Essensgeld für Arbeitnehmer: Tipps zum Steuern sparen

Man ist, was man isst. Dieses Sprichwort kennt jeder und es entspricht der Wahrheit: Eine gesunde und ausgewogene Ernährung führt zu einer erhöhten Leistungsfähigkeit und einer besseren Konzentration. Mangelnde oder schlechte Nahrung hingegen macht müde und träge. Daher entscheiden sich viele Arbeitgeber dazu, einen Zuschuss zum Mittagessen für ihre Arbeitnehmer in Form von Essensgeld zu leisten. Inwieweit man damit Steuern sparen kann, zeigt dieser Artikel.

Essensgeld ist ein geldwerter Vorteil. Gerne spricht man dabei auch von einem Essenszuschuss. Dabei unterstützen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer, indem sie Geld zu einer Mahlzeit beisteuern. Auf diese Weise können Mitarbeiter vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten genießen.

Dabei ist es egal, ob Angestellte ihre Mahlzeiten in einer betrieblichen Einrichtung oder außerhalb kaufen. Somit lässt sich der Essenszuschuss sowohl für die firmeneigene Kantine als auch für ein Restaurant der eigenen Wahl nutzen.

Im hektischen Arbeitsalltag kommt eine ausgewogene und gesunde Ernährung oftmals zu kurz. Durch Essensgeld wird es Angestellten jedoch erleichtert, sich entsprechende Mahlzeiten zu leisten. Dazu können Unternehmen beispielsweise Essensmarken – egal ob digital oder physisch – vergeben

Eine Verpflegung am Arbeitsplatz gilt als Sachbezugswert. Ein Sachbezugswert ist ein geldwerter Vorteil, den Mitarbeiter nicht als Geldleistung erhalten, sondern als Leistung zusätzlich zum Arbeitsentgelt. Weitere Beispiele dafür sind Arbeitskleidung oder Wohnungen für Mitarbeiter.

Dadurch ist das Essensgeld für den Arbeitgeber steuerlich absetzbar und Angestellte erhalten eine erschwingliche Mahlzeit. Pro Mitarbeiter ist ein Zuschuss von 7,23 Euro täglich möglich. Dieser Betrag setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:

• 4,13 Euro Pflichtanteil (Sachbezugswert)

• 3,10 Euro steuerfreier Zuschuss

Essensgeld gilt für sämtliche Angestellte eines Unternehmens. Somit erhalten sowohl Vollzeitkräfte als auch Mitarbeiter in einer Teilzeitbeschäftigung sowie Minijobber und Auszubildende einen Essenszuschuss durch den Arbeitgeber.

Der monatliche Höchstbetrag, den Arbeitgeber steuerfrei als Essensgeld an ihre Beschäftigten auszahlen können, beläuft sich auf 108,45 Euro. Das gilt selbst dann, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.

Damit der Essenszuschuss als solcher gehandhabt werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Nur dann können Arbeitgeber von den Steuervorteilen profitieren:

• Essensgeld darf nur an Arbeitstagen, nicht aber an Krankheits- oder Urlaubstagen gewährt werden.

• Nur Mahlzeiten, die unmittelbar in der Pause eingenommen werden, können bezuschusst werden.

• Non-Food-Artikel wie Kosmetika oder Haushaltsbedarf können nicht mit Essensgeld bezahlt werden.

• Alkoholische Getränke oder Tabakwaren können ebenfalls nicht bezuschusst werden.

• Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten gibt es keinen Essenszuschuss. Hier gilt eine Sonderregelung.

Arbeitgeber tun ihren Mitarbeitern nicht nur etwas Gutes, wenn sie Essensgeld zahlen. Es gibt durchaus auch gute Gründe, aus denen Arbeitgeber diesen Zuschuss leisten sollten. Essensgeld setzt sich aus Sachbezugswert und Arbeitgeberzuschuss zusammen. Wenn der Arbeitnehmer den Sachbezugswert übernimmt, müssen auf den vollständigen Betrag keine Steuer und keine Sozialabgaben entrichtet werden. Somit ist die steuerfreie Aufstockung von 3,10 Euro durch den Arbeitgeber nur dann möglich, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil von 4,13 Euro übernimmt.

Wer das Essensgeld steuerlich absetzen möchte, kann die Pauschalversteuerung von 25 % durch den Arbeitgeber wählen oder es als Mitarbeiter in der Steuererklärung geltend machen. Dabei wird das Essensgeld vom Lohn abgezogen.

Nicht nur die Versteuerung ist ein guter Grund, aus dem Arbeitgeber ihren Angestellten Essensgeld gewähren sollten. Durch einen Zuschuss werden auch die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit erhöht. Das in Kombination mit einer ausreichenden Ernährung sorgt für eine höhere Arbeitsleistung und Produktivität.

Mit Probonio können Arbeitgeber digitale Essensmarken an ihre Angestellten herausgeben, um das Mittagessen steuerfrei zu bezuschussen und stets den Überblick zu behalten. So können Belege einfach in einer App gesammelt und eingereicht werden, um das Essensgeld automatisch mit dem Gehalt auszuzahlen.

Arbeitgeber können einen maximalen Zuschuss von 7,23 Euro je Arbeitstag und Mahlzeit auszahlen. Trägt der Mitarbeiter nicht den vollen Eigenanteil von 4,13 Euro, muss der Arbeitgeber den Restbetrag des Sachbezugswerts pauschal versteuern.

Dazu ein Beispiel: Der Arbeitgeber leistet den maximalen Zuschuss in Höhe von 7,23 Euro, der Mitarbeiter bezahlt 11,36 Euro für seine Mahlzeit. Damit leistet er eine Eigenbeteiligung von 4,13 Euro. Damit erreicht er den Sachbezugswert und der maximale Zuschuss durch den Arbeitgeber bleibt steuerfrei.

Bezahlt der Mitarbeiter nun nur 7,50 Euro für seine Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von gerade einmal 0,27 Euro, erreicht er den Sachbezugswert von 4,13 Euro nicht. Die restlichen 3,86 Euro werden pauschal versteuert. 3,37 Euro (0,27 Euro + 3,10 Euro Aufstockung) bleiben steuerfrei.

Wenn der Angestellte allerdings nur 4,50 Euro zahlt und keine Eigenbeteiligung leistet, müssen die kompletten 4,13 Euro pauschal verteuert werden. Die Differenz in Höhe von 0,37 Euro verbleiben steuerfrei.

Beide Seiten – also sowohl Arbeitgeber als auch -nehmer – profitieren von Essensgeld:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

• Steigerung der Arbeitsqualität

• Positives Employer Branding und damit höhere Attraktivität als Arbeitgeber

• Mehr Wertschätzung für Mitarbeiter

• Höhere Mitarbeitermotivation

Grundsätzlich gilt: Der Essenszuschuss gilt nur für Arbeitnehmer, die unter 8 Stunden arbeiten. Bei einer Auswärtstätigkeit von über 8 Stunden, gilt der Verpflegungsmehraufwand. Also gilt kein fester Betrag von 7,23 Euro pro Tag. Vielmehr können Mitarbeiter die Kosten für das Essen mit einer sogenannten Verpflegungspauschale über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber abrechnen.

Dabei variieren die Beträge der Verpflegungspauschale je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit. Für geschäftliche Reisen im Inland gelten 2024 bei 8-24 Stunden 15 Euro, bei mehr als 24 Stunden 30 Euro und an An- und Abreisetagen 15 Euro. Somit ist das Essensgeld bei Auswärtstätigkeiten nicht relevant.

Essensgeld sorgt für viele Vorteile. Arbeitgeber sowie -nehmer profitieren in hohem Maße davon. Hinsichtlich der Besteuerung gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Es gibt Wege, um mit Essensgeld als Arbeitgeber Steuern zu sparen.