Interne Kommunikation verbessern: Ein Leitfaden

Bei Themen wie Mitarbeitermotivation und -organisation oder einer offenen Unternehmenskultur spielt die interne Kommunikation eine wesentliche Rolle. Bei der internen Kommunikation stehen die Mitarbeiter als Zielgruppe im Fokus. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern muss gut geplant werden – vor allem vor dem Hintergrund von flexiblem und ortsunabhängigem Arbeiten. Motivierte, engagierte und auch informierte Mitarbeiter sind ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.

Im Zuge dessen sollten Mitarbeiter aktiv eingebunden werden und transparent mit Informationen und Wissen versorgt werden. Auch der Austausch zwischen Mitarbeitern untereinander und Führungskräften, wie bspw. Feedback und Wertschätzung, spielen eine große Rolle in der internen Kommunikation und wirken sich auf die Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und -motivation aus.

Grundsätzlich gibt es keine genaue Definition davon, was gute interne Kommunikation ist. Dennoch lassen sich einige Merkmale identifizieren, die eine gute interne Kommunikation auszeichnen:

• Die Kommunikation ist zielgruppengerecht

• Es wird auf Transparenz und Ehrlichkeit geachtet

• Es werden verschiedene Instrumente und Kanäle eingesetzt

• Die Kommunikation erfolgt regelmäßig

• Die Werte und Unternehmenskultur werden durch die Kommunikation widergespiegelt

Die Ziele der internen Kommunikation haben sich in letzter Zeit stark gewandelt. Interne Kommunikation ist nicht mehr nur reine Anweisungen oder Informationen. Vielmehr geht es darum, das Beziehungsmanagement im Unternehmen und die Mitarbeiterbindung vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels zu steigern. Die Werte und Unternehmenskultur müssen über die interne Kommunikation im Unternehmen vermittelt werden.

Die wichtigsten Gründe für eine gute interne Kommunikation sind…

• eine starke Mitarbeiterbindung und -motivation

• ein ausreichender Informationsgehalt für die Mitarbeiter

• und die Förderung des internen Dialogs zwischen den zentralen Zielgruppen.

Die interne Kommunikation verfolgt verschiedene Ziele:

• Informationsaustausch - Austausch von Informationen über Unternehmensziele, Richtlinien, Veränderungen oder Projekte

• Prozessoptimierung - Klare und verständliche Kommunikation zur Prozessoptimierung

• Mitarbeiterbindung - Motivation und Bindung der Mitarbeiter durch Anerkennung, Wertschätzung und Feedback

• Teameffizienz - Stärkung des Teamzusammenhalts und der Zusammenarbeit für eine effektive Kommunikation

• Kommunikations- und Unternehmenskultur - Verbesserung des Arbeitsumfelds durch eine offene Kommunikationskultur und Förderung einer gemeinsamen Unternehmenskultur

Bei der internen Kommunikation geht es nicht nur darum, Informationen von oben nach unten zu verbreiten, sondern ist ein wirksames Führungsinstrument. Hierbei spielen ein gemeinsames Verständnis der Unternehmenskultur sowie die Integration der internen Kommunikation in zentrale Prozesse eine entscheidende Rolle.

Unternehmen haben mit verschiedenen Herausforderungen zu kämpfen, wenn es um die interne Kommunikation im Unternehmen geht. Diese müssen Arbeitgeber kennen, um ihnen aktiv entgegenzuwirken und die interne Kommunikation erfolgreich zu verbessern.

Folgende Herausforderungen treten dabei am häufigsten auf:

• Erreichbarkeit der Mitarbeiter

• Mangel an Ressourcen zur Umsetzung der internen Kommunikation

• Unterschiedliches Nutzungsverhalten der Mitarbeiter

• Verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen

• Wahl geeigneter Kanäle

Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Arbeitgeber passende Instrumente einsetzen und einem geeigneten Konzept folgen, dass auch die verschiedenen Anforderungen der Kommunikationsempfänger berücksichtigt.

Um die interne Kommunikation zu verbessern und den eben genannten Problemen entgegenzuwirken, können verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Hierbei kann zwischen digitalen und analogen Instrumenten zur internen Kommunikation unterschieden werden:

Ein traditionelles Intranet dient als internes Netzwerk für offizielle Unternehmensinformationen. Ein Nachteil: Es bietet begrenzte Möglichkeiten für die Mitarbeiterinteraktion.

Ein Unternehmens-Wiki bietet eine effektive Möglichkeit, allgemeine Informationen zu bündeln und ermöglicht ein schnelles Auffinden von relevanten Inhalten. Es ermutigt Mitarbeiter zur aktiven Beteiligung und unterstützt eine effiziente Einarbeitung neuer Teammitglieder. Wichtig ist hierbei eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Inhalte.

Newsletter sind optimal für die schnelle Verbreitung von Kurzinformationen und Fakten. Themen lassen sich durch passende Newsletter-Tools einfach aufbereiten, und sind aufgrund der Möglichkeit nach Personenkreisen zu filtern, für viele Zielgruppen einsetzbar.

Video-Meetings sind vorteilhaft für die Übermittlung zentraler Botschaften und ein idealer Ersatz für Präsenz-Meetings. Dementsprechend sind Video-Meetings besonders gut bei hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen für den direkten Austausch in Einzel- oder Gruppengesprächen eingesetzt werden.

Messaging-Tools und Chats können für eine schnelle und informelle interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern eingesetzt werden. So kann die Anzahl an E-Mails reduziert und eine Kommunikation in Echtzeit sichergestellt werden.

Mitarbeiterumfragen können als Instrument zur Erfassung von internem Feedback und Meinungen im Unternehmen eingesetzt werden. So kann eine direkte und ggf. auch anonyme interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften gewährleistet und wichtige Hinweise zur internen Verbesserung gewonnen werden.

Über Mitarbeiter-Apps können Arbeitnehmer über ihr Smartphone und meist auch über den Computer zugreifen. Umso einfacher ist es darüber für Arbeitgeber, ihren Mitarbeiter Informationen bereitzustellen und mit ihnen zu interagieren. Mit der App greifen die Nutzer so jederzeit auf die wichtigsten Informationen zu.

Über Mitarbeitermagazine können Unternehmensinformationen schnell verbreitet werden und ist vor allem für Mitarbeiter ohne eine E-Mail-Adresse oder Internetzugang von Vorteil. Jedoch sind Mitarbeitermagazine generell sehr unpersönlich.

Mitarbeitergespräche eignen sich besonders für einen sehr persönlichen Austausch, z.B. aufgrund einer Beförderung. Durch die Gesprächssituation vermittelt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter eine hohe Bedeutung und Wertschätzung.

Unternehmensveranstaltungen können besonders von Vorteil sein, um Kollegen und Führungskräfte persönlich kennenzulernen und unterstützen damit eine offene und gemeinschaftliche Unternehmenskultur. Als Folge können sich die Mitarbeiter besser mit dem Unternehmen identifizieren, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann.

Ein sehr klassisches, analoges Instrument ist das schwarze Brett. Von Vorteil ist die einfache Verbreitung von allgemeinen Informationen und der einfache Zugang für Mitarbeiter ohne digitale Arbeitsprozesse. Auch hierbei besteht jedoch der Nachteil der unpersönlichen Kommunikation.

Die Auswahl an Instrumenten, die die interne Kommunikation verbessern, ist groß. Arbeitgeber sollten jedoch vermeiden, zu viele Instrumente und Tools einzusetzen, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern.

Folgende Fragen sollten sich Unternehmen vor der Einführung der Instrumente stellen:

• Welche Ziele sollen mit dem Instrument erreicht werden?

• Lassen sich alle Zielgruppen mit dem Tool erreichen?

• Welche Inhalte sollen über das Instrument verbreitet werden?

• Wie schnell muss das Instrument umgesetzt werden?

• Sollen auch emotionale Themen vermittelt werden?

• Passt das Instrument zur Unternehmenskultur und den Mitarbeiterbedürfnissen?

• Welche Kommunikationskanäle sind beliebt bei den Mitarbeitern?

• Müssen die Mitarbeiter für die Einführung geschult werden?

Um die Umsetzung im Unternehmen erfolgreich zu gestalten, sollten Arbeitgeber ein Konzept für die Verbesserung der internen Kommunikation festlegen. Hierbei sollte festgelegt werden, wie das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern kommunizieren möchte und welche Instrumente hierbei genutzt werden, um die Informationen zu übermitteln.

Wichtig ist, dass das Konzept für die interne Kommunikation auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden. Zudem sollte der Prozess laufend evaluiert und ggf. angepasst werden. Das Konzept kann folgende Schritte enthalten:

1. IST-Stand analysieren

2. Ziele definieren

3. Verantwortlichkeiten festlegen

4. Festlegung der Maßnahmen

Um die interne Kommunikation zu verbessern, muss eine gründliche Analyse über die Mitarbeiterbedürfnisse und bestehenden Instrumente durchgeführt werden.

In diesem Schritt sollten sich Arbeitgeber folgende Fragen stellen:

• Wie gut funktioniert der aktuelle Wissenstransfer im Unternehmen?

• Wie wird die Glaubwürdigkeit der Führungskräfte von den Mitarbeitern wahrgenommen?

• Inwiefern sind die Mitarbeiter mit dem Unternehmen und ihren Führungskräften zufrieden?

• Welche Instrumente werden derzeit von den Mitarbeitern genutzt?

• Gibt es bestimmte Bedürfnisse oder Präferenzen der Mitarbeiter in Bezug auf die interne Kommunikation?

• Welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen zur Verfügung?

Nach einer umfassenden Analyse des IST-Stands müssen die Ziele für die interne Kommunikation festgelegt werden.

Hierbei sind folgende Fragen relevant:

• Welche Herausforderungen müssen basierend auf den gewonnenen Informationen gemeistert werden?

• Wie kann die Kommunikation verbessert werden, um die allgemeinen Unternehmensziele effektiver zu unterstützen?

• Welche Ziele resultieren daraus?

• Welche Werte sollten bei der Zielformulierung berücksichtigt werden?

• Welche Maßnahmen sind zur Zielerreichung essenziell?

• Wie lassen sich die Ziele messen?

Um die Ziele möglichst genau zu definieren und eine klare Herangehensweise festzulegen, bietet es sich an, die Ziele nach der SMART-Regel zu formulieren:

• Spezifisch - Genaue Formulierung des gewünschten Zustands

• Messbar - Klare Kriterien für die Zielerreichung

• Attraktiv - Grund für die Erreichung des Ziels

• Realistisch - Realistische Erreichung des Ziels

• Terminiert - Festgelegter Zeitpunkt zur Zielerreichung

Nach der Zieldefinition ist es wichtig, die verantwortlichen Mitarbeiter für die Maßnahmen festzulegen. Für jede spezifische Maßnahme müssen klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Die verantwortliche Person sollte eng mit den Führungskräften zusammenarbeiten und die verschiedenen Zielgruppen berücksichtigen.

Die festgelegten Ziele müssen im Folgenden in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. Dabei können die zuvor genannten Instrumente wie Newsletter, Mitarbeiter-Apps oder Messaging Tools genutzt werden.

Es ist wichtig, dass die Maßnahmen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst und regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden. Die Maßnahmen müssen auf den definierten Zielen basieren. Die Herausforderung besteht darin, verschiedene Botschaften an unterschiedliche Zielgruppen zu vermitteln. Das Konzept für die interne Kommunikation sollte flexibel genug sein, um auf Veränderungen und Entwicklungen reagieren zu können.

Arbeitgeber sollten bei der Verbesserung der internen Kommunikation auch zukünftige Trends im Auge behalten:

• Unternehmen setzen verstärkt auf digitale Instrumente zur internen Kommunikation, um eine effiziente und reibungslose interne Kommunikation zu ermöglichen. Dies sind bspw. Intranet-Plattformen, sozialen Medien, Messaging-Apps und Mitarbeiter-Apps.

• Personalisierte Kommunikationsstrategien werden immer wichtiger, um auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Dies kann die Bereitstellung von maßgeschneiderten Inhalten, Nachrichten und Schulungen umfassen.

• Der Einsatz von visueller Kommunikation, bspw. über Bilder und Videos wird weiter zunehmen, da diese Formate ansprechender und wirkungsvoller sind als rein textbasierte Kommunikation. Unternehmen werden verstärkt auf Video-Meetings, interne Schulungsvideos und personalisierbare Apps setzen.

• Mit der zunehmenden Nutzung von Smartphones und mobilen Geräten setzen Unternehmen verstärkt auf mobile Kommunikationsstrategien, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen können.

• Unternehmen setzen mehr auf eine partizipative Kommunikationskultur, die den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Feedback zu geben, Ideen einzubringen und aktiv an der Gestaltung der internen Kommunikation teilzunehmen. Dies kann Feedback-Mechanismen, Mitarbeiterumfragen und regelmäßige Austausche umfassen.

Die Corona-Krise hat die Notwendigkeit effektiver und schneller Kommunikation deutlich gemacht, was die Bedeutung nochmals unterstreicht. Die Zukunft der internen Kommunikation wird maßgeblich von den Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeiter bestimmt. Die interne Kommunikation muss authentischer und relevanter werden, um die Mitarbeiter zu erreichen.

Für ein erfolgreiches Konzept für interne Kommunikation stellt die regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen einen zentralen Faktor dar. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass die festgelegten Ziele auch erreicht werden. Hier kann es sich um die Effektivitätsprüfung der Kommunikationskanäle oder Maßnahmenanpassung handelt. Zudem können regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wichtige Erkenntnisse zum Erfolg liefern.

Das sind die wichtigsten Kennzahlen, die Arbeitgeber zur internen Kommunikation prüfen sollten:

• Reichweite der Kommunikation, z.B. Anzahl an gelesenen Mitteilungen

• Umsetzungsrate der Instrumente

• Zufriedenheit und Verständlichkeit der internen Kommunikation

• Nutzungs- und Engagement-Rate der Instrumente

• Feedback-Raten von Seiten der Mitarbeiter, z.B. Teilnahme an Umfragen

• Häufigkeit der Verwendung der Instrumente des Unternehmens

Die interne Kommunikation in Unternehmen verläuft oft nicht reibungslos, vor allem wenn sich hier noch keine klaren Prozesse etabliert haben. Deshalb sollten Arbeitgeber die möglichen Herausforderungen in Betracht ziehen: 

• Fehlende Kommunikationskanäle - Das Fehlen von passenden Plattformen oder Mitteln zur Kommunikation kann zu Kommunikationslücken vor allem bei Remote-Arbeit führen.

• Mangelnde Nutzung - Sind Kommunikationskanäle vorhanden, aber werden nicht genutzt, kann dies ebenfalls zu Kommunikationslücken führen.

• Unterschiedliche Informationsbedürfnisse - Personen, die weniger am Schreibtisch arbeiten, haben auch weniger Zeit, sich mit Unternehmens-News am PC zu beschäftigen.

• Unklare Informationen - Informationen müssen klar und vollständig weitergegeben werden, um Missverständnissen vorzubeugen.

• Informationsüberflutung - Wenn zu viele Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden, können wichtige Informationen untergehen oder übersehen werden.

• Fehlende Transparenz - Fehlt es an Offenheit in der Kommunikation, kann Misstrauen im Team entstehen.

• Widerstand bei Veränderungen - Wenn Veränderungen nicht kommuniziert oder erklärt werden, können Mitarbeiter Widerstand zeigen.

• Fehlender Zugriff - Haben Mitarbeiter, die von anderen Orten aus arbeiten, keinen Zugriff auf wichtige Informationen, z.B. aufgrund fehlender Digitalisierung, können diese zu weiteren Informationslücken führen.

Die effektive Verbesserung der internen Kommunikation hängt von den richtigen Instrumenten ab, um Informationen zu vermitteln und Mitarbeiter einzubeziehen. Eine Mitarbeiter-App kann eine einfache Lösung bieten.

Eine Mitarbeiter-App bietet verschiedene Vorteile für die interne Kommunikation in einem Unternehmen:

• Mitarbeiter können die App auf ihren mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets nutzen, was ihnen ermöglicht, jederzeit und von überall aus auf Unternehmensinformationen zuzugreifen, auch wenn sie nicht am Arbeitsplatz sind oder einen keinen PC-Zugang haben.

• Die App ermöglicht eine direkte und unmittelbare Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Dies erleichtert den Austausch von Informationen, die Weitergabe von wichtigen Nachrichten und die Klärung von Fragen in Echtzeit.

• Mitarbeiter können interaktive Funktionen wie Umfragen, Feedback-Möglichkeiten oder Chats nutzen, wodurch Entscheidungsprozesse gefördert werden.

• Durch die zentrale Bereitstellung von Informationen über eine Mitarbeiter-App kann die interne Kommunikation effizienter gestaltet werden. Mitarbeiter finden so alles an einem Ort

Die Einführung einer Mitarbeiter-App bei McDonald's Deutschland zeigt ein erfolgreiches Beispiel für die interne Kommunikation im Unternehmen: Die vorherige Nutzung von Newslettern in den Mitarbeiter-Räumen stellte Herausforderungen dar, dass nicht alle Mitarbeiter erreicht wurden. Vor allem für Mitarbeiter ohne E-Mail-Zugang war dies von Nachteil.

Durch die Einführung einer Mitarbeiter-App können alle Mitarbeiter gleichzeigt informiert werden und benötigen hierfür auch keinen E-Mail-Zugang. So können wichtige Informationen zeitnah und direkt kommuniziert werden. Durch die Digitalisierung konnte nicht nur die Reichweite der internen Kommunikation erhöht, sondern auch die Effizienz gesteigert werden.

Zum Abschluss finden Sie hier nochmal eine Checkliste für die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine gute interne Kommunikation im Unternehmen:

Unternehmen sind grundsätzlich zur Umsetzung von interner Kommunikation verpflichtet. Im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist geregelt, welche Informationen an wen und zu welchen Themen weitergegeben werden müssen.

Kommt ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, kann es zu Ordnungswidrigkeiten und einem möglichen Imageschaden kommen. Die Informations- und Kommunikationspflicht erstreckt sich dabei auf die Einzelkommunikation mit den Mitarbeitern, die Kommunikation mit der gesamten Belegschaft und die Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Die Regelungen sind wie folgt festgelegt:

• § 43 Abs. 2 und § 110 BetrVG: Informationspflicht gegenüber Mitarbeitern

• § 106 BetrVG: Informations- und Beratungspflicht gegenüber dem Wirtschaftsausschuss

• § 74 Abs. 1, § 80 Abs. 3, § 90 und § 111 BetrVG: Informations- und Kommunikationspflicht gegenüber dem Betriebsrat

Insgesamt lässt sich festhalten, dass interne Kommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen ist. Eine effektive interne Kommunikation trägt dazu bei, die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, was wiederum die Produktivität und die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert.

In Anbetracht der Bedeutung der internen Kommunikation für den Unternehmenserfolg ist die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel von entscheidender Bedeutung. Insbesondere Mitarbeiter-Apps erweisen sich als äußerst nützlich, da sie die Erreichbarkeit der Mitarbeiter verbessern können, was eine der größten Herausforderungen für Unternehmen darstellt. Durch die Implementierung solcher Apps können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder ihren Arbeitszeiten schnell und effizient erreicht werden.

Des Weiteren sollten Unternehmen verstärkt darauf achten, ihre Mitarbeiter aktiv in den Kommunikationsprozess einzubeziehen. Dies kann durch Feedback-Mechanismen, Umfragen oder persönliche Gespräche geschehen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeiter gehört und berücksichtigt werden.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die interne Kommunikation auf verschiedene Zielgruppen ausgerichtet ist. Verschiedene Abteilungen oder Mitarbeitergruppen haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse und Präferenzen. Daher sollten Unternehmen ihre Botschaften und Inhalte entsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass sie für alle Mitarbeiter relevant und ansprechend sind. Durch eine zielgerichtete Kommunikation können Unternehmen die Effektivität ihrer internen Kommunikation erhöhen und sicherstellen, dass wichtige Informationen von allen Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden.