Steuerfreie Anwesenheitsprämie zur Mitarbeitermotivation

Wer möchte nicht dafür belohnt werden, Tag für Tag zur Arbeit zu kommen? Um die Mitarbeitermotivation zu erhöhen und Fehlzeiten zu reduzieren, gibt es die Anwesenheitsprämie. Was es damit konkret auf sich hat, welche Vor- und Nachteile es gibt und unter welchen Umständen die Anwesenheitsprämie steuerfrei ausgezahlt werden kann, zeigt dieser Artikel.

Die Anwesenheitsprämie gehört zu den Sonderleistungen, was bedeutet, dass Arbeitgeber sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt leisten. Meist werden solche Prämien für den Fall versprochen, dass der Arbeitnehmer keine Fehlzeiten hat oder diese eine gewisse Grenze nicht überschreiten. Daher wird sie vielerorts auch „Gesundheitsprämie“ genannt.

Mehr und mehr Branchen und Arbeitgeber bieten eine Anwesenheitsprämie an, um Mitarbeiter für ihren starken Einsatz zu belohnen. Die Anwesenheitsprämie gehört gemäß §19 EStG zum Arbeitslohn. Damit ist sie lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig.

Die Anwesenheitsprämie kann für Arbeitgeber eine Menge Vorteile mitbringen. Zunächst ist da die Reduktion von Fehltagen. Mitarbeiter, die darauf aus sind, sich die Anwesenheitsprämie zu sichern, werden sich zweimal überlegen, ob sie von der Arbeit fernbleiben. Zudem kommen Tage, an denen Arbeitnehmer einfach „blau machen“, wesentlich seltener vor.

Dadurch kommt es auch zu einer Kostenreduktion und – besonders wichtig – es wird auf eine Stärkung des Stellenwerts der Gesundheitsvorsorge abgezielt. Wer seine Krankentage reduzieren möchte, muss einiges für seine Gesundheit tun. Damit strengen sich Angestellte mehr an, auf sich zu achten.

Einige Unternehmen haben die Anwesenheitsprämie auch als Anreiz nach der Corona-Pandemie verwendet, um aus dem Homeoffice ins Büro zurückzukehren.

Es gibt keine rechtliche Verpflichtung für die Auszahlung der Anwesenheitsprämie. Vielmehr handelt es sich um eine freiwillige Leistung seitens des Arbeitgebers. Zudem fällt sie in die Kategorie „Sondervergütung“. Damit ist sie vom Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) betroffen. Es gibt bei der Auszahlung somit ein paar Dinge zu beachten.

Damit die Gewährung einer Anwesenheitsprämie rechtens ist, muss es dazu eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag geben. Arbeitgeber tun gut daran, die Bedingungen für die Prämie so detailliert wie möglich festzuhalten. In einigen Fällen gibt es auch Betriebsvereinbarungen, die die Ausschüttungsbedingungen der Anwesenheitsprämie festlegen.

Vermeiden sollte man hingegen mündliche Absprachen. Das birgt meist nur Potenzial für Missverständnisse und Streitigkeiten. Immerhin ist der Auslegungsspielraum bei mündlichen Abmachungen viel zu groß.

§4 EntgFG klärt, wann eine Kürzung der Anwesenheitsprämie zulässig ist. Das Gesetz hält fest, dass eine Kürzung im Krankheitsfall erlaubt ist. Je Krankheitstag darf der Arbeitgeber die Prämie um maximal ein Viertel des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag anfällt, kürzen.

Wenn der Arbeitnehmer jedoch unentschuldigt fehlt, darf ein kompletter Arbeitstag abgezogen werden. Das Gleiche gilt bei unbezahltem Sonderurlaub.

Im Mutterschutz ist die Minderung der Anwesenheitsprämie allerdings nicht gestattet. Das hat der Europäische Gerichtshof so festgelegt.

Viele sehen in der Anwesenheitsprämie zunächst nur die Vorteile. Immerhin erhalten besonders fleißige Arbeitnehmer, die kaum oder nie fehlen, einen Bonus, der die Wertschätzung des Arbeitgebers zum Ausdruck bringt. So gut das auch ist – die Message der Anwesenheitsprämie kann schnell auch falsch verstanden werden.

Die Anwesenheitsprämie kann im Unternehmen zu einem gewissen Druck führen. Manche Mitarbeiter empfinden sie vielleicht so, als würde der Arbeitgeber ihnen unterstellen, krank zu machen, anstatt wirklich krank zu sein. Zudem fördert diese Art von Prämie, dass sich Angestellte krank in die Arbeit schleppen. Immerhin winkt eine finanzielle Belohnung, wenn sie es tun. Diejenigen mit einem stark ausgeprägten Pflichtbewusstsein sind davon besonders betroffen.

Das kann weitere negative Folgen nach sich ziehen. Mitarbeiter, die sich nicht auskurieren und regenerieren, sind nicht voll einsatzfähig und ihre Leistung nimmt ab. Zudem kann das auf die Arbeitsmoral und das Betriebsklima schlagen. Zu guter Letzt könnten andere Angestellte angesteckt werden, was zu einem viel größeren Verlust führt.

Daher sollten Arbeitgeber den Nutzen der Anwesenheitsprämie transparent darlegen und klären, dass sich Mitarbeiter nicht verpflichtet fühlen müssen, trotz Krankheit am Arbeitsplatz zu erscheinen. Mit einem positiven Betriebsklima schafft man es in der Regel, eine Atmosphäre zu etablieren, in der Fehlzeiten aufgrund echter Ursachen kein tabu sind. Es hilft auch, zu diesem Zweck Kulanztage einzuführen. So müssen sich Mitarbeiter im Krankheitsfall keine Sorgen um ihre Anwesenheitsprämie machen.

Es gibt verschiedene Optionen, wie Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Anwesenheitsprämie zukommen lassen können. Aufgrund des geringeren Aufwands entscheiden sich viele für eine einmalige Zahlung, die zu Beginn des Folgejahres erfolgt.

In anderen Firmen wird die Anwesenheitsprämie hingegen monatlich ausgeschüttet – als eine Form monatliche Anerkennung für die Anwesenheit der Mitarbeiter. Einige setzen auch auf eine Mischform und kombinieren die monatliche mit der jährlichen Ausschüttung.

Grundsätzlich muss die Anwesenheitsprämie immer versteuert werden. Glücklicherweise haben Arbeitgeber jedoch noch andere Optionen, mit denen sie einen gewissen Ansporn bieten können und dabei gleichzeitig Steuern sparen. 

Eine Alternative zur klassischen Anwesenheitsprämie sind Sachbezüge. Diese können bis zu einer Grenze von 50 Euro monatlich steuerfrei an Arbeitnehmer ausgegeben werden. Damit haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Dank und Anerkennung auszusprechen und es bleibt tatsächlich die Summe übrig, die vorgesehen ist. Sachbezüge sind immerhin steuer- und sozialversicherungsfrei.

Damit ein Sachbezug steuerfrei bleibt, darf die Obergrenze nicht schon durch andere Leistungen erreicht werden. Klassische Sachbezüge sind Gutscheine oder Gutscheinkarten für Mitarbeiter.

Wir von Probonio bieten Arbeitgebern diverse Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern steuerfrei einen monatlichen Bonus in Form eines Sachbezugs zu gewähren. So lässt sich die Anwesenheitsprämie gekonnt umgehen.

Insgesamt ergibt sich bei steuerfreien Sachbezügen eine Maximalgrenze von 600 Euro im Jahr. Allerdings können Unternehmen dies nicht nutzen, um eine einmalige steuerfreie Zahlung zu veranlassen. Steuerfrei ist die Anwesenheitsprämie nur, wenn sie Monat für Monat ausgegeben wird.

Um die Anwesenheitsprämie in der Praxis darstellen zu können, haben wir ein Beispiel für Sie erstellt.

Nehmen wir an, in einem Arbeitsvertrag ist festgelegt, dass Mitarbeiter eines Unternehmens 150 Euro Anwesenheitsprämie pro Quartal bekommen. Dieser Betrag wird ausgezahlt, wenn innerhalb des Quartals keine Arbeitsunfähigkeit besteht.

Ein Angestellter verdient 50.000 Euro im Jahr und das Kalenderjahr hat 250 Arbeitstage. Die ausgelobte Anwesenheitsprämie liegt pro Tag der Arbeitsunfähigkeit also bei 50 Euro und darf im Krankheitsfall um diesen Betrag gekürzt werden.

50.000 Euro / 250 Tage / 4 = 50 Euro

Ist der Mitarbeiter des Unternehmens also im ersten Quartal des Jahres einen Tag krank, erhält er nur noch 100 Euro Anwesenheitsprämie. Im nächsten Quartal hat er keine Fehlzeiten und erhält somit die vollen 150 Euro. Im dritten Quartal ist der Angestellte ganze drei Tage krank und erhält damit keine Prämie. Im letzten Quartal nimmt der Arbeitnehmer zwei Tage unbezahlten Sonderurlaub in Anspruch und bekommt demnach nur 50 Euro der Prämie ausgezahlt.

Selbstverständlich ist das nur ein Beispiel. Arbeitgeber können selbst festlegen, an welche Bedingungen die Ausschüttung der Anwesenheitsprämie gekoppelt ist und wie hoch die Prämie ausfällt. Der Gesetzgeber schreibt keine Obergrenze vor, sodass eine Auszahlung in unbestimmter Höhe möglich ist. Die Praxis zeigt jedoch, dass Anwesenheitsprämien nicht allzu üppig ausfallen.

Die Anwesenheitsprämie ist eine beliebte Sonderzahlung, die die Fehlzeiten von Angestellten reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen soll. Da sie zum Arbeitsentgelt gehört, ist sie lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Alternative sind Sachbezüge, die bis zu einer Höhe von 50 Euro im Monat steuerfrei an Arbeitnehmer ausgegeben werden können. Damit erhalten sie eine monatliche Anerkennung für ihre geringe Anzahl an Fehltagen.