Wie motiviere ich Mitarbeiter
zurück ins Büro zu kommen?

Warum Homeoffice so beliebt ist – die Motive

Betrachten wir zunächst die Motive für eine Bevorzugung der Arbeit im Homeoffice, sind diese ziemlich naheliegend: Wir sparen zusätzliche Lebenszeit und gegebenenfalls auch Geld durch den entfallenden Arbeitsweg, werden nicht mehr von lauten Kollegen während der Arbeit unterbrochen und können in unseren gemütlichen, eigenen vier Wänden arbeiten, wann und wo wir wollen. Dabei müssen wir uns nicht mal stylen, können auch mal im Schlafanzug vor dem PC sitzen und uns jederzeit an unseren Lieblingssnacks bedienen – für viele der perfekte Arbeitsalltag. Und auch für Unternehmen ist die Arbeit im eigenen Zuhause gar nicht so unattraktiv: Das Recruiting wird durch die Beschäftigungsmöglichkeit von ortsunabhängigen Mitarbeiter erweitert, durch die geringeren Unterhaltskosten kann Geld eingespart werden und ein Homeoffice-Angebot zieht Bewerber aus den eben genannten Gründen häufig an.

Ist Homeoffice immer die geeignete Lösung?

Wir sagen: Nein! Jede Medaille hat zwei Seiten – so auch die Heimarbeit. Zum einen kann die Verschmelzung von Arbeit und Privatleben zu einer suboptimalen Lebenslage Ihrer Mitarbeiter führen. Denn der Trend des „Work-Life-Blending“ bringt einige negative Aspekte mit sich: Eine ungesunde Ausweitung der Arbeitszeiten, fehlende gedankliche Distanz während der Freizeit oder die ständige Erreichbarkeit können schnell zur Überlastung führen. Zum anderen wirkt sich der fehlende Kontakt mit den Kollegen und Vorgesetzten oftmals negativ auf den Mitarbeiter im Homeoffice aus: Eine womöglich unzureichende Kommunikation, unklare Aufgabenverteilungen, eine fehlende Bindung zum Team oder auch das Verschwinden vom Radar der Angestellten im Homeoffice, sind nur einige der Risikofaktoren, die die Heimarbeit für Mitarbeiter mit sich bringen kann. Besonders in Unternehmen, in denen die Arbeit im Team eine hohe Relevanz einnimmt, kann dies mitunter zu großen Problemen führen – und dabei nicht nur für die Mitarbeiter selbst. Denn sobald einzelne Elemente der Informationskette verloren gehen, wird diese brüchig, wodurch etwa ein gutes Zeitmanagement nicht mehr gewährleistet werden kann.

Nach Betrachtung der Vor- und Nachteile, die das Homeoffice mit sich bringt, liegt die Lösung nahe: Ein Arbeitsmodell, dass die Vorteile des Homeoffice und der Präsenzarbeit vereint und somit einen Anreiz setzt, der die Mitarbeiter zurück ins Büro zieht. Aber wie genau kann ein derartiges Arbeitsmodell aussehen? Sehen wir uns das sogenannte hybride Arbeiten mal genauer an.

Hybrides Arbeiten als Schlüssel zum Erfolg

Wird von hybridem Arbeiten, im englischen „Hybrid Work“, gesprochen, so wird dieKombination von Büroarbeit mit festem Arbeitsplatz und der Arbeit an anderweitigen Ortenbeschrieben. In diesem Sinne haben die Mitarbeiter bei der Hybridarbeit den Vorteil, auch remote auf die notwendigen Daten und Tools zuzugreifen – egal, ob im Café, Ausland oder Zug. Diese Freiheiten spiegeln den New Work Trend wider und machen Hybrid Work zu einem wahren Arbeitskonzept der Zukunft

Die Tendenz kann bei hybriden Arbeitsmodellen sowohl eher beim Homeoffice als auch bei der festen Büroarbeit liegen. Dementsprechend hat Hybrid Work noch einige Abstufungen, die sich prinzipiell in die zwei Dimensionen Ort und Zeit zuordnen lassen. Im Hinblick auf die Zeit können die Vorgaben von fester Arbeitszeit bis hin zu einem flexiblen „anytime“-Modell reichen, während die Ortsvorgabe sich von einer Anwesenheitspflicht im Büro bis hin zur kompletten Freigabe des Orts erstrecken kann. In diesem Sinne bestehen für die Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, im Rahmen des hybriden Arbeitens das Homeoffice und die Präsenzarbeit zu vereinen. Die verschiedenen Formen des hybriden Arbeitens unterteilen sich prinzipiell in die folgenden Modelle:

• Office first: Homeoffice ist in dieser Form die Ausnahme. Die Arbeitszeit kann dabei völlig flexibel, teilflexibel oder das klassische „9 to 5“ Modell umfassen.

• Synchron-hybrid: Dieses Modell definiert sich hingegen durch festgelegte Büro- und Heimarbeitstage mit teilflexiblen bis festen Arbeitszeiten.

• Statisch-hybrid: Lockerere Regeln sind dann in diesem Konzept festgelegt, indem die Arbeitnehmer selbst entscheiden können, wann sie im Büro oder Homeoffice arbeiten. Die Entscheidung über die Arbeitszeit kann hierbei von einem klassischen „9 to 5“-Modell bis hin zu einer voll flexiblen Einteilung der arbeitstäglichen Zeit reichen.

• Voll flexibel: Im voll flexiblen Arbeitskonzept wird den Mitarbeiter die freie Wahl des Arbeitsorts überlassen – jeden Tag aufs Neue mit einer festen bis hin zu einer völlig freien Einteilung der Arbeitszeit.

• Homeoffice first: Das letzte Modell beschreibt die vollständige Arbeit im Homeoffice, mit einer dennoch bestehenden Möglichkeit, im Office zu arbeiten. Auch hier ist wieder eine vollständige zeitliche Variation von fest bis vollkommen flexibel gegeben.

Hybride Arbeitsmodelle im Team einführen zu wollen ist schön und gut – aber dennoch stehen viele Unternehmen vor einem großen Problem: Die Corona-Krise hat den Homeoffice-Trend bekanntlich vorangetrieben und Mitarbeiter haben sich an die gemütliche Arbeitsatmosphäre zuhause gewöhnt. Wie schaffen es nun Organisationen, ihre Arbeitnehmer wieder häufiger zurück ins Büro zu locken und die hybride Teamarbeit als Lösung zu integrieren, ohne sie mit neuen, strengeren Regelungen vor den Kopf zu stoßen?

Positive Anreize als Motivation für die Büroarbeit

Wie im vorherigen Abschnitt des Artikels erwähnt, kann eine reine Arbeit im Homeoffice zu einigen Problem im Team führen – auch im Unternehmen. Eine Kombination aus Homeoffice- und In-Office-Arbeit zu schaffen, bietet eine schonende, aber dennoch effektive Möglichkeit, die Vorteile von beiden Modellen im Rahmen der Hybrid Work zu vereinen und die Umstellung vom Homeoffice zum Büro zu erleichtern. Um für die Mitarbeiter eine  Motivation für die Rückkehr ins Büro nach Corona zu schaffen, müssen entsprechende Anreize gesetzt werden. Wie diese aussehen können, zeigen wir Ihnen in den folgenden Tipps:

Liebe geht durch den Magen – auch in Ihrem Team

Das Essen Menschen verbindet ist inzwischen bekannt. Diese Regel lässt sich auch auf Ihr Team anwenden, denn Essen ist viel mehr als die reine Aufnahme von Nahrung: Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten werden gepflegt, das Teambuilding wird gefördert und der Spaßfaktor am Arbeitsplatz wird sichergestellt. Hierbei können Benefits wie ein steuerfreier Essenszuschuss die gemeinsamen Mittagessen am Arbeitsplatz fördern und den Teamzusammenhalt stärken. Wenn Sie jetzt denken, dass dieser Essenszuschuss dann vorzugsweise im Homeoffice eingesetzt wird: Auch hierfür gibt es eine passende Lösung. Wird der Essenszuschuss in Ihrem Unternehmen in der Form angeboten, dass dieser sich lediglich auf Mahlzeiten im Office beschränkt, führt dies automatisch zu einer höheren Büroarbeit-Quote – denn die wenigsten Mitarbeiter werden dauerhaft auf einen täglichen Essenszuschuss von bis zu 6,67€ verzichten wollen. Die Rückkehr zum Arbeitsplatz aus dem Heimbüro wird somit umso attraktiver und sorgt dabei auch noch für zufriedene Mitarbeiter im Büro.

Zurück ins Büro für einen Ort zum Wohlfühlen

Wer ist nicht gerne an schönen Orten mit einem hohen Wohlfühlfaktor? Ihre Mitarbeiter verbringen (in den meisten Fällen) einen Großteil Ihres Alltags in der Arbeit. Warum auch der Arbeitsort eine komfortable und gemütliche Lokalität sein sollte, liegt demnach nahe. Trotzdem ist leider ein großer Teil der heutigen Büroräume immer noch trist, grau und absolut nicht einladend gestaltet. Dass das Arbeiten im eigenen Zuhause dann wesentlich verlockender wirkt, ist keine große Überraschung. Besonders vor dem Hintergrund von New Work erfordert die moderne Wissensarbeit ein förderndes Umfeld – und das angepasst auf die individuellen Tätigkeiten, die Arbeitnehmer ausüben. Vielfältige Strukturen und verschiedene Raumangebote bieten das ideale Umfeld für die unterschiedlichen Anforderungen und Aufgaben – denn die Kreativarbeit erfordert ein anderes Arbeitsumfeld als etwa die Überprüfung von Kennzahlen.

Auf folgende Aspekte sollten Sie bei der Bürogestaltung achten:

• Offene Raumkonzepte sorgen für Transparenz und einen stärkeren Teamzusammenhalt

• Geschlossene Räume eignen sich ideal für Kreativarbeit oder Teammeetings

• Gemütliche und anschauliche Pausenräume zum Kaffeetrinken und Mittagessen schaffen einen wichtigen Rückzugsort, um zur Ruhe zu kommen und sich mit dem Kolleg auszutauschen.

Schafft es Ihr Unternehmen, das Office zu einem attraktiven Lebensraum voller Vielfalt, Charakter und Persönlichkeit zu gestalten, wird dies auch die Arbeitnehmer dazu anregen, nach Corona zurück ins Büro zu kommen. Garantiert!

Die Vorteile von beiden Arbeitsmodellen vermitteln

Ein einfacher, aber dennoch effizienter Weg, um Ihre Mitarbeiter von der Arbeit im Office zu überzeugen ist das wohl kraftvollste Tool: Kommunikation. Schaffen Sie es, auf überzeugende Art und Weise die Vorzüge der Büroarbeit darzulegen, kann das in manchen Fällen schon als Beweggrund ausreichen. Stellen Sie dar, wie schön der Austausch mit den Kollegen ist, wie motivierend der Vibe im Office wirken kann und wie aus zwanglosen Brain-Storming-Sessions innovative Ideen entstehen können. Dabei dennoch hybride Lösungen zu akzeptieren und die Tür für die Homeoffice-Arbeit offen zu halten, führt Ihre Mitarbeiter wieder Schritt für Schritt ins Office-Leben zurück und engt sie nicht mit strengen Vorgaben ein. Somit profitieren die Arbeitnehmer ganz nach dem „best of both worlds“-Prinzip sowohl von der Komfortzone des eigenen Zuhauses als auch von der Nähe zum Team im Büro.

Schaffen wir es, Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen?

Es gibt unterschiedliche Beweggründe, die Mitarbeiter dazu veranlassen, gerne zum Büroalltag im Office zurückzukehren. Doch egal aus welchen individuellen Gründen Arbeitnehmer gerne den Arbeitsweg auf sich nehmen und ihre Komfortzone verlassen: Diese drei Tools können bereits einen wichtigen Teil dazu beitragen, Mitarbeiter für die Arbeit im Büro zu motivieren und sie somit vom Homeoffice zurück ins Office zu locken.

Welche Wege Sie letztendlich für die Förderung der Anwesenheit im Büro wählen, liegt bei Ihnen. Dennoch gilt, dass manche Maßnahmen aufwändiger sind als andere – und etwa der Essenszuschuss in Form einer App ein simpler, aber effektiver Weg ist. Hier muss zunächst abgewogen werden, welche Kapazitäten Ihnen zur Verfügung stehen. Über die Vorteile der Büroarbeit zu sprechen und den Mitarbeiter durch Umsetzung des hybriden Arbeitens die gewünschten Freiheiten zu überlassen, stellt bereits einen wichtigen Grundbaustein dar, auf dem weiter aufgebaut werden kann – und fördert im Gegensatz zu strikten Regelungen gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit. Wird dies noch durch Benefits wie einen Zuschuss für Mittagessen im Büro unterstützt, steht einer gemeinsamen Büroarbeit mit glücklichen Mitarbeitern nichts mehr im Wege!