Geschenke steuerlich absetzen ohne § 37b EStG:
Praxisleitfaden für Unternehmen 

Geschäftsbeziehungen zu pflegen ist für viele Unternehmen Teil der täglichen Arbeit. Oft gehören dazu auch kleine Aufmerksamkeiten oder Geschenke an Geschäftspartner und Kunden. Doch wie sieht es mit der steuerlichen Behandlung solcher Zuwendungen aus? Besonders die Regelungen außerhalb des bekannten § 37b EStG werfen bei vielen Unternehmern Fragen auf. Was ist steuerlich absetzbar, was muss dokumentiert werden und wo liegen die Grenzen? 

Das deutsche Steuerrecht erlaubt Unternehmen, Geschenke an Geschäftspartner unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben geltend zu machen, ohne die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG anwenden zu müssen. Die zentrale Regelung hierzu findet sich in § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG, wonach Geschenke bis 35 Euro pro Empfänger und Jahr steuerlich absetzbar sind. 

In der Praxis bedeutet das: Ein Kunde, der im Januar ein Präsent für 20 Euro erhält und im Sommer eine weitere Aufmerksamkeit für 15 Euro, liegt mit insgesamt 35 Euro genau an der Grenze des steuerlich Absetzbaren. Jedes weitere Geschenk im selben Kalenderjahr wäre dann nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig. 

Interessant für Unternehmen: Bei Geschäftspartnern im Ausland gelten dieselben Regelungen. Auch die Rechtsform des Empfängers – ob natürliche Person, GmbH oder AG – spielt für die Anwendung der 35-Euro-Grenze keine Rolle. 

Bei der Ermittlung der 35-Euro-Grenze gibt es eine wichtige Unterscheidung: 

• Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen: Die Grenze bezieht sich auf den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) 

• Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen: Der Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer) ist maßgebend 

Die Verpackung des Geschenks gehört übrigens zum Wert dazu – ein hochwertiger Präsentkorb mit teurer Verpackung kann die Wertgrenze also schneller überschreiten als gedacht. 

Eine praxisnahe Ausnahme bilden Streuwerbeartikel mit geringem Wert (unter 10 Euro), die mit Firmenlogo versehen sind. Diese gelten steuerlich nicht als Geschenke und können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Klassische Beispiele sind: 

• Kugelschreiber mit Firmenaufdruck 

• Schlüsselanhänger 

• USB-Sticks mit Logo 

• Tassen mit Firmendesign 

• Einfache Kalender 

Die steuerliche Absetzbarkeit steht und fällt mit einer sauberen Dokumentation. Das Finanzamt erwartet hier Sorgfalt, aber keine überbordende Bürokratie. Folgende Angaben sollte jedes Unternehmen bei Geschenken nachweisen können: 

• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers 

• Konkreter geschäftlicher Anlass für das Geschenk 

• Art und Wert der Zuwendung (mit Beleg) 

• Datum der Übergabe 

• Geschäftlicher Kontext zur beschenkten Person 

Diese Informationen sind auf dem Ausgabenbeleg zu vermerken oder in einer separaten Geschenkeliste zu führen.

Ein typischer Fehler in der Praxis: Sammelbuchungen für mehrere Geschenke ohne Einzelaufstellung der Empfänger. Diese führen regelmäßig zur Aberkennung der Betriebsausgaben durch das Finanzamt. 

Im Geschäftsleben sind gut platzierte Geschenke mehr als nur nette Gesten – sie sind effektive Kommunikationsinstrumente. Die Wahl des richtigen Zeitpunkts spielt dabei eine entscheidende Rolle. Besonders wirkungsvoll sind Geschenke zu folgenden Anlässen: 

• Nach erfolgreichen Projektabschlüssen 

• Bei Firmenjubiläen (des Kunden oder des eigenen Unternehmens) 

• Zu besonderen Meilensteinen in der Geschäftsbeziehung 

• Bei branchenspezifischen Ereignissen 

• Zu saisonalen Anlässen (Vorsicht bei Weihnachtsgeschenken: Diese werden besonders häufig geprüft) 

Vorausschauende Unternehmen verteilen ihre Geschenke strategisch über das Jahr, um den maximalen Eindruck bei gleichzeitiger Einhaltung der steuerlichen Grenzen zu erzielen. 

Für ein systematisches Geschenkemanagement empfehlen sich folgende Schritte: 

1. Geschenkebudget festlegen: Jährlich pro Geschäftspartner und Gesamtbudget 

2. Dokumentationssystem einrichten: Digitales oder analoges System zur lückenlosen Erfassung 

3. Verantwortlichkeiten klären: Wer wählt Geschenke aus, wer dokumentiert, wer überprüft die Wertgrenzen? 

4. Geschenkekatalog definieren: Vorauswahl passender Geschenke für verschiedene Anlässe 

5. Übergaberichtlinien festlegen: Persönlich oder per Post? Mit Karte? Mit welcher Botschaft? 

Eine zentrale Herausforderung ist dabei die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen. Wenn sowohl der Vertrieb als auch das Marketing oder die Geschäftsführung Geschenke an denselben Kunden verteilen, kann die 35-Euro-Grenze schnell überschritten werden. Ein zentrales Tracking-System hilft, diesem Problem vorzubeugen. 

Ein wirklich wertvolles Geschenk muss nicht teuer sein, sondern vor allem diese Eigenschaften erfüllen: 

• Relevanz: Es passt zum Empfänger und zeigt echtes Interesse 

• Professionalität: Es repräsentiert die Werte Ihres Unternehmens 

• Originalität: Es hebt sich von Standardgeschenken ab 

• Angemessenheit: Es entspricht dem Status der Geschäftsbeziehung 

• Nützlichkeit: Es hat einen praktischen Wert für den Empfänger 

Die Erfahrung zeigt: Durchdachte, personalisierte Geschenke unter 35 Euro haben oft eine stärkere Wirkung als teure Standardpräsente, die steuerlich problematisch sein können. 

Die Digitalisierung hat auch die Welt der Geschäftsgeschenke verändert. Immer beliebter werden immaterielle Zuwendungen wie: 

• Digitale Gutscheine für Online-Shops oder Streaming-Dienste 

• Zugang zu exklusiven Webinaren oder Online-Kursen 

• Premium-Abonnements für Fachinformationen oder Dienste 

• Virtuelle Veranstaltungen wie Online-Verkostungen oder Koch-Events 

• E-Books oder digitale Publikationen 

Diese Geschenkformen fallen ebenfalls unter die 35-Euro-Regelung, bieten jedoch oft einen höheren wahrgenommenen Wert und größere Flexibilität. Bei der Dokumentation gelten dieselben Anforderungen wie bei physischen Geschenken. 

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf nachhaltige Geschenke, die gleich mehrere Vorteile bieten: 

• Sie demonstrieren ökologisches und soziales Verantwortungsbewusstsein 

• Sie bleiben länger in Erinnerung als konventionelle Präsente 

• Sie stärken die Wahrnehmung als innovatives, zukunftsorientiertes Unternehmen 

Beispiele für nachhaltige Geschäftsgeschenke unter 35 Euro sind: 

• Hochwertige Mehrwegprodukte mit dezenter Firmenlogoplatzierung 

• Regionale Spezialitäten von kleinen Erzeugern 

• Pflanzen oder Blumensamen mit Pflegeanleitung 

• Spenden im Namen des Geschäftspartners (mit Nachweis) 

• Produkte aus Recyclingmaterial mit Geschäftsbezug 

Die steuerliche Behandlung von Geschenken an Geschäftspartner erfordert ein durchdachtes Vorgehen. Mit der 35-Euro-Regelung bietet das deutsche Steuerrecht eine praktikable Möglichkeit, kleine Aufmerksamkeiten steuerlich geltend zu machen, ohne den Verwaltungsaufwand des § 37b EStG. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in drei Punkten: 

1. Sorgfältige Planung und Budgetierung 

2. Lückenlose Dokumentation 

3. Strategische Verteilung über das Jahr 

Wer diese Grundsätze beherzigt, kann Geschenke als wertvolles Instrument der Geschäftsbeziehungspflege einsetzen und gleichzeitig die steuerlichen Vorteile optimal nutzen. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern um ein durchdachtes Konzept, das Ihre Wertschätzung für Geschäftspartner authentisch zum Ausdruck bringt.