenfrei pausieren oder kündigen.
Mobilitätsangebote werden bei Mitarbeitern immer beliebter. Die 2022 veröffentlichte Trend-Studie zu Mitarbeiter-Benefits zeigt, dass flexible Mobilitätsangebote zusammen mit dem Gesundheitsbudget und dem digitalen Essenszuschuss bei Mitarbeitern und Arbeitgebern unter den Top 3 der beliebtesten Benefits sind.
Das Deutschlandticket bietet Mitarbeitern flexible Möglichkeiten zur Nutzung des ÖPNV in ganz Deutschland. Leider werden hier viele moderne Mobilitätsformen wie Carsharing und E-Scooter ausgeschlossen. Mit dem 49 Euro Ticket werden somit Mitarbeiter, die alternative Mobilitätsangebote nutzen wollen oder den eigenen PKW zur Arbeit nehmen, benachteiligt.
Mit einem flexiblen Mobilitätsbudget können Arbeitgeber auch moderne Sharing Angebote anbieten und somit alle Mitarbeiter begeistern, unabhängig von deren Mobilitätspräferenz. Mit der Benefit-App von Probonio können Arbeitgeber das Mobilitätsbudget bereits ab 1,20€ monatlich anbieten. Mitarbeiter profitieren so durch ein flexibles Mobilitätsbenefit, da sie neben dem Deutschlandticket auch andere Mobilitätsangebote nutzen können. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren zudem finanziell durch die smarte Steueroptimierung des Mobilitätsbudgets.
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