Für Arbeitnehmer ist es selbstverständlich: Gleichzeitig mit der Zahlung ihres Monatslohns oder -gehalts erhalten sie eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Doch wie wird eine solche Abrechnung überhaupt erstellt? Und was muss sie enthalten? Dieser Artikel zeigt Ihnen als Arbeitgeber, wie Sie selbst eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen und was es 2025 zu beachten gilt.
Das Wichtigste in Kürze
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Arbeitnehmern eine regelmäßige Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung bereitzustellen.
Darin sind Informationen zu Arbeitgeber und -nehmer sowie das Bruttoentgelt und die Berechnung des Nettoentgelts enthalten.
Wie hoch das Nettogehalt bzw. der Nettolohn ausfällt, hängt unter anderem von der Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers ab.
Zusätzlich müssen Arbeitgeber viele weitere Faktoren bedenken, um eine vollständige und korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen.
Arbeitnehmer werden für ihre Leistung im Unternehmen entweder mit einem Lohn oder einem Gehalt vergütet. Daher spricht man nicht immer nur von einer Lohnabrechnung, sondern je nach Fall auch von einer Gehaltsabrechnung. Kurzum: Der Begriff richtet sich damit, wie ein Arbeitnehmer entlohnt wird.
Gehalt: Hierbei handelt es sich um eine feste Summe, die der Arbeitgeber monatlich an den Arbeitnehmer auszahlt. Wie lange der Angestellte tatsächlich tätig war, ist dabei irrelevant.
Lohn: Hier werden Arbeitnehmer nach ihren wirklich erbrachten Arbeitsstunden bezahlt. Daher variiert der Betrag von Monat zu Monat.
In der Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“ eingetragen, ob der Mitarbeiter Lohn oder Gehalt erhält. Ein Oberbegriff für beide Abrechnungsarten ist die „Entgeltabrechnung“. Die Verdienstabrechnung wiederum versteht sich als Synonym für die Lohnabrechnung.
Gemäß §108 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Angestellten eine Entgeltabrechnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts bereitzustellen. Sie enthält alle wichtigen Informationen zum Verdienst sowie allen Zuschlägen und Abzügen. So können Mitarbeiter transparent nachvollziehen, warum ihnen wie viel von ihrem Bruttoentgelt übrigbleibt.
Die Entgeltabrechnung beginnt immer mit den Kopfdaten. Dazu zählen allgemeine Daten, die meist informativen Charakter haben. Nichtsdestotrotz sind sie für die Lohnabrechnung grundsätzlich erforderlich.
Arbeitgeber müssen den vollständigen Namen sowie die Anschrift von Arbeitnehmer und -geber und das Geburtsdatum des Angestellten angeben. Üblich ist ebenso die Angabe von Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Urlaubskonto und Details zum Vertrag.
Das Gesamtbrutto setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Neben dem Verdienst des Mitarbeiters fließen folgende Positionen mit ein:
Geldwerte Vorteile und Sachbezüge: Wenn Ihre Angestellten Sachbezüge wie einen Firmenwagen, ein Dienstfahrrad oder einen Essenszuschuss von Ihnen erhalten, müssen diese zum Bruttoentgelt hinzugefügt werden.
Zuschläge und Zulagen: Zuschläge für die Arbeit an Feier- und Sonntagen sowie nachts sind ebenso wie Leistungs-, Erschwernis- oder Funktionszulagen steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Vermögenswirksame Leistungen: Arbeitgeber können bis zu 40 Euro zu einem Fonds- oder Banksparplan, einer Baufinanzierung, oder einem Bausparvertrag beisteuern.
Betriebliche Altersvorsorge: Freiwillige Beiträge zur bAV von Mitarbeitern müssen ebenfalls versteuert werden und müssen zum Brutto hinzugefügt werden.
Sind alle Positionen mit dem Bruttomonatsentgelt addiert, ergibt sich das Gesamtbrutto.
Wenn Sie das Gesamtbrutto ermittelt haben, ist die Grundlage für die Berechnung des Nettoarbeitsentgelts geschaffen. Hier werden einige Positionen abgezogen, um den Betrag zu erhalten, der tatsächlich an den Mitarbeiter ausgezahlt wird.
Zunächst ist da die Lohnsteuer. Sie beläuft sich in der Regel auf 15 bis 45 % des Gesamtbruttos und wird durch sogenannte persönliche elektronische Lohnsteuermerkmale (ELStAM) festgelegt. Relevant sind dabei Faktoren wie die Lohnsteuerklasse und eingetragene Steuerfreibeträge wie außergewöhnliche Belastungen oder Kinderfreibeträge.
Als Nächstes wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 % abgezogen. Bei den meisten Arbeitnehmern ist er seit 2021 nicht mehr relevant. Das liegt daran, dass die Freigrenzen inzwischen sehr hoch sind.
Bei kirchensteuerpflichtigen Mitarbeitern wird die Kirchensteuer in Höhe von 8 % in Bayern und Baden-Württemberg oder 9 % in allen anderen Bundesländern von der ermittelten Lohnsteuer abgezogen.
Auch Sozialversicherungsbeiträge kommen vom Bruttoentgelt noch weg. Dazu zählen:
Krankenversicherung
Pflegeversicherung
Arbeitslosenversicherung
Rentenversicherung
All diese Beträge werden vom Arbeitgeber direkt einbehalten und an das Finanzamt überführt. Das Nettoarbeitsentgelt ist entstanden.
Unter der Lohn- oder Gehaltsabrechnung geben Arbeitgeber für gewöhnlich weitere Informationen an. Üblicherweise sind das die Kontodaten des Arbeitnehmers und eine Jahresübersicht mit den kumulierten Werten. Diese dient gleichzeitig als Verdienstbescheinigung, die der Mitarbeiter bei offiziellen Anlässen nutzen kann.
Die Höhe der Sozialabgaben und anderen Positionen, die Sie zur Berechnung des Nettolohns oder -gehalts benötigen, variiert. Wenn Sie 2025 eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen möchten, sollten Sie demnach die aktuellen Beitragssätze kennen. Wir von Probonio geben Ihnen eine Übersicht:
Versicherung | Beitragssatz | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil |
---|---|---|---|
Krankenversicherung (allgemeiner Beitragssatz) | 14,6 % | 7,3 % | 7,3 % |
Krankenversicherung (ermäßigter Beitragssatz) | 14 % | 7 % | 7 % |
Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % | 9,3 % |
Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % | 1,3 % |
Bei der Pflegeversicherung gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Ihre Höhe richtet sich einerseits nach dem Alter der Beschäftigten und andererseits nach der Anzahl der Kinder. Die Höhe der Pflegeversicherung 2025 beträgt allgemein 3,6 %. Je nach Konstellation kommen Abschläge oder Zuschläge ins Spiel:
Beschäftigte ohne Kinder: Zuschlag von 0,6 %
Beschäftigte mit 2 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,25 %
Beschäftigte mit 3 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,5 %
Beschäftigte mit 4 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,75 %
Beschäftigte mit 5 oder mehr Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 1 %
Der Arbeitgeberanteil liegt in jedem Fall bei 1,8 %. Demnach variieren auch die Anteile für den Arbeitnehmer.
Lohnsteuerklasse | Steuermerkmale Arbeitnehmer | Monatlicher steuerfreier Arbeitslohn (msA) |
---|---|---|
Lohnsteuerklasse 1 (I) | Alleinstehende Person | Bis 1.357 Euro |
Lohnsteuerklasse 2 (II) | Alleinstehende Person mit mindestens einem minderjährigen Kind | Bis 1.759 Euro |
Lohnsteuerklasse 3 (III) | Verheiratete, verwitwete oder eingetragene Lebenspartnerschaft (in Kombination mit Steuerklasse 5) | Bis 2.533 Euro |
Lohnsteuerklasse 4 (IV) | Verheiratete oder eingetragene Lebenspartnerschaft, bei der beide Steuerklasse 4 wählen (für Angestellte geeignet, die ungefähr das gleiche Einkommen erzielen) | Bis 1.357 Euro |
Lohnsteuerklasse 5 (V) | Verheiratete oder eingetragene Lebenspartnerschaft, bei der ein Partner die Steuerklasse 3 hat. Derjenige mit dem geringen Einkommen wählt Steuerklasse 5. | Bis 134 Euro |
Lohnsteuerklasse 6 (VI) | Personen mit zwei oder mehreren Job | 0 Euro |
Viele Arbeitgeber, die sich zum ersten Mal an die Erstellung einer Gehalts- oder Lohnabrechnung wagen, laufen Gefahr, Fehler zu machen. Da es sich allerdings um ein steuerrelevantes Dokument handelt, müssen alle Angaben und Daten korrekt sein. Berechnungsfehler können Sie nur innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Das bedeutet allerdings viel Papierkram.
Schwerwiegender sind die Konsequenzen, wenn sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Ämter und Behörden zu zahlen. Als Arbeitgeber machen Sie sich strafbar, wenn dies bei drei aufeinanderfolgenden Zahlungen passiert. Sie können mit Geld- oder sogar Freiheitsstrafen belangt werden.
Optimal ist es daher, sich vorab eingehende Gedanken zu dem Thema zu machen und sich mit allen Besonderheiten und Begriffen vertraut zu machen. So kann man dem ein oder anderen Fehlerpotenzial gekonnt vorbeugen.
Damit Sie als Anfänger nicht die klassischen Fehler machen, haben wir die häufigsten Fehlerquellen für Sie zusammengetragen.
Verwechslung von Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten
Anwendung falscher Lohnsteuerklassen
Nutzung eines im Hauptjob bereits aufgebrauchten Lohnsteuerfreibetrags
Flüchtigkeits- und Sorgfaltsfehler
Fehlerhafte Umsetzung von Sonderregelungen
Versäumnis von Abgabefristen
Einige entscheiden sich aufgrund der vielfältigen Fehlerpotenziale womöglich für eine externe Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung. Dadurch verlieren Sie jedoch an Unabhängigkeit, haben mehr Ausgaben und müssen sensible Daten an Externe weiterleiten. Viel besser ist es daher, sich eingehend mit dem Thema zu befassen, um die Gehalts- und Lohnabrechnung künftig problemlos intern vornehmen zu können.
Viele Arbeitgeber setzen auf praktische Tools, die ihnen die Erstellung der Entgeltabrechnungen erleichtern. Und auch die Aufbewahrung von Dokumenten ist hilfreich – zumal es auch bestimmte Aufbewahrungsfristen gibt, die Sie unbedingt einhalten sollten.
Wie sieht eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in der Praxis aus? Wir haben ein Beispiel für Sie erstellt, damit Sie sich einen Überblick über die Erstellung einer Entgeltabrechnung verschaffen können.
Der Arbeitnehmer in unserem Beispiel im Überblick:
Wohnort: Baden-Württemberg
Geburtsjahr: 1993
Steuerklasse: 1
Monatsbruttolohn: 3.000 Euro
Geldwerter Vorteil 0 Euro
Zahl der Kinderfreibeträge: 9 Euro
Kirchensteuer: 8 % (Wohnort Baden-Württemberg)
Rentenversicherung: gesetzlich versichert
Krankenversicherung-Zusatzbeitrag: 1,7 %
Krankenversicherung: gesetzlich versichert
Arbeitslosenversicherung: gesetzlich versichert
Der Nettolohn wird wie folgt berechnet:
Abgaben des Arbeitnehmers:
Abgaben des Arbeitgebers | Höhe der Abgaben |
---|---|
Lohnsteuer | 339,17 Euro |
Solidaritätszuschlag | 0 Euro |
Kirchensteuer | 27,13 Euro |
Steuern gesamt | 366,30 Euro |
Versicherung | Abgaben |
---|---|
Rentenversicherung | 279 Euro |
Arbeitslosenversicherung | 39 Euro |
Krankenversicherung | 234 Euro |
Pflegeversicherung | 69 Euro |
Sozialabgaben gesamt | 621 Euro |
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Gehalts- und Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, kann das zunächst kompliziert und unwahrscheinlich umfangreich erscheinen. Befassen Sie sich jedoch mit der Materie, gelingt Ihnen die Erstellung und Sie profitieren von Vorteilen wie einer erhöhten Unabhängigkeit, einer erheblichen Kostenersparnis sowie der vollen Kontrolle über die Daten Ihrer Angestellten.
Um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen zu können, braucht es einiges an Know-how. Damit Ihnen als Arbeitgeber dabei keine Fehler unterlaufen, empfiehlt es sich, sich vorab eingehend mit der Thematik zu befassen. Auf diese Weise lassen sich kostengünstige und vor allem korrekte Entgeltabrechnungen intern erstellen.
Da Lohn und Gehalt nicht dasselbe sind, stehen auch „Gehaltsabrechnung“ und „Lohnabrechnung“ für zwei unterschiedliche Dinge. Während Arbeitnehmer mit einem Gehalt monatlich die gleiche Summe erhalten, variiert der Lohn je nach geleisteten Arbeitsstunden.
Da das Entgelt ein Überbegriff für Lohn und Gehalt ist, steht eine Entgeltabrechnung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gleichermaßen.
Es gehört zu den Pflichten eines Arbeitgebers, seinen Angestellten eine Gehalts- oder Lohnabrechnung auszustellen. Dies muss in schriftlicher Form erfolgen. Verpflichtend sind zudem einige Angaben wie der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.
Viele Betriebe übersenden Lohnabrechnungen ausschließlich in digitaler Form. Angestellte können jedoch verlangen, eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Papierform zu erhalten.
Für Fehler bei der Erstellung von Lohn- oder Gehaltsabrechnungen haftet gemäß §42d EStG der Arbeitgeber.