Kilometerpauschale 2024: Kilometergeld für Arbeitnehmer

Fahrten zu Kunden, Fortbildungen oder Geschäftspartnern zählen zu Dienstreisen. Viele Angestellte nutzen dafür ihr privates Fahrzeug, wodurch ihnen zunächst Unkosten entstehen. Dank der Kilometerpauschale können Arbeitgeber jedoch eine steuerfreie Erstattung veranlassen. Was es mit der Kilometerpauschale auf sich hat und wie hoch das Kilometergeld 2024 ist, zeigt dieser Artikel.

Bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten kommen hohe Reisekosten zustande. Für viele ist es daher interessant, sie steuerlich geltend zu machen. Die Kilometerpauschale – auch Kilometergeld genannt – hilft dabei. Sie legt fest, welche Fahrtkosten pro Kilometer erstattet werden, wenn Arbeitnehmer mit seinem privaten Fahrzeug dienstlich bedingt zu einer Auswärtstätigkeit fährt. Daher werden häufig auch die Begriffe „Spritpauschale“, „Dienstreisepauschale“ oder „Reisekostenpauschale“ als Synonyme genannt.

§ 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) legen fest, was genau zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehört:

• Fahrtkosten

• Reisenebenkosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Übernachtungskosten

Arbeitnehmer sollen die Kosten nicht selbst tragen müssen. Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber Pauschalen ins Leben gerufen. Diese kann man beim Finanzamt steuerlich geltend machen. Das vereinfacht die Berechnung der Kosten effektiv.

Jedoch ist die Kilometerpauschale nicht nur für die Steuererklärung interessant. Wenn sich der Arbeitgeber dazu bereit erklärt, kann auch dieser das Kilometergeld erstatten. Die Kilometerpauschale gibt an, wie hoch die steuerfrei zu erstattende Summe maximal sein darf.

Die Kilometerpauschale wird dann relevant, wenn es um berufliche Reisen und längere dienstliche Fahrten geht. Dabei kann es sich um Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern handeln. Aber auch bei Fahrten zu einer Messe oder zu einer Weiterbildung kommen häufig einige Kilometer zusammen.

Doch wer ist es, der von der Kilometerpauschale wirklich profitiert? Tatsächlich kann diese Pauschale von zwei Personengruppen genutzt werden:

• Angestellte

• Selbstständige

Die Höhe der Kilometerpauschale kann von Jahr zu Jahr variieren. Um den richtigen Betrag zu erstatten bzw. von der Steuer abzusetzen, ist es daher relevant, sich mit der Pauschale des betreffenden Jahres zu befassen. Bei der Höhe der Kilometerpauschale spielt die Art des verwendeten Fahrzeugs eine Rolle.

Kilometerpauschale Dienstreise 2024

Wer 2024 eine Dienstreise mit dem privaten Fahrzeug tätigt und dafür eine Kilometerpauschale erstattet bekommen bzw. steuerlich geltend machen möchte, kann bei einem Pkw pro Kilometer 0,30 Euro und bei einem Motorrad oder Moped 0,20 Euro ansetzen.

Kilometerpauschale 2023

Schon im Jahr 2023 lag die Kilometerpauschale auf dem derzeitigen Niveau. Es hat somit keine Veränderungen und Anpassungen gegeben. Die Kilometerpauschale 2023 lag ebenfalls bei 0,30 Euro pro Kilometer für den Pkw und 0,20 Euro pro Kilometer beim Motorrad und Moped.

Kilometerpauschale 2025

Ein Ausblick auf 2025 zeigt, dass sich die Kilometerpauschale weiterhin nicht verändern wird. Es werden immer noch 0,30 Euro pro Kilometer bei Pkws und 0,20 Euro pro Kilometer bei Motorrädern und Mopeds angesetzt.

Rechenbeispiel Dienstreise

Ein Arbeitnehmer fährt in einem Monat an drei Tagen mit seinem privaten Pkw zu einer Fortbildung. Die einfache Strecke beträgt 20 Kilometer. Hin und zurück sind es also 40 Kilometer.

3 Tage x 40 km x 0,30 = 36,00 Euro

Der Arbeitnehmer kann sich vom Arbeitgeber somit Fahrtkosten in Höhe von 20 Euro steuerfrei erstatten lassen.

Viele verwechseln die Kilometerpauschale mit der sogenannten Pendlerpauschale – auch Entfernungspauschale genannt. Jedoch sind die beiden Begriffe klar voneinander abzugrenzen.

• Die Pendlerpauschale umfasst Aufwendungen für die Wegstrecke zwischen der Wohnung des Angestellten und seiner ersten Arbeitsstätte.

• Die Kilometerpauschale kommt bei längeren beruflich bedingten Fahrten zum Tragen.

Somit wird die Pendlerpauschale bei der Berechnung der Erstattung für Kosten des täglichen Arbeitswegs verwendet. Dabei zählt stets der Arbeitsweg mit der kürzesten Straßenverbindung. Das Verkehrsmittel spielt dabei keine Rolle: Ob öffentliche Verkehrsmittel, Auto, Fahrrad oder E-Bike, ist egal.

Die Pendlerpauschale liegt 2024 bei 0,30 Euro pro Kilometer bis zum 20. Kilometer. Ab dem 21. Kilometer werden 0,38 Euro angesetzt. Der Höchstbetrag liegt im Jahr bei 4.500 Euro.

Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale ganz einfach in der Steuererklärung bei den Werbungskosten eintragen. Dazu wird die einfache Wegstrecke zur Arbeitsstätte pro Arbeitstag angegeben.

Bei der Pendlerpauschale können Arbeitgeber Unterstützung bieten. Wir von Probonio ermöglichen es Unternehmen, ihren Angestellten steuerfrei ein Mobilitätsbudget einzuräumen. Damit können sie nicht nur Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, sondern auch private Fahrten bezahlen. Interessant sind für viele Arbeitnehmer auch Möglichkeiten wie das Dienstfahrrad. Damit kann man nicht nur kostengünstig, sondern auch umweltfreundlich den täglichen Weg zur Arbeit bestreiten.

In der Regel erstatten Arbeitgeber ihren Angestellten die Kilometerpauschale. Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise beendet hat, kann er eine Spesenabrechnung durchführen. Die durch die Reise entstandenen Kosten gibt er mit Belegen an den Arbeitgeber weiter. Hier muss auch die Anzahl der gefahrenen Kilometer angegeben werden. Der Arbeitgeber erstattet die Kilometerpauschale und kann die Kosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt von der Steuer absetzen.

Dabei gilt jedoch: Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn ein Arbeitgeber die Fahrkosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten nicht übernimmt, haben Arbeitnehmer andere Optionen. Sie können die Kilometerpauschale selbst als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Das ist auch die Vorgehensweise von Unternehmern und Freiberuflern, wenn diese ihr privates Fahrzeug nutzen.

Bei der Angabe in den Werbungskosten können auch alle anderen Parameter mit einbezogen werden, die mit der Unterhaltung des Fahrzeugs in Verbindung stehen. Versicherung, Abschreibung, Kosten für Reparaturen und vieles mehr können addiert und auf die privaten und beruflich gefahrenen Kilometer verteilt werden. Wichtig bei der Angabe individueller Kosten ist das Beifügen von Belegen. Dadurch wird ein individueller Kilometersatz erzielt.

Jedoch dient es der Mitarbeiterzufriedenheit, die Kosten als Unternehmen steuerfrei zu erstatten. Nur dann, wenn man ein sehr kostenintensives privates Fahrzeug hat, macht es Sinn, einen individuellen Kilometersatz anzuwenden.

Die Kilometerpauschale ist dann relevant, wenn Mitarbeiter zu Auswärtstätigkeiten mit ihrem privaten Fahrzeug fahren. Sie legt fest, wie viel Arbeitgeber ihnen erstatten können. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können Angestellte die Kosten auch von der Steuer absetzen. Dabei ist auch eine persönliche Pauschale möglich, was in Einzelfällen sehr sinnvoll sein kann.