Überstunden auszahlen:
Rechte, Pflichten und Steuern

Manchmal sind Projekte so dringend oder die Arbeit ist so umfangreich, dass Mitarbeiter Überstunden machen. Doch wie wirkt sich das auf das Entgelt aus? Wie werden Überstunden richtig ausgezahlt und was gibt es dabei zu berücksichtigen? Dieser Artikel hat die Antworten.

Was sind eigentlich Überstunden? So bezeichnet man die Überschreitung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Wenn ein Angestellter länger arbeitet als in seinem Arbeitsvertrag festgehalten, macht er Überstunden. Es hängt also individuell von der vertraglich festgelegten Arbeitszeit ab, ab wann man von Überstunden spricht.

Wer beispielsweise eine 30-Stunden-Woche hat, macht Überstunden, sobald die tatsächliche Arbeitszeit die 30 Stunden überschreitet. Wer jedoch laut Vertrag 40 Stunden leisten muss, macht erst ab der 41. Stunde Überstunden.

Sind Überstunden und Mehrarbeit eigentlich dasselbe? Tatsächlich werden die Begriffe häufig synonym verwendet, doch es sind zwei unterschiedliche Dinge damit gemeint. Mehrarbeit bezeichnet nicht die Überschreitung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, sondern die Überschreitung der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit. Wer also länger als 8 Stunden täglich oder 48 Stunden in der Woche arbeitet, leistet Mehrarbeit.

Arbeitnehmer dürfen höchstens 8 Stunden arbeiten – die Pausen werden hierbei nicht mitgerechnet. Geregelt ist dies im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Jedoch sind Arbeitnehmer nicht zu Überstunden verpflichtet, wenn dies nicht explizit vertraglich vereinbart ist.

Es kann allerdings sein, dass es in Ausnahmefällen oder Notsituationen notwendig ist, etwas länger als 8 Stunden in der Firma zu bleiben. Überstunden entstehen.

Von solchen Notsituationen spricht man übrigens dann, wenn beispielsweise eine Naturkatastrophe eintritt und den Betrieb gefährdet. Keine Notsituation ist ein unvorhergesehener Großauftrag – selbst wenn Arbeitgeber dies vielleicht so sehen.

Im deutschen Arbeitsrecht gibt es keine Grenze, wie viele Überstunden erlaubt sind. Jedoch lautet die Regel, dass die Arbeitszeit von 48 Arbeitsstunden in der Woche und maximal 10 Stunden täglich eingehalten werden muss.

Wenn Arbeitnehmer eine Sechs-Tage-Woche haben, darf die maximale Arbeitszeit bei 8 Stunden pro Tag liegen. Es ergibt sich eine Wochenarbeitszeit von 48 Stunden. Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden erhöhen, doch innerhalb eines Ausgleichszeitraums von maximal sechs Monaten muss wieder eine Arbeitszeit von 8 Stunden die Regel sein.

Ausgenommen von Überstunden sind Teilzeitkräfte – es sei denn, der Tarifvertrag enthält etwas anderes. Außerdem dürfen Schwangere und stillende Mütter, Minderjährige sowie Schwerbehinderte keine Überstunden machen.

Falls ein Betriebsrat existiert, muss er einer Überstundenregelung zustimmen. In Branchen, in denen die Arbeitstage werktags sind, ist die Feiertags- und Sonntagsarbeit nur in absoluten Ausnahmefällen erlaubt.

Arbeitnehmer haben das Recht, dass von ihnen geleistete Überstunden ausgezahlt oder in Form eines Freizeitausgleichs entlohnt werden. Jedoch haben Angestellte auch gewisse Pflichten, was Überstunden betrifft.

Wenn es zu einem Streitfall kommt, müssen Arbeitnehmer im Zuge der Darlegungs- und Beweislast nachweisen, dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet hat und wie viele Stunden darüber hinaus geleistet wurden. Wichtig ist, akribisch vorzugehen und alle nötigen Details zu liefern. Eine laufende Dokumentation während der Arbeit empfiehlt sich demnach im Interesse des Arbeitnehmers.

Entlastet werden Arbeitnehmer und -geber durch ein elektronisches System für die Zeiterfassung. Selbst wenn der Fall vor Gericht gehen sollte, lässt sich damit alles Nötige nachweisen.

Wenn ein Arbeitgeber die Überstunden auszahlen möchte, sollte er bei der Berechnung genau vorgehen. Wie viel Geld steht dem Mitarbeiter zu? Und wie berechnet man die zusätzliche Entlohnung korrekt?

Um den Stundenlohn zu berechnen, wird das monatliche Bruttogehalt durch 4,33 geteilt. Danach wird das Ergebnis durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden geteilt.

• Bruttogehalt : 4, 33 : durchschnittliche Wochenarbeitsstunden

Dazu eine Beispielrechnung:

Ein Angestellter erhält ein Brutto-Monatsentgelt in Höhe von 4.000 Euro. Bei einem Tag von 8 Stunden bzw. einer Woche von 40 Stunden kommt er im Monat auf 160 Arbeitsstunden. Die Rechnung lautet:

• 4.000 Euro : 4,33 :40 = 23,09 Euro Stundenlohn

Alternativ lässt sich der Stundenlohn durch folgende Formel berechnen:

• Monatsbruttolohn x 3 : 13 : Anzahl der Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn (Brutto)

Wenn der Stundenlohn ermittelt wurde, geht es an die Berechnung der Überstunden. Dazu wird der durchschnittliche Stundenlohn mit der geleisteten Mehrarbeit multipliziert. Das Ergebnis sind die Überstunden, die ausgezahlt werden sollen.

• Durchschnittlicher Stundenlohn x Überstunden = Überstundenvergütung

Auch hierzu eine Beispielrechnung:

Der Mitarbeiter hat anstelle von 160 Stunden 180 Stunden im Monat gearbeitet. Das ergibt 20 Überstunden. Die Rechnung lautet:

• 23,09 x 20 = 461,80 Euro

Der Angestellte bekommt also 461, 80 Euro Überstunden zusätzlich zu seiner regulären Vergütung ausgezahlt.

Wenn der Arbeitgeber Überstunden auszahlt, gehören sie zum regulären Arbeitsentgelt. Für die steuerliche Behandlung bedeutet das, dass Überstunden gleichermaßen versteuert werden wie das reguläre Entgelt. Überstunden bedeuten daher ein höheres Arbeitsentgelt und damit mehr Steuern.

Eine Ausnahme besteht bei Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Sie bleiben teilweise steuerfrei.

Wie Überstunden entlohnt werden, ist im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt. Folgende Formulierungen sind jedoch nicht zulässig:

• „Sämtliche Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.“ oder

• „Bis zu 20 Überstunden pro Monat sind mit dem Gehalt abgegolten.“

Wenn im Arbeitsvertrag nichts bezüglich der Überstunden festgehalten ist, gilt §612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Arbeitgeber müssen für einen Ausgleich der Überstunden sorgen. In der Regel werden Überstunden ausbezahlt, was bedeutet, dass Arbeitnehmer für ihre Extra-Leistung kompensiert werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, Überstunden abzufeiern.

In Arbeitsverträgen liest man immer wieder davon, dass alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Dass diese Formulierung keine rechtliche Gültigkeit besitzt, ist vielen nicht bewusst. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Überstunden auszuzahlen oder abfeiern zu lassen.

Wenn sich Arbeitgeber dazu entscheiden, die Überstunden auszuzahlen, werden sie gemeinsam mit dem regulären Entgelt an den Arbeitnehmer überwiesen.

Eine Alternative zur Auszahlung der Überstunden stellt der Freizeitausgleich dar. Sofern dies vertraglich geregelt ist, können Mitarbeiter sich in Höhe der Überstunden freinehmen. Arbeitgeber sparen sich dadurch Geld und Mitarbeiter erhalten mehr Erholung, was nach Mehrarbeit oftmals auch nötig ist.

Nur in Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber einen Freizeitausgleich anordnen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Auftragslage gerade schlecht ist. Wenn Mitarbeiter allerdings während des Abbaus ihrer Überstunden erkranken, erlischt der Anspruch auf eine Erstattung.

Eine weitere Alternative zur Auszahlung von Überstunden ist das sogenannte Lebenszeitkonto. Hier sammeln Mitarbeiter Überstunden in ein spezielles „Konto“, das auf die spätere Rente abzielt. Wer dort einzahlt, ist von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen befreit und kann sich im Alter über eine höhere Rente freuen.

Hinzu kommen Mitarbeiter Benefits. Sie sind ebenfalls eine beliebte Möglichkeit, um Überstunden auszuzahlen. Bei Sachbezügen, die Arbeitgeber ihren Angestellten über Anbieter wie Probonio zur Verfügung stellen können, ist eine steuerfreie Auszahlung von bis zu 50 Euro im Monat möglich. Damit haben Mitarbeiter mehr Netto von ihrem Brutto und müssen nicht etwa höhere Steuern zahlen, wie es der Fall ist, wenn sie die Überstunden auszahlen lassen.

Es wird immer wieder diskutiert, ob Überstunden verfallen können oder nicht. Tatsächlich sollten Arbeitgeber dies am besten schriftlich im Arbeitsvertrag fixieren, damit es nicht zu Uneinigkeiten kommt. Tatsächlich muss das Verfallsdatum jedoch bei mindestens drei Monaten liegen.

Alternativ gilt die Regelung in §195 BGB: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“ Daraus lässt sich ableiten, dass Überstunden nach maximal drei Jahren verfallen können.

Arbeitgeber und -nehmer sollten sich demnach rechtzeitig darum kümmern, Überstunden auszuzahlen oder abzufeiern. Das wirkt sich unter anderem erheblich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Bei einer Kündigung gilt die Überstundenregelung aus dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber sollte klar festlegen, ob im Falle einer Kündigung die Überstunden ausbezahlt oder in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt werden. Bei einer fristlosen Kündigung ist es nur möglich, die Überstunden auszuzahlen.

Wenn keine vertragliche Regelung besteht, gilt es, eine Einigung zwischen Arbeitnehmer und -geber zu erzielen. Womöglich ist es gar nicht im Interesse des Angestellten, dass die Überstunden ausgezahlt werden – schließlich steigt dadurch das zu versteuernde Einkommen. Wichtig ist, eine individuell für beide Parteien passende Vorgehensweise zu finden.

Dann gibt es noch die Option einer Ausgleichsquittung. Unterschreibt ein Mitarbeiter diese, bestätigt er damit, dass alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten sind. Es gibt also keinen Anspruch mehr auf eine Kompensation – sei es in Form von Freizeit oder Geld.

In jedem Fall ist es sinnvoll, die geleisteten Überstunden zu dokumentieren – sowohl als Arbeitnehmer als auch als Arbeitgeber. Ideal sind digitale Systeme, da es dann nicht zu Missverständnissen oder Uneinigkeiten kommen kann.

Im Fokus steht, den Überblick über die geleistete Mehrarbeit zu behalten. Nur dann können entsprechende Maßnahmen wie eine Auszahlung der Überstunden oder ein Freizeitausgleich ergriffen werden.

Meist ist es vertraglich festgehalten, bis wann ein Mitarbeiter seine Überstunden abzubauen hat. Die Frist liegt häufig bei einem halben Jahr oder einem Jahr. Danach können Überstunden – je nach Regelung im Arbeitsvertrag – verfallen.

Der Gesetzgeber sieht keine Grenze an Überstunden vor, jedoch gibt es klare Regelungen zum Schutz der Arbeitnehmer. Überstunden können entweder ausgezahlt oder abgefeiert werden. Eine steuersparende Alternative stellen Sachbezüge dar. In jedem Fall ist es wichtig, sich an den Arbeitsvertrag zu halten und bei fehlenden Regelungen eine Einigung zu finden, mit der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite konform geht.