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Zuschuss vom Arbeitgeber:
Sachbezugswerte für Mittagessen 2025
aktualisiert am 27. November 2024
Lesezeit: 3 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
Arbeitgeber können Mitarbeiter beim Mittagessen mit einem täglichen Essenszuschuss von bis zu 7,50 Euro pro Mittagessen unterstützen.
Unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen ist der Essenszuschuss bis zu 112,50 Euro monatlich steuerfrei für Arbeitgeber und Mitarbeiter.
Mit entsprechenden Anbietern können Mitarbeiter den Essenszuschuss digital nutzen.
Was ist ein Zuschuss zum Mittagessen vom Arbeitgeber?
Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter beim täglichen Mittagessen finanziell unterstützen, indem sie ihnen einen Essenszuschuss anbieten. Dieser Zuschuss kann sowohl in der firmeneigenen Kantine als auch außerhalb in anderen Restaurants oder Imbissen verwendet werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Zuschuss zum Mittagessen anzubieten: entweder in Form von Papier-Essensmarken (wie Essensgutscheine) oder als digitale Essensmarken auf elektronischem Wege. Die digitale Variante erleichtert die Nutzung des Zuschusses erheblich, da Mitarbeiter ihn in einer Vielzahl von Restaurants, Imbissen oder Supermärkten einlösen können. Dadurch haben sogar Arbeitnehmer im Homeoffice die Chance, kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten zu erhalten.
Für die Abrechnung des Essenszuschusses kann der steuerbegünstigte Sachbezugswert für Verpflegung herangezogen werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile , die den Mitarbeitern zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt gewährt werden. Dazu zählen beispielsweise auch Leistungen wie Kleidung, Wohnungen oder eben Mahlzeiten.
Wann gilt ein Mittagessen 2025 als Sachbezug?
Grundsätzlich spielt es keine Rolle, ob Mitarbeiter ihr Mittagessen im Supermarkt, Imbiss oder Restaurant kaufen. Hier kann jede Art von Mittagessen als Sachbezug erstattet werden.
Für den Zuschuss zum Mittagessen vom Arbeitgeber müssen jedoch im Jahr 2025 müssen bestimmte Regeln gemäß den Lohnsteuerrichtlinien R.8.1 Absatz 7 LStR beachtet werden:
Die gekauften Lebensmittel können nur dann als Mittagessen angesehen werden, wenn sie direkt verzehrt oder in der Essenspause eingenommen werden können.
Der Sachbezugswert kann pro Arbeitstag nur für ein Mittagessen gewährt werden.
Nicht erstattungsfähig sind Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren.
Nicht alkoholische Getränke sind zusammen mit einem Mittagessen erstattungsfähig.
Wie hoch ist der Sachbezugswert für ein Mittagessen 2025?
Für das Jahr 2025 liegt der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung bei 4,40 Euro je arbeitstägliches Mittagessen oder Abendessen (2024: 4,13 Euro; 2023: 3,80 Euro). Für das Frühstück liegt der Wert bei 2,30 Euro (2024: 2,17 Euro; 2023: 2 Euro) und für eine gesamte Verpflegung sprich Frühstück, Mittagessen und Abendessen, bei 11,10 Euro (2024: 10,43 Euro; 2023: 9,60 Euro). Der amtliche Sachbezugswert kann generell nur für Mahlzeiten mit einem Wert von weniger als 60 Euro angesetzt werden (BMF-Schreiben 07.12.2023).
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, den Sachbezugswert für Verpflegung mit einem Höchstbetrag von 3,10 Euro aufzustocken. Somit besteht der Zuschuss zum Mittagessen für Mitarbeiter im Jahr 2025 aus zwei Komponenten:
Sachbezugswert: 4,40 Euro (eventuell pauschal zu versteuern)
Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro
Insgesamt können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Jahr 2025 pro Arbeitstag und pro Mittagessen maximal 7,50 Euro erstatten.
Kann der Arbeitgeber das Mittagessen als Sachbezug 2025 steuerfrei bezahlen?
Um den Zuschuss für das Mittagessen im Jahr 2025 komplett steuerfrei zu gewähren, muss der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 4,40 Euro beisteuern. Das bedeutet, der Essenszuschuss für das Mittagessen von 11,90 Euro (4,40 Euro + 7,50 Euro) ist immer steuerfrei, solange der Mitarbeiter diesen Eigenanteil leistet.
Allerdings streben Arbeitgeber möglicherweise an, den Essenszuschuss in allen Fällen steuerfrei zu gewähren. Hierfür gibt es folgende Lösung: Der Mitarbeiter beteiligt sich in jedem Fall mit 4,40 Euro Eigenanteil, während der Arbeitgeber den verbleibenden Betrag für das Mittagessen erstattet (höchstens 7,50 Euro). Auf diese Weise bleibt der gesamte Essenszuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei.
Diese Vorgehensweise bedeutet zwar, dass der Mitarbeiter wahrscheinlich einen geringeren Betrag erstattet bekommt, jedoch bleibt der Essenszuschuss sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer vollständig steuerfrei.
Beispiele für ein Mittagessen als steuerfreier Sachbezug:
Der Mitarbeiter bezahlt 8,00 Euro für seine Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 0,50 Euro (8,00 Euro - 7,50 Euro). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er nicht den Sachbezugswert von 4,40 Euro, weshalb die restlichen 3,90 Euro (4,40 Euro - 0,50 Euro) pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 3,60 Euro (0,50 Euro + 3,10 Euro Aufstockung) verbleibt steuerfrei.
Der Mitarbeiter bezahlt 5,00 Euro für seine Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Somit müssen die ganzen 4,40 Euro pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 0,60 Euro Aufstockung (5,50 Euro - 4,40 Euro) verbleibt steuerfrei.
Was ist der Sachbezugswert für Mittagessen bei Auswärtstätigkeiten?
Der Verpflegungsmehraufwand soll Mitarbeiter unterstützen, die beruflich unterwegs sind und deshalb höhere Verpflegungskosten haben. Während der Essenszuschuss für Mitarbeiter gilt, die weniger als 8 Stunden arbeiten, kommt der Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten über 8 Stunden zum Einsatz.
Mitarbeiter beim Verpflegungsmehraufwand können ihre tatsächlichen Verpflegungskosten über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Dafür müssen sie mehr als 8 Stunden beruflich unterwegs sein und die Verpflegungskosten selbst tragen. Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von der Dauer und dem Ort der Auswärtstätigkeit ab.
Für geschäftliche Reisen im Inland gelten 2024 folgende Pauschalbeträge:
8 bis 24 Stunden: 15 Euro
An- und Abreisetage: 15 Euro
Mehr als 24 Stunden: 30 Euro
Fazit: Lohnt sich 2025 ein Zuschuss zum Mittagessen als Sachbezug für Arbeitgeber?
Der Zuschuss vom Arbeitgeber in Form der Sachbezugswerte für das Mittagessen im Jahr 2025 bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einen attraktiven Mitarbeiter-Benefit. Mit einem erhöhten Sachbezugswert 2025 von 4,40 Euro pro Mittagessen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine steuerfreie Unterstützung bieten, um die Verpflegungskosten im Arbeitsalltag zu reduzieren.
Durch die Kombination aus Sachbezugswert und steuerfreier Aufstockung können Arbeitnehmer von einem vollständig steuerfreien Essenszuschuss profitieren, wodurch nicht nur das Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesteigert wird, sondern auch die Mitarbeiterbindung und das Betriebsklima positiv beeinflusst werden.
Auch attraktiv ist die Möglichkeit des Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeiten über 8 Stunden. Die Verpflegungspauschalen bieten eine flexible und faire Abrechnungsmethode für Mitarbeiter, die beruflich unterwegs sind und höhere Verpflegungskosten tragen müssen.
