Mitarbeiterkommunikation: So ist der Erfolg garantiert

Mitarbeiterkommunikation, auch interne Kommunikation genannt, kann als die Art von Unternehmenskommunikation definiert werden, die sich nach innen und nicht nach außen richtet. Der kommunikative Austausch übermittelt Informationen oder Nachrichten innerhalb des Unternehmens an die Mitarbeiter.

Die Bedeutung von Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren stark erhöht. Während früher die Kommunikation vom Management an die Mitarbeiter im Fokus stand, verfolgt gute Mitarbeiterkommunikation heute das Ziel, Mitarbeiter selbst als aktive Kommunikatoren einzubinden.

Die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen erfolgt über alle internen Ebenen im Unternehmen. Diese Ebenen lassen sich wie folgt definieren:

Vertikale Kommunikation - Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern, die sich auf verschiedenen Hierarchieebenen befinden.

Horizontale Kommunikation - Austausch von Informationen zwischen Mitarbeiter, die sich auf derselben Hierarchieebene befinden.

Top-down-Kommunikation - Übermittlung von Informationen von der Führungsebene an die Mitarbeiter.

Upward-Kommunikation - Übermittlung von Informationen von den Mitarbeitern an die Führungsebene, beispielsweise in Form von Berichten.

Eine gute Mitarbeiterkommunikation ist ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter. Kommunikation ist der Schlüssel, um eine effektive Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften zu schaffen. Nur so kann die Arbeit gut organisiert und eine transparente Unternehmenskultur gefördert werden. Ist die interne Kommunikation mangelhaft, kann es zur Demotivation, einer hohen Fehlerquote oder zur inneren Kündigung kommen. 

Die wichtigsten Gründe für eine gute Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen:

• Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern, um zu Zeiten des Fachkräftemangels neue Fachkräfte anzuziehen und qualifizierte Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden

• Motivation der Mitarbeiter durch informative, emotionsbasierte und bedürfnisorientierte Kommunikation

• Aufrechterhaltung eines persönlichen Austausches zu Zeiten der Digitalisierung und schnell verändernden Arbeitswelt

• Ausreichende Arbeitsorganisation zur strukturierten Gestaltung des Arbeitsalltags und von Change-Prozessen

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch die Förderung einer innovativen Denkweise

Die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen verfolgt verschiedene Ziele und nimmt generell eine hohe Bedeutung für den Unternehmenserfolg ein.

Die verschiedenen Teilziele, die die interne Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen verfolgt, können dabei nochmals wie folgt untergliedert werden:

• Steigerung des Unternehmenserfolgs durch informierte und produktive Mitarbeiter

• Einheitliche Verteilung von Informationen für eine Gleichberechtigung der Mitarbeiter

• Optimierung organisatorischer Abläufe im Arbeitsalltag

• Förderung einer positiven Arbeitsatmosphäre

• Erhöhung der Mitarbeiterbindung durch eine Verstärkung des Wir-Gefühls

• Förderung einer offenen und transparenten Unternehmenskultur

• Steigerung der Arbeitsproduktivität durch transparente Ziele und Prozesse

• Interesse bei den Mitarbeitern wecken für unternehmensbezogene Aktivitäten

• Einbeziehen der Mitarbeiter in Change-Prozesse

Effektive Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen erfordert mehr als einfache Gespräche. Führungskräfte müssen die Mitarbeiterkommunikation transparent gestalten, die Belegschaft aktiv einbeziehen und verschiedene Kommunikationsmittel nutzen, um Prozesse zu optimieren und Informationen einheitlich zu verteilen. Gelingt dies, können Arbeitgeber von einigen Vorteilen profitieren: 

Es ist entscheidend, klare und transparente Kommunikationswege zu etablieren, um eine effektive Zusammenarbeit und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern. Läuft die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen nicht gut, kann dies schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben:

• Eine rechtzeitige und klare Kommunikation aller Mitarbeiter ist entscheidend, um Vertrauen und Motivation zu erhalten. Unzureichende Informationen können dazu führen, dass Mitarbeiter sich hintergangen oder vernachlässigt fühlen.

• Unpassende Instrumente für die Mitarbeiterkommunikation, die nicht genutzt werden, führen zu Nachrichten, die die Mitarbeiter nicht erreichen.

• Fehlende Anerkennung in der Kommunikation, sei es durch mangelnde Wertschätzung oder respektloses Verhalten, kann zur Demotivation der Mitarbeiter führen.

• Auch eine mangelnde Wertschätzung individueller Leistungen und von Meinungen und Wünsche der Mitarbeiter kann die Motivation negativ beeinflussen.

• Ein schlechtes Kommunikationskonzept, in dem nur mit bestimmten Mitarbeitern kommuniziert wird, kann zu einem Konkurrenzdenken führen und das Wir-Gefühl innerhalb des Teams beeinträchtigen.

Insgesamt müssen Arbeitgeber die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen als ganzheitlichen Prozess zu verstehen, der nicht nur die Übermittlung von Informationen, sondern auch den aktiven Dialog und die Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungen umfasst. Eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation trägt nicht nur zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter bei, sondern stärkt auch das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördert die Erreichung der Unternehmensziele.

Um eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen zu schaffen, ist es entscheidend, die inhaltlichen Aspekte zu verstehen. Die Informationen müssen anlassbezogen, eindeutig, zielgenau und termingerecht vermittelt werden. Die Wahl der richtigen Kanäle und Inhalten soll sicherstellen, dass die Mitarbeiter einen einfachen Zugang zu den Informationen haben und diese leicht aufnehmen können. Zudem sollte gute Mitarbeiterkommunikation mit der bestehenden Unternehmenskultur in Einklang stehen.

Um die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen zu verbessern, ist es ratsam, dass Arbeitgeber ein Konzept zur Verbesserung der internen Kommunikation entwickeln. In diesem Konzept wird festgelegt, auf welche Weise das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern kommunizieren möchte und welche Instrumente für die Informationsübermittlung genutzt werden sollen.

Es ist entscheidend, dass das interne Kommunikationskonzept an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens angepasst wird. Eine kontinuierliche Evaluation und gegebenenfalls Anpassung des Prozesses sind ebenfalls von großer Bedeutung. Das Konzept kann die folgenden Schritte umfassen:

1. Analyse des aktuellen IST-Zustands

2. Definition von Kommunikationszielen

3. Festlegung von Verantwortlichkeiten

4. Bestimmung konkreter Maßnahmen

Die Gestaltung einer effektiven Mitarbeiterkommunikation erfordert mehr als einfache Gespräche oder regelmäßige E-Mails. Insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern reicht eine herkömmliche Top-Down-Kommunikation nicht aus.

Um die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen zu verbessern, bieten sich verschiedene Instrumente an. Unternehmen sollten dabei berücksichtigen, dass nicht jedes Instrument ihren Bedürfnissen entspricht. Eine gründliche Analyse der eigenen Anforderungen sollte daher im Vorhinein durchgeführt werden.

Beispiele für Kommunikationsmittel:

• Über eine App für Mitarbeiterkommunikation können Arbeitnehmer über ihr Smartphone und meist auch über den Computer zugreifen und Mitarbeitern Informationen bereitstellen oder mit ihnen agieren. Mit der App können die Mitarbeiter so jederzeit auf die wichtigsten Informationen zugreifen.

• Video-Meetings sind vorteilhaft für die Übermittlung zentraler Botschaften und ein idealer Ersatz für Präsenz-Meetings. Dementsprechend sind Video-Meetings besonders gut bei hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen für den direkten Austausch in Einzel- oder Gruppengesprächen eingesetzt werden.

• Messaging-Tools und Chats können für eine schnelle und informelle interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern eingesetzt werden. So kann die Anzahl an E-Mails reduziert und eine Kommunikation in Echtzeit sichergestellt werden.

• Mitarbeiterumfragen können als Instrument zur Erfassung von internem Feedback und Meinungen im Unternehmen eingesetzt werden. So kann eine direkte und ggf. auch anonyme interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften gewährleistet und wichtige Hinweise zur internen Verbesserung gewonnen werden.

• Über Mitarbeitermagazine können Unternehmensinformationen schnell verbreitet werden und ist vor allem für Mitarbeiter ohne eine E-Mail-Adresse oder Internetzugang von Vorteil. Jedoch sind Mitarbeitermagazine generell sehr unpersönlich.

Digitale Mitarbeiterkommunikation eine flexible und zielgerichtete Kommunikation, die die Effizienz von Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen stark erhöhen kann. Folgende Vorteile sind dabei besonders wichtig:

• Digitale Kommunikationsmittel ermöglicht eine schnelle und effiziente Erreichbarkeit der Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort oder der Zeitzone.

• Durch den Einsatz digitaler Instrumente können Informationen und Nachrichten in Echtzeit übermittelt werden, was Zeit spart.

• Der Einsatz digitaler Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation kann die Kosten für analoge Kommunikationswege wie gedruckte Materialien oder persönliche Meetings reduzieren.

• Es wird eine flexible und individualisierte Kommunikation möglich, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist.

• Unternehmen können Informationen effektiver verbreiten und sicherstellen, dass sie von den Mitarbeitern wahrgenommen werden.

• Mit digitaler Mitarbeiterkommunikation können Unternehmen gezielt verschiedene Zielgruppen ansprechen und relevante Informationen auf sie anpassen.

Für den Erfolg von Instrumenten zur Mitarbeiterkommunikation sind verschiedene Aspekte entscheidend. Arbeitgeber sollten diese Faktoren bei der Einführung dringend berücksichtigen, um die Mitarbeiterkommunikation auch wirklich zu verbessern.

Die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen steht vor drei grundlegenden Herausforderungen:

Erreichbarkeit der gesamten Belegschaft

Um die Herausforderungen zu bewältigen und den Erfolg von Mitarbeiterkommunikation zu sichern, sollten Kommunikationskanäle genutzt werden, die eine hohe Reichweite aufweisen. Nicht in allen Fällen sind bspw. E-Mails passend, da nicht alle Mitarbeiter zwangsläufig über einen E-Mail-Zugang verfügen. Hier bieten sich eher Instrumente wie Mitarbeiter-Apps oder Internetplattformen an.

Berücksichtigung von unterschiedlichem Nutzungsverhalten

Um Mitarbeiter mit den entsprechenden Tools vertraut zu machen, können Schulungen helfen. Auch die Möglichkeit von individuellen Anpassungen berücksichtigt unterschiedliches Nutzungsverhalten. Auch sollten Mitarbeiter kontinuierlich bei der Nutzung unterstützt werden können. Um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, kann Feedback eingeholt werden.

Sicherstellung von Ressourcen

Bevor ein Instrument zur Mitarbeiterkommunikation erfolgreich eingesetzt werden kann, müssen die notwendigen Ressourcen überprüft und geplant werden. Beispielsweise muss ein klares Budget im Vorhinein festgelegt werden. Außerdem müssen personelle Ressourcen für die Einführung und Schulung zum Instrument bereitgestellt werden.

Die Herausforderungen in der Mitarbeiterkommunikation erfordern eine Berücksichtigung der Gewohnheiten, Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter. Ein effektives Instrument ist die Mitarbeiter-App, die einen Echtzeit-Informationsfluss im gesamten Unternehmen ermöglicht und die Kommunikation erleichtert.

Zu Zeiten der Digitalisierung ersetzen Instrumente wie eine Mitarbeiter-App klassische Kommunikationsmittel wie Rundbriefe. Denn digitale Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation ermöglichen eine effiziente Kommunikation und verbessern die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort.