Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

Die Mitarbeitermotivation erhöhen und dabei gleichzeitig die Personalkosten senken – diese beiden Vorteile sind wohl im Sinne jeden Unternehmens. Genau das versprechen steuerfreie Arbeitgeberleistungen. Doch was genau versteht man darunter und wie sehen steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer in der Praxis aus?

Die Gehaltserhöhung ist eine beliebte Form, um Arbeitnehmern Wertschätzung und Dankbarkeit entgegenzubringen. Allerdings bleibt Arbeitnehmern bei Gehaltserhöhungen aufgrund von Steuern, Sozialabgaben und weiteren Faktoren nicht viel übrig. „Weniger Netto vom Brutto“ hört man dann oft. Damit eine Gehaltserhöhung also spürbar wird, müssen Arbeitgeber sehr viel mehr zahlen.

Aus diesem Grund gibt es Alternativen. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – auch steuerfreie Bezüge genannt – kommen ins Spiel. Dabei handelt es sich um Zuwendungen, die von der Lohnsteuer befreit sind. Man kennt sie auch unter den Begriffen „geldwerter Vorteil“ oder „Sachbezug“. Allerdings haben sie nicht zu 100 % die gleiche Bedeutung, weshalb man bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen bleiben sollte, um die Verwechslungsgefahr zu umgehen.

Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse stellen eine beliebte Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung dar. Sie gelten als Mittel, um die Mitarbeitermotivation und -bindung zu erhöhen. Außerdem können Unternehmen ihre Angestellten auf diese Weise für besonders gute Leistungen belohnen.

Der wohl größte Vorteil ist die optimierte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Belastung – und zwar für beide Seiten. Während bei einer Gehaltserhöhung ein großer Teil in Steuern und die Sozialversicherung fließt, bleibt Beschäftigten bei einer steuerfreien Arbeitgeberleistung genau das, was ursprünglich angedacht war.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer der Steuerklasse I erhält 3.000 Euro monatlich und soll eine Gehaltserhöhung in Höhe von 100 Euro bekommen. Der Arbeitgeber zahlt dafür rund 119 Euro. Der Beschäftigte erhält netto nur 53 Euro davon.

Damit Arbeitgeber ihren Beschäftigten eine Nettolohnoptimierung in Form von steuerfreien Arbeitgeberleistungen zukommen lassen können, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt werden. Generell ist jedoch zunächst einmal keinerlei Genehmigung erforderlich, da diese Zuwendungen allgemein als zulässig gelten.

Zunächst einmal muss die Zuwendung vor Fälligkeit der Lohnzahlung vereinbart worden sein. Außerdem müssen Arbeitgeber steuerliche Arbeitgeberleistungen zusätzlich zum Arbeitslohn auszahlen. Nur dann gelten sie als steuerfrei und sozialversicherungsbefreit.

Eine weitere Voraussetzung für steuerfreie Arbeitgeberleistungen ist, dass sie ernsthaft gewollt und langfristig wirksam sind. Es ist nicht möglich, eine solche Zuwendung einmalig auszuzahlen und die Zahlung dann wieder einzustellen. Immerhin ist es bei einer Gehaltserhöhung auch nicht möglich, sie nur für einen Monat zu gewähren und anschließend wieder rückgängig zu machen.

Wichtig ist auch der Verzicht auf eine Rückfallklausel. Ein möglicher Rückfall wäre, wenn Arbeitnehmer bei Wegfall der Zusatzvergütung anstelle des Gehaltsextras einen höheren Bruttolohn erhalten. Die steuerfreie Arbeitgeberleistung wird dann nicht mehr zusätzlich zum Lohn gewährt, wodurch die Steuerfreiheit nicht mehr gegeben ist.

Es gibt zahllose Beispiele für steuerfreie Arbeitgeberleistungen. So findet sich für jeden Beschäftigten die passende Variante. Wir von Probonio haben für Sie einige Beispiele zusammengetragen, die als Inspiration dienen können, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Gehaltsextra in Form einer steuerfreien Arbeitgeberleistung gewähren möchten.

Ein absoluter Klassiker für steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind Vergünstigungen. Auf diese Weise erhalten Angestellte steuerfreie Rabatte bis zu einem Freibetrag von 1.080 Euro jährlich. Solche Personalrabatte sind sowohl für selbstproduzierte als auch für verkaufte Waren zulässig. Bis zum Freibetrag ist die Vergünstigung von der Lohnsteuer sowie von der Sozialversicherung befreit.

Eine weitere Möglichkeit sind Gutscheine und Gutscheinkarten, die seit 2022 gang und gäbe sind. Dabei ist ein Gesamtwert von 50 Euro pro Monat nicht zu überschreiten. Der große Vorteil besteht darin, dass diese Gutscheine nicht an Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens gekoppelt sind.

Anbieter wie Probonio machen es möglich, aus einer Bandbreite an Partnern zu wählen, die entsprechende Gutscheine zur Verfügung stellen. Bei uns können Sie auf über 100 Anbieter von Gutscheinen zugreifen. So ist bei diesem Sachbezug eine große Vielfalt möglich. Hier findet jeder Angestellte das Passende für seinen Anspruch.

Zudem müssen Gutscheine und Gutscheinkarten den sogenannten ZAG-Kriterien entsprechen. Diese legen die Unterschiede zwischen Geld- und Sachbezügen fest. Gutscheine sind ein klassisches Beispiel für einen Sachbezug. Folgende Arten gibt es:

• Sie gelten für begrenzte Netzwerke wie Einzelhandelsketten oder Läden.

• Es gibt eine begrenzte Auswahl an Waren, wie beispielsweise Produktkategorien.

• Sie können für bestimmte steuerliche oder soziale Zwecke eingesetzt werden, wie zum Beispiel für Essensgutscheine oder betriebliche Gesundheitsmaßnahmen.

Die Freigrenze bei Gutscheinen als steuerfreie Arbeitgeberleistung liegt bei 50 Euro monatlich, was sich allerdings nicht übertragen lässt. Das bedeutet, dass die 50 Euro eines Monats nicht im nächsten Monat verwendet werden können, sondern schlichtweg verfallen. Im nächsten Monat stehen dem Beschäftigten also wieder 50 Euro zur Verfügung – nicht mehr und nicht weniger.

Steht ein besonderer Anlass wie ein Geburtstag Ihres Angestellten oder ein Dienstjubiläum an? Dann können Sie eine besondere Aufmerksamkeit gewähren – und auch das völlig steuerfrei.

In so einem Fall ist ein Betrag von bis zu 60 Euro steuerfrei möglich. Jedoch ist es nur dann zulässig, ihn auszuzahlen, wenn wirklich ein persönlicher Anlass ansteht. Sie können Ihrem Angestellten mehrere Geschenke übergeben, sofern diese die 60 Euro im Monat nicht übersteigen.

Als Aufmerksamkeit gilt in diesem Sinne alles, was kein Bargeldbetrag ist. Es ist also möglich, beispielsweise ein Buch, einen Gutschein oder eine Flasche Wein zu verschenken.

Jeder Mensch muss essen. Warum daher nicht Angestellte bei etwas unterstützen, bei dem man ohnehin weiß, dass sie es benötigen? Steuerfreie Arbeitgeberleistungen in Form eines Essenszuschusses sind äußerst beliebt.

Das Essen in der firmeneigenen Kantine ist für Arbeitnehmer steuerfrei, wenn sie mindestens den amtlichen Sachbezugswert als Eigenanteil bezahlen. Dieser wird jährlich neu bestimmt, sodass die Höhe für einen Essenszuschuss von Jahr zu Jahr variiert.

2024 gelten folgende amtliche Sachbezugswerte:

• Frühstück: 2,17 Euro täglich

• Mittagessen: 4,13 Euro täglich

• Abendessen: 4,13 Euro täglich

Der Essenszuschuss setzt sich aus zwei Teilen zusammen: aus dem Sachbezugswert und der maximalen steuerfreien Aufstockung. Wer 4,13 Euro bezahlt, erhält eine Aufstockung von 3,10 Euro. Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich somit je Arbeitstag höchstens 7,23 Euro erstatten.

Mobilitätsbudget

Sehr gefragt sind auch steuerfreie Arbeitgeberleistungen rund um Mobilität. Immerhin müssen Mitarbeiter nicht nur von A nach B, wenn sie auf dem Arbeitsweg sind. Auch private Fahrten in der Freizeit kosten Geld. Vor allem in Zeiten, in denen die Fortbewegung immer kostspieliger wird, freuen sich viele Angestellte über einen gewissen Zuschuss.

Vor allem in Städten werden gerne öffentliche Verkehrsmittel genutzt. Genau da setzt das Mobilitätsbudget an: Arbeitgeber können ihren Beschäftigten einen steuerfreien Zuschuss für den Weg zwischen ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gewähren. Dabei sind sowohl Monats- als auch Jahrestickets eingeschlossen. Arbeitgeber können diese kostenlos oder vergünstigt abgeben oder auch einfach nur bezuschussen. Diese Vorgehensweise nennt man auch Jobticket.

Damit das Jobticket steuerfrei und sozialversicherungsbefreit bleibt, muss es wie jede andere steuerfreie Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Lohn gewährt werden. Außerdem gelten die Tickets nur für den Personennahverkehr – nicht etwa für den Personenfernverkehr. Eine Ausnahme bilden die Fälle, in denen der Personenfernverkehr für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte nötig ist.

Wichtig für jeden Arbeitnehmer, der das Jobticket in Anspruch nehmen möchte: Es mindert die Entfernungspauschale. Das ist für die Steuererklärung am Ende des Jahres relevant. Das kann man allerdings umgehen, indem der Arbeitgeber für das Jobticket eine pauschale Lohnsteuer von 25 % abführt.

In puncto Mobilität gibt es jedoch noch weitere Vorteile, die Unternehmen ihren Beschäftigten gewähren können. Ein flexibles Mobilitätsbudget, wie wir von Probonio es anbieten, ermöglicht Angestellten nicht nur eine Ersparnis bei ihrem Arbeitsweg, sondern auch bei privaten Fahrten. Zudem ist man hierbei nicht an öffentliche Verkehrsmittel gebunden. Wer gerne mit einem E-Roller fährt oder das Angebot von Car-Sharing nutzt, hat dazu ebenso gut die Möglichkeit. Zu beachten gilt es nur, dass andere Verkehrsmittel als der öffentliche Personennahverkehr häufig nicht steuerfrei sind.

Alternativ können Arbeitgeber einen steuerfreien Firmenwagen zur Verfügung stellen. Diesen dürfen Beschäftigte sowohl dienstlich als auch privat nutzen, was ihn zu einer attraktiven Form der steuerfreien Arbeitgeberleistungen macht.

Der geldwerte Vorteil in Form eines Firmenwagens kann auf zwei verschiedene Arten ermittelt werden:

• Fahrtenbuchmethode

• 1-Prozent-Regelung

Wer gerne mit dem Fahrrad zur Arbeit fährt und auch privat radelt, profitiert von dem Vorteil eines Dienstfahrrads. Die meisten Arbeitgeber setzen auf Dienstfahrrad-Leasing, da es zahlreiche steuerliche Optimierungen bietet. Auch das Aufladen eines E-Bikes in der Firma ist steuerfrei, wodurch Fahrrad-Enthusiasten voll auf ihre Kosten kommen. Ein Dienstfahrrad fördert die nachhaltige und gesunde Fortbewegung!

Bewegung gehört genauso wie eine ausgewogene Ernährung zu einem gesunden Lebensstil dazu. Die hohen Kosten für eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio sind allerdings ein häufiger Grund, aus dem der Sport aufgeschoben wird. Ein sportlicher Zuschuss durch den Arbeitgeber kann das somit ändern und zu einem gesunden Lifestyle beitragen. Firmenfitness ist eine beliebte steuerfreie Arbeitgeberleistung.

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio schenken, sofern die Kosten 50 Euro im Monat nicht überschreiten und Angestellte die Mitgliedschaft monatlich beenden können.

Zudem ist es möglich, als Arbeitgeber eine Vereinbarung mit einem Fitnessstudio zu treffen, die es Mitarbeitern ermöglicht, dort vergünstigt zu trainieren. Auch hier darf der Betrag nicht über 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat liegen.

Vielleicht interessieren sich Ihre Mitarbeiter auch für eine betriebliche Gesundheitsförderung. Dann können Sie auch entsprechende, zertifizierte Gesundheitskurse mit bis zu 600 Euro im Jahr fördern. Bis zu dieser Grenze ist auch diese Arbeitgeberleistung steuer- und sozialversicherungsfrei.

Neben Gesundheitskursen sind auch gesundheitsfördernde Maßnahmen möglich, die dazu beitragen, den allgemeinen Gesundheitszustand zu verbessern und die betriebliche Gesundheitsförderung beeinflussen. All diese Maßnahmen müssen allerdings zertifiziert sein. Unternehmen können sich im Zweifelsfall bei Krankenkassen oder beim Spitzenverband Bund der Krankenkassen informieren.

Folgende Gesundheitskurse sind als steuerfreie Arbeitgeberleistungen beispielsweise möglich:

• Kurse zur Rauchentwöhnung

• Seminare zur Stressbewältigung

• Rückentraining

• Seminare zu gesunder Ernährung

• Massagen

• Zertifizierte Yogakurse

• Sportkurse im Sportverein oder Fitnessstudio

Auch das Internet ist etwas, was von den meisten Menschen sowohl beruflich als auch privat rege genutzt wird. Daher empfiehlt sich auch eine Internetpauschale als steuerfreie Arbeitgeberleistung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Auch bei diesem Vorteil können Sie als Arbeitgeber bis zu 50 Euro monatlich bezuschussen. Dabei gilt, dass sowohl die berufliche als auch die private Internetnutzung erstattungsfähig ist. Bei Probonio können Arbeitgeber und -nehmer dank einer praktischen App einfach nachvollziehen, welche Kosten erstattet werden.

Unternehmen können ihre Beschäftigten auch steuerfrei bei der Erholung unterstützen. Wie jeder weiß, ist ausreichende Erholung zeitweise sehr wichtig, um den Stress des Arbeitstages hinter sich zu lassen. Mit der Erholungsbeihilfe können Arbeitgeber somit dazu beitragen, das Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu stärken und bei Freizeitaktivitäten Kosten zu sparen.

Was ermöglicht die Erholungsbeihilfe? Beispielsweise gibt es einen steuerfreien Zuschuss für Mitarbeiter in Höhe von 156 Euro, der mit einem Zuschuss für den Ehepartner in Höhe von 104 Euro und einen für Kinder mit je 52 Euro gekoppelt werden kann. Folgende Maßnahmen zur Erholung können damit finanziert werden:

• Ausflüge

• Hotelaufenthalte

• Wellnessurlaube

• Massagen

• Sauna und Schwimmbäder

• Yoga

• Eintritt in Zoos und Freizeitparks

Die Möglichkeiten, die Work-Life-Balance von Mitarbeitern zu stärken, sind mit der Erholungsbeihilfe vielfältig.

Das Arbeitsleben wird für Angestellte etwas schwieriger, wenn sich Nachwuchs einstellt. Immerhin muss für die Kinder bis zu einem gewissen Alter eine Betreuung organisiert werden, damit beide Elternteile arbeiten gehen können.

Zuschüsse für die Betreuung von Kindern, die noch nicht unter die Schulpflicht fallen, können vom Arbeitgeber in unbegrenzter Höhe steuerfrei und sozialversicherungsfrei geleistet werden. Darunter fallen Zuschüsse für die Kita, den Kindergarten, den Schulkindergarten oder sogar für Tagesmütter.

Auch hier gilt: Die steuerfreie Arbeitgeberleistung muss zusätzlich zum Lohn gezahlt werden: Außerdem müssen Angestellte die Originalrechnung als Nachweis vorlegen, sodass der Arbeitgeber den Zuschuss darauf vermerken kann. Auf diese Weise stellt man sicher, dass Arbeitnehmer lediglich die eigenen Kosten in der Steuererklärung angeben.

Solche steuerfreien Arbeitgeberleistungen entfallen mit der Einschulung des Kindes. Bis zum 14. Lebensjahr kann allerdings auch eine kurzfristige Betreuung in Höhe von bis zu 600 Euro im Monat steuerfrei bezuschusst werden. Diesen Zuschuss können Angestellte übrigens auch bei pflegebedürftigen Angehörigen jeden Alters erhalten.

Ein Zuschuss zur Kinderbetreuung dient in der Regel dazu, die Zeit zu überbrücken, in der der Arbeitnehmer für das Unternehmen tätig ist und sich deshalb nicht um das schulpflichtige Kind kümmern kann. Wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten wegen eines dringenden Projekts noch länger benötigt, können die Kosten komplett steuerfrei übernommen werden.

Auch die Suche nach Betreuungsmöglichkeiten kann durch den Arbeitgeber unterstützt werden: Unternehmen dürfen einen unbegrenzten Betrag steuerfrei und sozialabgabenfrei für die Vermittlung und Beratung von Kinderbetreuung für ihre Mitarbeiter aufwenden.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind eine beliebte Alternative zur Gehaltserhöhung. Mit diesen Vorteilen bleibt Mitarbeitern mehr Netto vom Brutto und empfinden mehr Zufriedenheit und Motivation. Arbeitgeber haben zahlreiche Möglichkeiten, entsprechende Leistungen anzubieten. Mit Probonio haben Sie den idealen Partner an der Hand, um Ihren Angestellten vielfältige Arbeitgeberleistungen steuerfrei und sozialversicherungsfrei anzubieten.